ERP & CRM – Teil 1: Warum eine Integration notwendig ist

ERP und CRM. Zwei Systeme die mehr als häufig in einem Satz fallen. Dabei haben die beiden Lösungen zwei grundlegend verschiedene Aufgaben.
Während das CRM den Geschäftsprozessen im kundennahen Front-Office dient, unterstützen ERP-Systeme im Back-Office. Hierbei verwaltet das ERP die Erfassung von Warenein- sowie -ausgängen und generiert Belege, Lieferscheine und Rechnungen. Alles in allem übernimmt es die Planung und Steuerung der Unternehmens-Ressourcen. Zum Aufgabenfeld des CRM gehört wiederum die Kontaktverwaltung und -historie, die Vertriebssteuerung sowie die Kampagnen-Verwaltung. Es bietet also die beste Rundumsicht auf alle Kundendaten.

Dass die Geschäftsprozesse problemlos ablaufen, müssen CRM und ERP zusammenarbeiten. Denn selbst wenn z.B. ein Kunde schon längst im CRM-System vermerkt ist, registriert das ERP diesen erst wenn ein folgender Prozess diesen dort auch anlegt.
Oder bei der Verlängerung eines Servicevertrags muss man neben dem CRM auch die Buchhaltung (ERP) in Kenntnis setzen, da diese die Rechnung schreibt. Allerdings muss das CRM-System anschließend auch wissen, ob der Kunde den neuen Servicevertrag bezahlt hat.

Arbeiten die beiden Systeme nicht zusammen sind Datenlücken durch die eben beschriebenen Unterbrechungen der Geschäftsprozesse zwischen Front-Office und Back-Office die Folge. Jeder Mitarbeiter muss mit beiden System interagierend arbeiten. Dass bedeutet nicht nur großen manuellen Aufwand, sondern ist auch enorm fehleranfällig. Denn wenn man beide Systeme getrennt verwaltet, befinden sich oft einige Objekte wie Kundendaten oder Verträge im CRM als auch im ERP. Wenn man nun in dem einen System etwas ändert, bleibt es im anderen System trotzdem unvollständig.

Wenn man CRM- und ERP-Systeme integriert, treten diese Probleme nicht auf. Außerdem hat eine Integration noch weitere Vorteile:

Verbesserung des Kundenbeziehungs-Management

Die Kundenprozesse gehen zum einen problemloser vonstatten und lassen sich zu anderen besser mit den Unternehmensprozessen verbinden. Besonders verbessert die Integration von CRM und ERP aber die Zusammenarbeit von kundennahen Bereichen – wie dem Vertrieb- und abwicklung nahen Bereichen des ERP.

Vermeidung doppelter Datenpflege durch ERP und CRM

Durch die ERP-CRM-Integration werden die User der jeweiligen Systeme aus beiden Datensammlungen versorgt. Wird ein neuer Auftrag angelegt, werden alle Daten zum Auftrag selbst und die Kundendaten aus dem CRM in das ERP automatisch übergeleitet.

Verbessertes Datenmanagement: Übersichtlich und nachvollziehbar

In einem ERP- als auch CRM-System stehen alle wichtigen Daten wie Kunden, Artikel, Verkaufsbelege etc unter einen übersichtlichen, einheitlichen Oberfläche zur Verfügung.
Durch eine Integration beider Software-Lösungen kann man zum einen die redundante Datenhaltung vermeiden. Die Daten beider Systeme werden ständig synchronisiert.
Das führt zu einem viel übersichtlicheren Datenmanagement, dass in seinen einzelnen Schritten auch nachvollziehbar ist. So hat die Geschäftsführung die Möglichkeit aufgrund der verfügbaren Daten-Informationen fundierte Entscheidungen zu treffen. So wird eine Integration mit ERP und CRM über die Geschäftsprozesse hinaus effizient.

Fortsetzung :

ERP&CRM – Teil 2: Geschäftsprozesse definieren

ERP&CRM – Teil 3: Möglichkeiten der Integration

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