Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).
Diese Definition gilt seit dem 1. Januar 2025. Ein einfaches PDF oder eine E-Mail genügt seitdem nicht mehr. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931 (in Deutschland die XRechnung) und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Vereinbarte Formate wie EDI bleiben zulässig, wenn sich die Daten in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend.
Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Gegenüber Behörden (B2G) gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (ERechV) mit Leitweg-ID und der Plattform OZG-RE.
Im SAP-Business-One-Kontext
SAP Business One bringt die XRechnung im Standard mit. Alternativ erzeugen cks.eINVOICE oder der Coresuite Designer die Rechnungsdatei. Für eingehende Rechnungen liest der Assistent für den Import elektronischer Belege ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). In der Praxis scheitert die E-Rechnung selten am Erzeugen, sondern am Inhalt: Jede Lücke in den Stammdaten führt zu einer Rechnung, die die Prüfung nicht besteht.
Abgrenzung
Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Dateien gelten als „sonstige Rechnung“. Eine reine PDF-Rechnung ohne strukturierten Datenteil ist deshalb keine E-Rechnung.
Rechtsstand: BMF-Schreiben 2024 und 2025, BMF-FAQ Stand März 2026.
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