Die Archivierung stellt die Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationen und Dokumenten dar. Für diese elektronische Archivierung werden normalerweise spezielle Archivsysteme verwendet.
Archivierung
Die Archivierung in SAP Business One ist wichtig für gesetzliche Anforderungen, Datenmanagement und Systemoptimierung.
Warum Archivierung?
- Gesetzliche Vorgaben: GoBD-konforme Archivierung von Belegen und Geschäftsdaten.
- Systemleistung: Reduktion großer Datenmengen verbessert die Performance.
- Speicherplatz sparen: Ältere Daten können ausgelagert werden.
Archivierungsmöglichkeiten:
- Jahresabschluss und Belegarchivierung.
- Export von Berichten und Dokumenten im PDF/A-Format.
- Integration mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) wie CKS.DMS. ELO, d.velop, Kendox.
- Automatisierte Archivierung über Add-ons oder SAP Business One Integration Framework.
Strategien:
- Manuell: Export und externe Speicherung, geeignet für kleinere Unternehmen.
- Automatisiert: DMS-Integration für gesetzeskonforme Archivierung und schnelle Suche.
Gesetzliche Anforderungen (GoBD):
- Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit.
- Indexierung und Volltextsuche.
- Langzeitarchivierung (10 Jahre).
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