Abweichung (SAP Business One)

Eine Differenz zwischen der tatsächlichen Menge eines Lagerartikels und der in den Bestandsaufzeichnungen ausgewiesenen Menge.

Eine Abweichung in SAP Business One bezeichnet die Differenz zwischen dem tatsächlichen physischen Lagerbestand eines Artikels und der in der Software erfassten Menge. Diese Abweichungen können vielfältige Ursachen haben, darunter menschliche Fehler, systembedingte Verzögerungen oder Schwund, und wirken sich auf die Lagerverwaltung, Bestandsbewertungen und die Finanzbuchhaltung aus.

Ursachen für Abweichungen:

Fehlerhafte manuelle Eingriffe: Ungenaue oder unvollständige Eingaben bei Lagerbewegungen.
Nicht zeitnahe Buchungen: Verzögerungen bei der Erfassung von Wareneingängen oder -ausgängen.
Schwund und Beschädigungen: Verlust von Lagerbeständen durch Diebstahl, Verderb oder andere Schäden.
Falsche Inventurzählungen: Fehlerhafte oder nicht korrekt dokumentierte Ergebnisse von Inventuren.
Direktlieferungen: Lieferungen an Kunden, die nicht vorab im System verbucht wurden, können zu negativen Beständen führen.

Funktionen zur Verwaltung von Abweichungen:

Automatische Neubewertung:
- Lagerbestände werden bei jeder Buchung auf Basis von Einzelpreisen oder Preislisten automatisch angepasst.
- Abweichungen durch Differenzen zwischen Einkaufs- und Wareneingangspreisen werden automatisch korrigiert.
- Bestandsabgleichkonten aktualisieren sich bei jeder Bestandsänderung.
Bestandsüberwachung und Benachrichtigung:
- Warnungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen oder Soll-Ist-Abweichungen.
- Möglichkeit zur Bestandszählung direkt beim Wareneingang/-ausgang.
Negative Bestände:
- SAP Business One erlaubt das Sperren von negativen Beständen auf Lager- oder Firmenebene.
Berichtsfunktionen:
- Bestandsbuchungsbericht: Zeigt Lagerbewegungen (Zugänge und Abgänge).
- Bestandsprüfungsbericht: Erlaubt detaillierte Analysen und Eingrenzung von Bestandsabweichungen.
Kontinuierliche Bestandsführung:
- Änderungen im Lagerbestand werden als Finanztransaktionen in das Hauptbuch integriert, was eine lückenlose Nachverfolgung sicherstellt.

Auswirkungen von Abweichungen:

Komplexität der Buchhaltung: Zusätzliche Korrekturbuchungen erhöhen den Verwaltungsaufwand.
Nachvollziehbarkeit: Häufige Abweichungen können die Transparenz von Buchungsprozessen beeinträchtigen.

Best Practices zur Minimierung von Abweichungen:

Regelmäßige Inventuren: Durchführung genauer Inventurzählungen zur Vermeidung von Differenzen.
Zeitnahe Buchung: Sofortige Erfassung von Lagerbewegungen im System.
Schulung des Personals: Minimierung von Fehlern durch Schulung im Umgang mit SAP Business One.

Anwendungsbeispiel:
Ein Unternehmen bemerkt bei der Inventur, dass 10 Artikel eines Produkts fehlen, obwohl im System 50 Stück ausgewiesen sind. Die Ursache wird auf fehlerhafte Buchungen beim Wareneingang zurückgeführt. SAP Business One gleicht diese Abweichung durch eine automatische Neubewertung des Bestandswerts aus, und das Lagerteam erhält eine Benachrichtigung, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

SAP B1 Blog