Wie Buchhaltung auch einfach geht - für jedes Unternehmen!

Sicher war der ursprüngliche Ansatz, die geschäftliche Buchhaltung jenen zu überlassen, die ihr Handwerk beherrschen, keine dumme Idee. Die gilt gerade für kleine und mittelständische Firmen. Diese verfügen weder über eine eigene Buchhaltungsabteilung noch über die finanziellen Mittel, eine Buchhaltungskraft abzustellen. Solche Unternehmen nehmen gerne externe Dienstleister für die Fibu in Anspruch. Allerdings kostet diese Profession auch immer ihr Geld.

Kosten für die Buchhaltungs-Aufgaben

Neben einer monatlichen Pauschale für die laufenden Buchhaltungs-Aufgaben werden auch sämtliche Steuermeldungen oder Erklärungen in Rechnung gestellt. Alle anderen Leistungen, die z.B. durch die Verwaltung von Sozialversicherungsanträgen anfallen, müssen ebenfalls entlohnt werden. So wächst die ursprünglich kalkulierte Summe schnell über das hinaus, was in der Pauschale veranschlagt worden ist.

Unkomplizierter als gedacht

Die Übernahme der eigenen Buchhaltung hört sich zunächst einmal nach einem komplizierten Unterfangen an. Jedoch ist es nicht nur eine Frage des Geldes, diese Umstrukturierung in Angriff zu nehmen. Durch die Entwicklung der ERP-Systeme für KMU sind viele Aufgaben, die davor viel Zeit und Arbeitsaufwand in Anspruch genommen haben (wie z.B. die Rechnungs-Verwaltung), für jedes Unternehmen machbar geworden. Das gilt auch für kleine Unternehmen. Das spart zum einen die Kosten externer Buchhaltung und vermeidet damit auch Doppelarbeit.

Interner Datenzugriff verbessert Unternehmensprozesse

Neben dem finanziellen hat eine interne Buchhaltung auch ganz klar den Vorteil, dass jederzeit auf die eigenen Daten aus der Buchhaltung zugegriffen werden kann. Statt eine Auswertung erst beim Buchhalter zu beantragen, genügen beim ERP-System wenige Klicks. Sofort können alle wichtigen Daten auf einen Blick erfasst werden. Reports und Analysen können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und danach wiederum andere betriebliche Prozesse effizienter gestaltet werden. Außerdem hat es einem Unternehmen noch nie geschadet, dass die Mitarbeiter in sämtlichen Bereichen Qualifizierungen mitbringen. So auch in der Buchhaltung. Gerade für Entscheidungsträger ist es wichtig, über Daten verfügen zu können und diese auch auszuwerten. Denn solche Daten sollten ja meist als Entscheidungsbasis gelten. Zudem ist es in KMU größtenteils der Fall, dass jeder Mitarbeiter in einer gewissen Selbstverwaltung lebt, da derjenige oft eigenständig für eine Aufgabe zuständig ist.

Weitere Vorteile von ERP-Software für die Buchhaltung

Für die Software-Auswahl bei interner Buchhaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn generell mehrere Prozesse des Unternehmens in eine Software verlagert werden können, empfiehlt es sich, nach einer ERP-Standard-Lösung Ausschau zu halten. Systeme wie SAP Business One, die über alle wichtigen Standard-Funktionen verfügen, bieten sich gerade für KMU an, da sie im Vergleich zu einer individuell angepassten Lösung kostengünstig in der Implementierung sind, sich aber jederzeit ausbauen lassen. Ansonsten gibt es auch noch die Möglichkeit, einen cloudbasierten Anbieter in Anspruch zu nehmen. Diese Lösungen arbeiten besonders preiswert. Anschaffungs- und Wartungsaufwand gibt es nicht. Zudem hat die Cloud fast unbegrenzte Verarbeitungs- und Speichermöglichkeiten.

Der Vorteil bei den ERP-Systemen

Der Vorteil bei den ERP-Systemen ist generell, dass die Benutzerführung so ausgebaut ist, dass sie möglichst auch für alle bedienbar ist. Das heißt, auch Mitarbeiter, die wenig Erfahrung im Hinblick auf Buchhaltung mitbringen, können sich mit den Aufgaben im System zurechtfinden. Sogar Änderungen von Vorschriften oder Gesetzen sind bei (guten) ERP-Systemen immer aktuell integriert (z.B. durch System-Update). So wird die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER über die Software leicht machbar.

Wie immer ist es sinnvoll, sich einen passenden Anbieter zu suchen, der die Implementierung der Software vornimmt und das Unternehmen dabei betreut. Oft bieten Anbieter Schulungen an, in denen Prozesse aus der Buchhaltung probeweise darstellen und die Mitarbeiter mit dem System üben lassen.

Mehr und verbesserte Funktionen für die Finanzbuchhaltung von SAP Business One

Mit unserer speziell entwickelten Erweiterung für SAP Business One, der Versino Financial Suite, bieten wir eine maßgeschneiderte Lösung für die Bedürfnisse der Finanzbuchhaltung und Finanzabteilungen von KMUs. Ursprünglich als Schnittstelle zur DATEV Finanzsoftware eingeführt, hat sich die Versino Financial Suite zu einem umfassenden Set an Tools weiterentwickelt. Diese Tools optimieren und verfeinern die Buchhaltungsprozesse und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter. Alle relevanten Details zu diesen Erweiterungen finden Sie hier bei uns.