ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 6

In der Regel führt ein Unternehmen ein ERP-System wie SAP Business One alle 8 – 10 Jahre ein. Alles, was damit zu tun hat erleben oft Mitarbeiter und Geschäftsleitung nur einmal im Leben. Das gilt auf für die Auswahl des passenden ERP-Systems, mit dem sich diese Serie beschäftigt. Im ersten Teil wurden die Grundlagen im zweiten Motivation behandelt. Der dritte Part erörterte die Verantwortlichkeiten. Im vierten Teil folgte das Lastenheft, währen die Kommunikation mit dem ERP-Partner im fünften Teil dargestellt wurde. Im Folgenden gehen wir in die Präsentationsphase.

Der ERP Auswahlprozess: Die Einladung

Nach dem man die Lastenhefte zur Auswertung zurückkommen hat, wird der Zeitplan zum dritten Mal angepasst. Die vielen Kommentare und beigelegten Informationen müssen dann doch erst gelesen und verstanden werden. Was nicht selten dazu führt, dass der Kunde nun zur Telko bläst.
Nach erneuten Abstimmungen stehen dann die Kandidaten fest, die zur Präsentation der neuen ERP Software eingeladen werden.

TIPP
Vergessen Sie nicht: Für den Anbieter bedeutet die Bewerbung auf Ihr ERP-Projekt jeder Menge Aufwand.
Lassen Sie Ihm/Sich die Zeit sich gut vorzubereiten.

Die Terminfindung gestaltet sich schwierig, denn es sollen ja alle maßgeblichen Personen und besonders die, die sich dafür halten dabei sein. Der Terminplan muss erneut angepasst werden. Beim Anbieter wird die Einladung natürlich mit Freude aufgenommen. Erst einmal. Dann geht die interne Diskussion los, wer soll, darf, muss mit. Der Vertrieb möchte natürlich nicht nur seine Anwendung, sondern auch seine besten Berater präsentieren. Das muss er fast auch. Denn um all die vielen Fragen (siehe Lastenheft) Modul und Abteilungsübergreifend beantworten zu können, muss der Mann/die Frau ran die am meisten Erfahrung hat und sich bei der Aussicht für all das Rede und Antwort zu stehen nicht weiche Knie bekommt. Natürlicherweise ist der Terminplan solcher Kapazitäten auch voll was (Sie ahnen es) zu einer Anpassung des Terminplans führt.

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Die Präsentationen

Die Vorauswahl ist getroffen und die glücklichen Kandidaten werden zur Präsentation ihrer ERP Software eingeladen. Eine erste Hürde wird dabei sofort den Präsentatoren vorab in den Weg gestellt: Zeit. Nicht selten ist die Vorgabe innerhalb von zwei Stunden einen Überblick abzuliefern. Man möchte nicht ins Detail gehen und deswegen müsse diese Zeit dann auch reichen. Gleichzeitig werden aber alle maßgeblichen Mitarbeiter zur Präsentation geladen.

TIPP
Klare Regeln helfen. Besonders, wenn sie eingehalten werden.
„Fragen werden zum Schluss bearbeitet“ lässt einen festen Zeitplan zu.
Offene Diskussionsrunden eher nicht.

Zur Überraschung aller reicht dann die Zeit bei Weitem nicht aus. Denn jeder der Anwesenden will SEINEN Überblick sehen. In Summe sind das dann alle wesentlichen Dinge, die im Lastenheft aufgerufen wurden und Fragen, Fragen, Fragen. Man hat sich zwar darauf geeinigt, dass alle Fragen bis nach der Präsentation zurückgestellt werden sollen. Allerdings wird das, wie so manch guter Vorsatz, selten durchgehalten.
Zum guten Schluss hilft dann nur überziehen oder man fängt an zu streichen: “..dass Sie die Finanzbuchhaltung abbilden können, nehmen wir jetzt mal als selbstverständliche Voraussetzung an …“

Präsentationsmarathon

Aber selbst, wenn genügend Zeit vorhanden ist, fordert so eine Präsentation den Anwesenden einiges ab. Eine ERP – Anwendung ist nicht von ungefähr ein Konstrukt, dass mit der Hilfe von Beratern über ein oft monatelanges Projekt eingeführt werden muss. Nun sollen lauter zwar interessierte Neulinge in einem dann doch vierstündigen Parforceritt einen validen Eindruck komplexe Zusammenhänge bekommen.

Besonders ambitionierte versuchen gleich mehrere Präsentationen am Tag unterzubringen. Das Ergebnis ist dann oft, dass es in der Rückschau nicht mehr ganz klar ist, wer denn welchen Inhalt gezeigt hat.

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