Obwohl viele Unternehmen mittlerweile den Service bieten ihre Post elektronisch zu schicken, gibt es sie immer noch: Rechnungen auf Papier. Ob nun die Angst vor den Unsicherheiten des Internets oder die Empfänger, die es „gerne schriftlich“ hätten dafür verantwortliche sind – Elektronische Rechnungen und die Vorteile für Unternehmen bleiben scheinbar unerkannt.
Elektronische Rechnungen: Einfach und schnell
Die Stunden an manueller Arbeit die sie dort investieren, sollten für jedes Unternehmen ein Anlass zur Selbstoptimierung sein. Denn neben Zeit und Geld wird durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen an Fehlern und Verlusten gut gespart. Wie beispielsweise der Ablage, Postlaufzeit und Papier. Besonders effektiv ist dieser Vorgang für andere Arbeitsschritte natürlich wenn die Rechnungsstellung in entsprechenden Buchhaltungssystem integriert ist.
Elektronische Rechnungen: Ohne und Mit verglichen
Wem diese Argumentation bis zu diesem Punkt zu kryptisch ist, kann an folgender Liste die einzelnen Arbeitsschritte ohne und mit System nachvollziehen:
Ohne: Die Anschrift muss recherchiert werden
Mit: Anschrift wird automatisch eingesetzt
Ohne: Abzurechnende Beträge müssen manuell aufgeführt werden
Mit: System hat die Beträge bereits gespeichert
Ohne: Abzurechnende Beträge müssen in der Rechnung zusammengestellt werden
Mit: Die Rechnung ist mit einem Klick fertig
Ohne: Gesamte Beträge müssen sogar manuell errechnet werden (Mwst. inklusive)
Mit: Ein klick
Ohne: Zahlungsbedingungen werden als Text angefügt (und müssen stets kontrolliert und aktualisiert werden)
Mit: Im System sind aktuelle Standard Dokumente hinterlegt
Ohne: Rechnung muss gedruckt werden
Mit: Rechnung wird generiert und gespeichert – elektronisch (im richtigen Format)
Ohne: Rechnung muss man prüfen, unterschreiben und kopieren
Mit: fällt weg
Ohne: Die Kopie geht in die Buchhaltung, eine weitere in die eigene Ablage (lochen inklusive)
Mit: Die Rechnung bleibt im System weiterhin einsehbar und wird automatisch im buchhalterischen Prozess erfasst,
Ohne: Weitere Bearbeitungsschritte müssen manuell auf der Rechnung vermerkt werden
Mit: Bearbeitungsschritte werden automatisch dokumentiert und Bearbeiter und Zeit ebenfalls im System vermerkt
Ohne: Rechnungen falten, kuvertiertieren und frankieren. Zudem kommt häufig der Gang zur Post.
Mit: Ein klick
Ohne: Versandzeit zum Empfänger: zwei Tage
Mit: Versandzeit: keine
Ohne: Auch der Empfänger muss die Rechnung bearbeiten. Zahlung: eine Woche später
Mit: Hat der Empfänger auch ein System, können Rechnungen sogar automatisch eingelesen und abgerechnet werden
Ohne: Rückfragen (wegen den bei manueller Rechnungsstellung häufig auftretenden Fehlern) müssen geklärt (auch der Seite des Rechnungsausstellers) nachvollzogen und eine neue Rechnung gestellt werden
Mit: Fehler werden vermieden und falls doch welche auftauchen, sind die Rechnungen für Korrekturen schnell im System auffindbar
Ohne: Für Auswertungen oder Analysen muss man die Rechnungen in Excel erfassen.
Mit: ein Klick – manchmal auch zwei
Hier geht es zum zweiten Teil: „Falsche Annahmen und richtige Antworten“.
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