E-Rechnung für SAP Business One

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Änderung für Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. Dieser Schritt in Richtung digitale Transformation bietet nicht nur eine effizientere Abwicklung ohne Papierkram. Die elektronische Rechnung leistet auch einen wichtigen Beitrag zur Ressourcenschonung und Umweltfreundlichkeit. Durch die Verwendung standardisierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, die europäischen Standards entsprechen, können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren und digitalisieren.

Implementierung der E-Rechnung

Um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern, ist es essenziell, die Stammdaten der Kunden zu aktualisieren. Man sollte dabei die notwendigen E-Mail-Adressen erfassen, die für den Versand elektronischer Rechnungen notwendig sind. Der Wegfall der Notwendigkeit einer vorherigen Zustimmung für den elektronischen Rechnungsversand im B2B-Bereich vereinfacht den Übergang zu digitalisierten Rechnungsprozessen deutlich.

Steigerung der Effizienz durch die E-Rechnung

Es wird empfohlen, alle Kundenbeziehungen auf die Nutzung von E-Rechnungen umzustellen. Das hybride Format ZUGFeRD hat den Vorteil, dass es sowohl maschinenlesbare Daten als auch eine für Menschen lesbare PDF-Datei beinhaltet. Eine Anpassung der Prozesse für den Rechnungseingang und -ausgang sowie die Nutzung von Automatisierungsmöglichkeiten sind weitere Schritte, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung vollständig zu nutzen.

Das Wachstumschancengesetz und die gesetzlichen Anforderungen

Das Wachstumschancengesetz, welches am 22. März 2024 vom Bundesrat bestätigt wurde, setzt neue Maßstäbe für die Wirtschaftsförderung durch technologische und organisatorische Innovationen. Teil dieses Gesetzes ist die Verpflichtung für deutsche Unternehmen, ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen zu können, wobei der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt.

Welche Übergangsregelungen für die E-Rechnung gelten?

Folgende Übergangsregelungen sollen Unternehmen ermöglichen, sich schrittweise an die digitalen Anforderungen anzupassen und die notwendigen Systemaktualisierungen durchzuführen, um den reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Bis Ende 2026 gelten folgende Regelungen für die Rechnungsstellung:

Unternehmen dürfen für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
Elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht dem neuesten Format entsprechen, können weiterhin verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Für den Zeitraum bis Ende 2027 erweitern sich die Regelungen unter bestimmten Bedingungen:

Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von maximal 800.000 Euro verzeichnet haben, dürfen die Regelungen von 2026 weiterführen. Überschreitet ein Unternehmen diese Umsatzgrenze im Jahr 2026, ist es verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden.

Ab 2028 sind folgende Anforderungen für die E-Rechnung bindend:

Die vollständige Einhaltung der neuen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung wird verpflichtend.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen nach der Norm EN 16931 zu empfangen. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt kein Anspruch mehr auf den Empfang von Rechnungen in alternativen Formaten, wie PDF oder Papier, besteht.

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Richtlinien zur Archivierung elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen ohne Medienbruch elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Es ist nicht gestattet, elektronische Rechnungen auszudrucken und auf Papier zu archivieren. Da elektronische Rechnungen, einschließlich der XRechnungen und des ZUGFeRD-Formats, rechtlich Papierrechnungen gleichgestellt sind, unterliegen sie einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Dokumentenmanagementsysteme, wie CKS-DMS, bieten Unterstützung bei der rechtssicheren Archivierung solcher Dokumente. Sie gewährleisten, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderlich bleiben.

Die Weiterführung des EDI-Verfahrens

Electronic Data Interchange (EDI), eine Technologie zur elektronischen Übermittlung von Geschäftsdokumenten, wurde in den 1960er-Jahren eingeführt. Ursprünglich entwickelte Ed Guilbert eine Methode zur elektronischen Kommunikation speziell für die Lieferketten der US-Armee. Dieser Ansatz ermöglichte es, Geschäftsdokumente in einem standardisierten Format von Computer zu Computer auszutauschen,
Unternehmen können weiterhin das Electronic Data Interchange (EDI), ein System für den elektronischen Geschäftsdokumentenaustausch, verwenden. Es ist jedoch wichtig, dass die verarbeiteten Informationen so aufbereitet werden, dass sie mit den Standards der CEN Norm EN 16931 übereinstimmen.

Durch die PEPPOL-Integration in SAP Business One wird Unternehmen eine effiziente Plattform geboten, um elektronische Dokumente nahtlos zu verarbeiten.

