Adressmanagement

Das Adressmanagement verwaltet sämtliche Adressdaten. Mithilfe eines CRM-Systems werden klassische Kontaktdaten, aber auch individuelle Profile in Datenbanken angelegt, in welchen Informationen wie Produktinteressen gespeichert werden. Neben einheitlicher Speicherung und effektiver Sortierung findet das Adressmanagement Anwendung im Dialogmarketing, Direktmarketing und Kontaktmanagement. So unterstützt es wesentlich die Kundenbindung (Customer Relationship Management) und die Kundenorientierung. Der Datenschutz kann dabei durch die CRM-Lösung geboten werden.

Adressen in SAP Business One bezeichnen die strukturierten Standortinformationen von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Interessenten), die direkt in deren Stammdaten verwaltet werden und für logistische sowie finanzielle Prozesse entscheidend sind.

Einsatzbereich und Relevanz in SAP Business One

Das System unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Adressrollen: Die Rechnungsadresse (Bill To) dient dem Versand von Rechnungen und Gutschriften, während die Lieferadresse (Ship To) den physischen Warenversand steuert. Diese Trennung ist insbesondere für die integrierte Finanzbuchhaltung von großer Bedeutung. Demzufolge bestimmt die Lieferadresse maßgeblich die Steuerberechnung und die Sachkontenfindung, da das System anhand der Länderzugehörigkeit (Inland, EU oder Drittland) sowie der UID-Nummer das korrekte Sachkonto ermittelt.

Anders als einfache Kontaktdaten in CRM-Systemen sind Adressen in SAP Business One fest in die Geschäftslogik integriert. Während bei Lieferanten von der Zahlungsadresse (Pay To) gesprochen wird, bleibt das Prinzip identisch. Überdies können Unternehmen beliebig viele Rechnungs- und Lieferadressen pro Geschäftspartner anlegen. Außerdem besitzen auch Ansprechpartner eigene Adressen.

Praktischer Nutzen

Mitarbeiter definieren Adressen über die Registerkarte Adressen in den Geschäftspartner-Stammdaten. Dabei empfiehlt sich die Verwendung sprechender Adress-IDs (beispielsweise „Hauptlager Hannover"), um die korrekte Auswahl in Verkaufsbelegen zu erleichtern. Ferner kopiert das System beim Erstellen von Kundenaufträgen automatisch die Standardadressen in den Beleg, wobei Sachbearbeiter diese manuell anpassen können, ohne die Stammdaten zu beeinflussen. Darüber hinaus nutzt das System die Adressen für externe Kommunikation wie den E-Mail-Versand von Belegen.

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