Zeit aufzuräumen - Jetzt ERP Software optimieren (Teil1)

Corvid-19 zwingt viele Unternehmen einen Stillstand auf, der nur schwer zu ertragen ist. Das Beste aus der Situation zu machen, kann für Unternehmen bedeuten, den Leerlauf zu nutzen, um die Werkzeuge der täglichen Arbeit zu schärfen. Dazu gehört eine Aufgabe: ERP Software optimieren.

Alle räumen auf

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Als ich samstags Vormittag auf dem städtischen Recyclinghof war, drängte sich mir der Eindruck auf, dass seit der Corona – Krise ausnahmslos alle mit dem großen Aufräumen angefangen haben. Offenbar nutzen viele die Zeit zu Hause, Dachböden und Keller auszumisten. Auch berichtet man von einem Ansturm auf Baumärkten. Die Menschen nutzen also die Situation ihr Zuhause in Ordnung zu bringen. Eine nachvollziehbare Strategie, die sich vielleicht auf andere Bereiche im Leben anwenden lässt.

In vielen Firmen, die jetzt bedingt durch die Corona-Krise eine Zwangspause einlegen müssen, gibt es (im übertragenen Sinne) einen zugemüllten Dachboden oder/und Keller. Jahrelang hat man sich zwar vorgenommen dort aufzuräumen, aber das hektische Geschäft ließ außer kleinen Schönheitsreparaturen kaum Änderungen zu. Und oft wurde im Gegenteil hier und da noch etwas angebaut, kurzfristige Probleme zwar damit gelöst, aber langfristig oft der Zustand nur verschlimmbessert.
Die Rede ist von der Softwarelandschaft im Unternehmen und im Speziellen von ERP Systemen.

ERP Software optimieren – Stammdaten bereinigen

Ein ERP System wird vernünftigerweise über einen langen Zeitraum, oft viele Jahre, betrieben. Im besten Falle haben zum Zeitpunkt der Einführung klare Vorgaben und Regeln die Anlage und Pflege von Stammdaten gesteuert. Mit der Zeit gab es doch Ausnahmen und Sonderfälle, viele wechselnde Bearbeiter und irgendwann den Kontrollverlust. Der Wildwuchs stellt sich dann so dar, als dass Stammdaten in ihrer Struktur aufgebläht wurden, oder gar keine gemeinsame Struktur mehr haben. Veraltete Daten und Dubletten sind vielfach in großer Zahl im ERP-System zu finden.

Mit diesen Maßnahmen können die Stammdaten optimiert werden:

Extrahieren der Informationen aus strukturierter und unstrukturierter Herkunft
Prüfung und Korrektur von Adressen
Regelwerk für die Validierung und Korrektur von Daten aufstellen
Dubletten finden
Aggregation von Daten und deren Bereinigung
Stammdaten mit sinnvollen Informationen erweitern
Format der Daten vereinheitlichen und verbessern
Veraltete Daten aussortieren

Diese Effekte und Verbesserungen kann man mit einer Optimierung der Stammdaten erreichen:

Beschleunigte Prozesse mit weniger Fehlern und mehr Effizienz
Höhere Akzeptanz bei Mitarbeitern
Kundenzufriedenheit steigern
Bessere Basis für Auswertungen
Lager und Einkauf optimieren
Bessere Datenbasis für andere Systeme
Das Planen von Ressourcen wird verbessert
Vereinfachtes und korrektes (Kosten-) Controlling

ERP Software optimieren – Zurück zum Standard

Eine ERP Software erfährt während seiner Laufzeit eine Vielzahl von Erweiterungen. Diese können dadurch bedingt sein, dass spezielle Anforderungen des Businessmodells nicht mit den Standards des ERP-Systems abgebildet werden können. Oft war das jedoch nur eine Momentaufnahme und später Updates der Software lassen es zu, die Prozesse mit den Standardfunktionen zu bewältigen.
Oft war allerdings gerade während einer Zeit des “Sturm und Drangs”, der Hang einer schnellen Erweiterung nachzugeben übergroß und man nahm sich nicht die Zeit und Muße nachzuprüfen, ob auf lange Sicht die Änderungen auch sinnvoll sind. Dabei hatte man sich ehemals bei der Einführung der ERP Software vorgenommen hart am Standard zu segeln.

So bewegen Sie sich wieder auf den Standard zu:

Überprüfen Sie alle Erweiterungen, ob, wann und wie oft sie überhaupt benutzt werden
Überprüfen Sie, ob die ehemals auslösenden Prozesse und Anforderungen die zu den Erweiterungen in der Form überhaupt noch aktuell oder/und relevant sind.
Überlegen Sie, ob die Prozesse mit der aktuellen Version Ihrer ERP Software in Teilen oder ganz umgesetzt werden können
Überprüfen Sie, ob die den Standard Prozesse zugrunde legenden Best Practices eine (vielleicht bessere) Alternative zu Ihren jetzigen Prozessen darstellen können
Konzentrieren Sie sich auf die Spezialitäten, die Sie wirklich ausmachen

Diese Vorteile können Sie durch eine Konzentration auf die Standardfunktionen Ihrer ERP Software erlangen:

Sparen Sie sich aufwendiges Überprüfen oder / und Überarbeiten von Anpassungen Ihrer ERP Software
Erhalten Sie sich die Möglichkeit auf breit zu den Verfügungen stehenden Know-how und Hilfen zurückgreifen zu können, damit Sie nicht von wenigen Experten abhängig sind
Profitieren Sie von Best Practices und deren Fortführung in zukünftigen Software Versionen

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