Im ersten Teil zu elektronischen Rechnungen ging es um die Vorteile, die ein Unternehmen genießt, wenn sie den Prozess rund ums Rechnungen schreiben, verschicken und bearbeiten digitalisiert und im Buchhaltungssystem integriert wird. Diese Vorzüge sprechen für sich. Dennoch gibt es immer wieder fälschliche Annahmen zu den Aufwänden rund um die elektronische Rechnung. Um in der Gerüchteküche aufzuräumen, klären wir hier die gängigsten Sorgen.
„Die elektronische Rechnung muss ja trotzdem ausgedruckt und abgeheftet werden.“
Falsch. Die elektronische Speicherung genügt. Im System werden die Rechnungen ohnehin automatisch gespeichert und auch jeder Bearbeitungsschritt vermerkt. Nicht digital erhaltene Rechnungen, können eingescannt und ebenfalls ins System übernommen werden.
„Für die Steuerprüfung muss aber alles ausgedruckt werden.“
Wohl kaum. Auch den Finanzbehörden ist der Einblick in Buchhaltung und Belege in digitaler Form weit lieber. Unterlagen können gezielt recherchiert und besser abgeglichen werden.
„Widerspricht das nicht dem Gesetz?“
Neben den gängigen Pflichtangaben müssen nach §14 UStG Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sein. Zudem müssen die Rechnungen revisionssicher archiviert und 10 Jahre aufbewahrt werden. Der Kunde erklärt sich übrigens mit der elektronischen Rechnung einverstanden, sobald er diese bezahlt. Eine vorausgehende Vereinbarung ist hier nicht nötig.
„Eine Spezial-Software für elektronische Rechnungen ist zu teuer“
In guten Systemen ist die Funktion zur elektronischen Rechnungsschreibung bereits integriert oder als Add-On anbindbar. Moderne Buchhaltungsprogramme können die elektronischen Rechnungen ebenfalls einfach verarbeiten. Ein Unternehmen profitiert am meisten von den eingesetzten Systemen, wenn versucht wird, möglichst alle Prozesse darin abzubilden.
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