Als deutsches XML-Format für elektronische Rechnungen setzt die XRechnung die europäische Richtlinie 2014/55/EU in eine technisch verbindliche Struktur um – und schafft damit die Grundlage für vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Kontext: Im SAP- und KMU-Umfeld ist die XRechnung das zentrale Format für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern und zunehmend auch im B2B-Bereich. Anders als ein PDF enthält sie ausschließlich strukturierte XML-Daten – daher lässt sie sich direkt in Buchhaltungssysteme einlesen, ohne manuelle Nachbearbeitung. Pflichtangabe bei Behördenrechnungen ist die sogenannte Leitweg-ID, die den Empfänger eindeutig identifiziert. Der Versand erfolgt über Plattformen wie ZRE oder OZG-RE, über das PEPPOL-Netzwerk oder per E-Mail. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut den Standard; seit Februar 2024 gilt Version 3.0.x. Für Lieferanten von Bundesbehörden ist die XRechnung seit Ende 2020 Pflicht, für B2B-Umsätze gilt die schrittweise Einführungspflicht ab dem 01.01.2025.
Abgrenzung: Eine PDF-Rechnung gilt als digitale, jedoch nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen. Gegenüber ZUGFeRD, das XML-Daten in ein PDF einbettet (Hybridformat), ist die XRechnung eine reine XML-Datei ohne visuellen Bestandteil – folglich für Menschen nicht direkt lesbar, jedoch optimal für die maschinelle Verarbeitung.
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