Vergleich von ZUGFeRD und XRechnung als Format für die E-Rechnung

ZUGFeRD-Version 2.1.1 entspricht inhaltlich der XRechnung und erfüllt somit die Anforderungen der deutschen Verwaltung an die E-Rechnung. Dennoch gibt es bedeutende Unterschiede zwischen den beiden Formaten:

Dateiformat und -endung:

ZUGFeRD nutzt ein hybrides Datenformat, das aus einem PDF/A-3-Teil besteht, welcher für den Benutzer lesbar ist, und einer eingebetteten, maschinell lesbaren XML-Datei. Dieses Format weist eine .pdf-Endung auf und enthält einen Anhang namens zugferd-invoice.xml. Im Gegensatz dazu ist die XRechnung eine reine XML-Datei mit der Endung .xml, was die Dateiformate klar voneinander trennt.

Syntax:

In Bezug auf die Syntax gibt es ebenfalls Unterschiede. Laut der EU-Norm sind die XML-Schemata Universal Business Language (UBL) und Cross Industry Invoice (CII) für elektronische Rechnungen zulässig. Während XRechnung in beiden Formaten implementiert werden kann, unterstützt ZUGFeRD ausschließlich den CII-Standard.

Zielgruppen:

Die XRechnung wurde speziell für den Rechnungsverkehr mit deutschen Behörden (B2G) entwickelt, während ZUGFeRD primär für den geschäftlichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) konzipiert wurde. Die Nutzung von ZUGFeRD im B2B-Bereich ist freiwillig.

Nonkonformität und Erweiterungen:

ZUGFeRD 2.1.1 wurde auf die XRechnung abgestimmt, um alle Vorgaben der EN 16931 zu erfüllen. Zugleich erweitert die XRechnung die EU-Norm um 21 zusätzliche nationale Geschäftsregeln, die speziell auf deutsche gesetzliche Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung abzielen.

Diese Unterschiede verdeutlichen, dass trotz der grundsätzlichen Übereinstimmungen zwischen ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung, die spezifischen Anwendungsfälle und technischen Implementierungen je nach Nutzergruppe und rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung variieren können.

Anleitung zur Erstellung einer XRechnung in SAP Business One

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine XRechnung in der deutschen Lokalisierung von SAP Business One und SAP Business One Version für HANA erstellen. Die folgende Anleitung deckt die notwendigen Einstellungen und Schritte ab, die für die korrekte Erstellung und den Versand einer XRechnung erforderlich sind:

Aktivierung des Electronic Document Service: Dies ist der erste Schritt, um elektronische Dokumente innerhalb von SAP Business One zu ermöglichen.
Definition einer elektronischen Belegnummernserie: Hier legen Sie die Nummernkreise fest, die man dann für elektronische Rechnungen verwendet.
Import von Peppol-relevanten Daten aus MS Excel: Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für das Peppol-Netzwerk korrekt in das System eingespeist werden.
Einrichtung eines generischen Szenarios für Peppol: Dies ermöglicht die Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen des Peppol-Netzwerks.
Nutzung des Import Wizards für elektronische Dokumente: Mit diesem Tool können Sie elektronische Dokumente effizient in SAP Business One importieren.
Pflege der XRechnungs-relevanten Stammdaten: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Stammdaten für die Erstellung einer XRechnung korrekt hinterlegt sind.
Generierung und Export der XRechnung: Abschließend wird beschrieben, wie Sie die XRechnung generieren und für den Versand vorbereiten.

Diese Anleitung ist eine detaillierte Unterstützung, um die Komplexität der XRechnungserstellung zu navigieren. Sie soll helfen dass Rechnungen aus SAP Business One den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Vorbereitung und Ausblick

Es ist essenziell, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse frühzeitig anpassen. Es geht darum, ab dem Startdatum reibungslos elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Softwarelösungen wie SAP Business One unterstützen bereits die notwendigen Formate und erleichtern die Umstellung erheblich. Die geplante Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt hin zu einer umfassenden digitalen Transformation des Finanzwesens in Deutschland. Dies ermöglicht Unternehmen, durch effizientere Prozesse wettbewerbsfähiger zu agieren.

Diese Neuregelungen sollen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch zur Transparenz und zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs beitragen. Die EU hat bereits mit der Richtlinie 2014/55/EU den Grundstein für eine vereinheitlichte elektronische Rechnungsstellung gelegt. Diese werden nun auf nationaler Ebene umgesetzt. Dies fördert die Harmonisierung und Integration digitaler Prozesse im europäischen Binnenmarkt.

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