Versino Buchhaltungsservice

Buchhaltung soll leise laufen. Belege kommen rein, werden gebucht, die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht raus, der Steuerberater bekommt überdies am Jahresende eine saubere Summen- und Saldenliste. So die Theorie aber oft nicht erlebte Praxis.

In der Praxis sieht das anders aus. Die Kreditorenbuchhaltung stapelt sich, weil die zuständige Kollegin auch noch drei andere Aufgaben hat. Der Anlagenspiegel wird einmal im Jahr unter Zeitdruck nachgezogen. Und die UStVA geht pünktlich raus. Währenddessen hat aber niemand hat mehr Zeit, sie vorher wirklich zu prüfen. “Läuft schon” heißt in solchen Fällen meistens: läuft gerade noch.

Versino bietet SAP-Business-One-Kunden dafür einen eigenen Buchhaltungsservice an. Der Versino Buchhaltungsservice übernimmt Teile der Buchhaltung als externer Dienstleister, direkt im bestehenden SAP-B1-System des Kunden. Es gibt keinen Systemwechsel und keinen Datenexport in eine fremde Software. Versino arbeitet dort, wo die Daten ohnehin liegen.

Was der Versino Buchhaltungsservice konkret übernimmt

Der Leistungskern besteht aus vier Bereichen.

Kreditorenbuchhaltung. Eingangsrechnungen werden geprüft, erfasst und gebucht, digital erkannt über CKS.DMS oder candis, kontiert nach SKR03 oder SKR04. Wiederkehrende Rechnungen (Miete, Leasing) werden überwacht. Rechnungen laufen durch mehrstufige Freigabeworkflows und werden gegen Bestellungen, Wareneingänge und Verträge abgeglichen. Zahlungen an Lieferanten laufen über automatische Zahlungsvorschlagslisten und SEPA-Übermittlung und berücksichtigt dabei auch Skontofristen. Am Ende steht die Abstimmung der Kreditorenkonten: offene Posten, Bankabgleich.
Anlagenbuchhaltung. Der Buchhaltungsservice erfasst und verwaltet Anlagegüter und dokumentiert Zugänge, Abgänge und Umbuchungen. Abschreibungen werden nach AfA-Tabellen berechnet und gebucht: linear, degressiv, als Sonderabschreibung oder manuell für einmalige Wertanpassungen. Ein Anlagespiegel macht das Ganze nachvollziehbar, dokumentiert nach HGB.
Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER. Monatliche Erstellung und elektronische Übermittlung, vorab auf Plausibilität geprüft. Der Service dokumentiert alles so, dass der Steuerberater sie transparent nachvollziehen kann. Die ELSTER-Version für SAP Business One wird dabei laufend aktuell gehalten.
Vorbereitende Buchhaltung für den Jahresabschluss. Summen- und Saldenlisten, Abstimmung der Bilanz- und GuV-Konten, DATEV-Export und -Import über die Versino Financial Suite. Das Ergebnis ist eine Buchhaltung, die der Steuerberater direkt weiterverarbeiten kann, nicht ein Datenberg, den er selbst erst sortieren muss.

Je nach individueller Vereinbarung lässt sich der Umfang erweitern: um Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Forderungsmanagement oder eine direkte Schnittstellenfunktion zwischen Kunde und Steuerkanzlei. Der Kernumfang oben ist der Standard, alles Weitere ist Zusatz und insofern kein Automatismus.

Die technische Basis des Versino Buchhaltungsservice

Technisch stützt sich der Service auf drei Bausteine, die ineinandergreifen.

CKS.DMS übernimmt die revisionssichere Archivierung: GoBD-, DSGVO- und HGB-konform, mit Volltextsuche und OCR-Texterkennung, inklusive Erstellung und Verarbeitung eingehender X-Rechnungen. candis ist auf die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen spezialisiert, mit KI-gestützter Datenerfassung und direkter DATEV-Integration.

Darüber liegt die Versino Financial Suite mit dem Financial Cockpit als zentralem Dashboard: DATEV- und Steuerberater-Schnittstelle, erweiterte Reporting-Funktionen wie die monatliche BWA und die Summen- und Saldenliste nach DATEV-Aufbau, dazu automatische Rechnungsabgrenzung für Kosten und Erlöse.

Der Zugriff läuft remote über VPN oder RDP auf das bestehende SAP-Business-One-System des Kunden. Belege werden sicher per E-Mail oder Kundenportal ausgetauscht. Für die eigentliche Arbeit im System benötigt Versino eine passende SAP-Business-One-Nutzerlizenz. Details dazu klärt Versino im persönlichen Gespräch.

Klare Aufgabenteilung mit der Steuerkanzlei

Versino tritt hier ausschließlich als externer Buchhaltungsdienstleister auf und übernimmt keine steuerberatenden Tätigkeiten nach dem Steuerberatungsgesetz. Das ist keine Einschränkung, sondern eine klare Rollenteilung: Versino liefert eine saubere, DATEV-fähige Buchhaltung. Die Steuerkanzlei übernimmt sie und bewertet sie steuerlich. Jede Seite macht das, was sie am besten kann, und beide Seiten profitieren von einer Buchhaltung, die ohne Umwege weiterverarbeitbar ist.

Für wen sich das eignet

Der Service eignet sich für SAP-B1-Kunden, die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, die Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die vorbereitende Jahresabschlussarbeit an einen spezialisierten Dienstleister abgeben wollen, ohne dabei die Systemhoheit zu verlieren. Wie viele der zusätzlichen Module (Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen, Schnittstelle zur Steuerkanzlei) sinnvoll dazukommen, klärt Versino individuell mit jedem Kunden.

Eine ausgelagerte Buchhaltung entlastet dort, wo Routine und die passenden Werkzeuge zusammenkommen: bei Beleg für Beleg wiederkehrenden Aufgaben, die im Tagesgeschäft sonst liegen bleiben. Wer diese Aufgaben zuverlässig und mit klarer Schnittstelle zum Steuerberater erledigt haben will, findet im Versino BuchhaltungsService die passende Lösung. Er läuft direkt im bestehenden SAP-Business-One-System, ohne dass der Kunde das System wechseln muss.