Unbequem, aber wahr, ein ERP-Upgrade ist nach einer gewissen Zeit des Betriebs der Businesssoftware nahezu unvermeidlich. Eine Erneuerung ist dabei oft das Vehikel für eine digitale Transformation, die neue Geschäftszweige ermöglicht, die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert und die Effizienz steigert. Also sollte man sich tatsächlich dafür nicht zu viel Zeit lassen. Irgendwann stellt der Softwarehersteller den Support für ältere Versionen ein. Außerdem wird in alte Versionen nicht annähernd so viel Forschung und Entwicklung investiert wie in die neueste Version.
Allerdings, wenn ein ERP-Upgrade jedoch schlecht ausgeführt wird, kann es die Geschäftskontinuität gefährden, indem es Ihre Kerngeschäftsprozesse beeinträchtigt. Aus diesen und weiteren Gründen erfordert der ERP-Upgrade-Prozess eine fundierte Entscheidungsfindung und einen gut durchdachten Projektplan.
ERP Upgrade – Vorbereitung
Unabhängig von den Gründen ist die Modernisierung eines unternehmenskritischen Systems wie ERP ein großes Unterfangen, das umfangreiche Vorbereitung und Know-how erfordert. Hierbei sollten Sie einige Dinge in Erwägung ziehen.
- Ihre Unternehmensführung sollte hinter der Erneuerung des Systems stehen und logischerweise umfassend eingebunden sein.
- Stellen Sie fest, ob es Probleme gibt, die direkt mit der ERP-Software zusammenhängen. Das kann alles Mögliche sein, vom schlecht integrierten Prozessen, unvollständigen Daten oder Trainingsrückstand der User.
- In vielen Unternehmen wurde die ursprüngliche Implementierung schnell durchgeführt und es wurden nicht alle lizenzierten Module implementiert. Machen Sie vor einem Upgrade eine Bestandsaufnahme der ERP-Module, die Ihr Unternehmen verwenden kann. Analysieren Sie genau, was die ungenutzten Module tun, um festzustellen, ob es für Ihr Unternehmen von Vorteil ist, sie zu konfigurieren.
- Wenn eine Anwendung über einen längeren Zeitraum im Einsatz ist, ändern sich zwangsläufig die Geschäftsprozesse. Oft sind diese Änderungen nicht dokumentiert oder die vorhandene Dokumentation wurde nicht aktualisiert. Eine Überprüfung der Geschäftsprozesse einer Organisation sollte mit der Dokumentation verglichen werden, und alle erforderlichen Aktualisierungen nachgezogen werden.
- Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, ob die Arbeitsabläufe den Geschäfts- und Prüfungsanforderungen gerecht werden. Möglicherweise müssen sie überarbeitet oder völlig neu gestaltet werden. Prüfen Sie, ob sich die neuen Verbesserungen in der neuesten Version auf die bestehenden Arbeitsabläufe auswirken werden.
- Wie verhält sich die Software nach dem Upgrade gegenüber vorhandenen individuell eingestellten Prozessen und kundenspezifischen Anpassungen? Sollen Customizings in den Standard zurückgeführt werden?
- Sind die Benutzer mit den vorhandenen Berichten und Formularen innerhalb der ERP-Anwendungen zufrieden? Ist die Geschäftsleitung mit den Berichten, die sie erhält, zufrieden? Es sollte eine Bestandsaufnahme der Berichte/Formulare durchgeführt werden, um zu sehen, wie viele Berichte oder Formulare erstellt werden. Berücksichtigen Sie auch die folgenden Fragen:
- Wie häufig wird der Bericht/das Formular erstellt?
- Wer erhält sie?
- Wird er verwendet?
- Kann er abgeschafft werden?
- Liefert der Bericht in seiner jetzigen Form genügend Informationen?
- Müssen Anpassungen vorgenommen werden?
- Ist die Zustellung des Berichts automatisiert?
ERP-Upgrade heißt: Testen!
ERP-Tests gewährleisten die ordnungsgemäße Funktion und Konfiguration jedes Moduls gemäß den vordefinierten Anforderungen Ihres Unternehmens.
Das ERP spielt eine so entscheidende Rolle für die täglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens, dass gründliche Tests unerlässlich sind. Bei ERP-Tests liegt der Schwerpunkt in der Regel auf der Funktionalität der einzelnen Module unter bestimmten Umständen und Szenarien.
ERP-Tests bestehen typischerweise aus 4 Aufgaben
- Testen der einzelnen Komponenten (Unit Testing)
- Testen des gesamten Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende
- Integrationstests mit anderen Anwendungen
- Leistungsprüfung
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