CANDIS für SAP Business One

Intelligente Dokumentenerkennung: Wenn KI den Papierkrieg gewinnt

Wer heute in der Buchhaltung eines mittelständischen Unternehmens arbeitet, kennt die Herausforderung: Der Posteingang quillt über, Lieferanten schicken Rechnungen im Akkord, und dazwischen versteckt sich vielleicht noch eine vergessene Mahnung. Wenn Sie bereits SAP Business One nutzen, haben Sie einen guten Grundstein für strukturierte Prozesse gelegt. Doch eine entscheidende Lücke bleibt oft bestehen: die intelligente Erkennung und Klassifizierung von Dokumententypen. Genau hier setzt Candis an.

Kreditorenbuchhaltung unter Druck: Dokumentenchaos als Zeitfresser

Der Arbeitsalltag in der Kreditorenbuchhaltung ist oft geprägt von Monotonie und hohem Zeitdruck. Rechnungen müssen sortiert, Gutschriften erfasst und Mahnungen zeitnah bearbeitet werden. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, besonders wenn die Dokumentenflut überwältigend wird. Die Notwendigkeit zur Automatisierung liegt hier klar auf der Hand.

Candis im Einsatz: Wenn KI das Sortieren übernimmt

Candis automatisiert genau diesen kritischen Schritt. Die Lösung klassifiziert Belege wie Rechnungen, Gutschriften oder Angebote bereits beim Hochladen – komplett ohne manuelles Zutun. Was früher aufwendiges Sortieren erforderte, übernimmt nun eine Künstliche Intelligenz (KI), die auf Millionen von Beispielen trainiert wurde. Das System erkennt zuverlässig den Dokumententyp und startet den passende Workflow. Damit können sich die Mitarbeitenden den Aufgaben widmen, die mehr als reine Routine sind.Ein mittelständisches Handelsunternehmen, das täglich über 50 Belege verarbeitet, bestätigt dies: Was zuvor einen halben Arbeitstag in Anspruch nahm, erledigt Candis nun im Hintergrund. Die Fehlerquote ist deutlich gesunken, und die Zufriedenheit im Team spürbar gestiegen.

Wie erkennt Candis Dokumententypen zuverlässig?

Die zugrundeliegende Technologie ist hoch entwickelt, aber transparent. Candis analysiert das Layout des Dokuments, scannt nach spezifischen Begriffen wie „Gutschrift“ oder „Mahnung“ und liest relevante Datenfelder wie Rechnungsnummern und Beträge aus. Anhand dieser umfassenden Informationen trifft die KI eine erstaunlich präzise Entscheidung über den Dokumententyp.

Fehlzuweisungen sind selten. Sollte es doch einmal vorkommen, erlaubt das System Korrekturen. Das Besondere daran: Candis lernt aus jeder Korrektur für zukünftige Dokumente. Es ist Künstliche Intelligenz, die bei Bedarf menschliches Feedback weiter optimiert.

Standardlogik mit Spielraum: Wenn die Erkennung nicht eindeutig ist

Ein praktisches Detail: Sollte das System einen Dokumententyp nicht eindeutig zuordnen können, wird standardmäßig „Rechnung“ angenommen. Dies liegt daran, dass über 80 Prozent der eingehenden Dokumente Rechnungen sind. Selbstverständlich bleibt die manuelle Anpassung jederzeit möglich. Candis bietet Automatisierung, aber immer mit einer zuverlässigen Rückfallebene und der Möglichkeit zur menschlichen Kontrolle.

Buchhaltungsprozesse auf Autopilot: So profitieren Ihre Workflows

Die Vorteile für Anwender von SAP Business One sind signifikant und direkt spürbar:

Workflows starten automatisch: Prozesse werden sofort angestoßen.
Belege im richtigen Prozess: Dokumente gelangen ohne Umwege in den passenden Workflow.
Strukturierte Archivierung: Das gewährt eine konsistente und leicht durchsuchbare Ablage
Fehlerfreier Export ins ERP-System: Durch die präzise Übergabe der Daten SAP Business One

Das Ergebnis: deutlich weniger Rückfragen, mehr Geschwindigkeit in den Abläufen und ein System, das dem Begriff Digitalisierung wirklich gerecht wird.

Vertrauen durch Struktur: Sicherheit & Datenschutz bei Candis

Der Umgang mit sensiblen Finanzdaten erfordert höchstes Vertrauen. Candis setzt auf eine zertifizierte Infrastruktur und verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der EU. Zudem garantiert Candis, dass Ihre Unternehmensdaten nicht für das allgemeine KI-Training verwendet werden.

Data Fencing, individuelle Zugriffsrechte und strikte Compliance sind keine leeren Schlagworte, sondern die Grundpfeiler moderner IT-Sicherheit. Candis bietet die notwendige Transparenz und Kontrolle, die Sie für Ihre Daten benötigen.

Automatisierung ohne Magie, aber mit echtem Nutzen

Candis verspricht keine Wunder, liefert aber ein System, das den Alltag in der Buchhaltung drastisch erleichtert. Besonders in Kombination mit SAP Business One entsteht ein durchgängiger, effizienter und kontrollierbarer digitaler Prozessfluss.

Wer Dokumentenerkennung lediglich als ein nettes Extra betrachtet, unterschätzt ihr Potenzial. Es geht um Tempo, die Vermeidung von Fehlern und darum, dass Ihre Mitarbeitenden endlich den Kopf frei haben für strategisch wichtigere Aufgaben.

Integration von Candis mit SAP Business One

Das bereitgestellte Bild beschreibt den Prozess der Integration von Candis mit SAP Business One, insbesondere für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Ausgaben. Der Prozess kann in folgende Schritte unterteilt werden:

1. Erfassung der Dokumente

Lieferantenrechnungen: Diese können als Scan, PDF oder E-Mail in das System gelangen.
Ausgaben: Die Candis App erfasst Belegbilde , und kann dabei Transaktionen können in Echtzeit einpflegen

2. Verarbeitung in Candis

Automatisches Auslesen der Dokumente: Die erfassten Rechnungen und Belege werden von Candis automatisch ausgelesen.
Automatische Zuordnung: Candis ordnet die ausgelesenen Daten automatisch zu.
Verknüpfung mit automatischem 3-Wege-Abgleich: Eine zukünftige Funktion wird einen automatischen Abgleich von drei Dokumenten ermöglichen (z.B. Bestellung, Wareneingang und Rechnung), um die Korrektheit zu prüfen.
Rechnungsfreigabe: Die Rechnungen durchlaufen einen Freigabeprozess.
Dokumentenarchiv: Alle Dokumente werden in einem Dokumentenarchiv gespeichert.

3. Übergabe an SAP Business One

Automatischer Import: Stammdaten werden automatisch in SAP Business One importiert.
Vollständige, digitale Rechnungen: Die in Candis verarbeiteten und freigegebenen Rechnungen werden als vollständige, digitale Rechnungen an SAP Business One übergeben.
Vollständige, digitale Transaktionen: Die digitalen Transaktionen aus den Ausgaben werden ebenfalls an SAP Business One übermittelt.
Bestellungen, Lieferscheine: Zukünftig wird auch die Verknüpfung und Verarbeitung von Bestellungen und Lieferscheinen in SAP Business One möglich sein.

Zusammenfassend automatisiert dieser Prozess die Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Finanzdokumenten und deren Übertragung in SAP Business One, um die Effizienz zu steigern und manuelle Fehler zu reduzieren.