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Ein Kontoauszug ist schnell eingelesen. Das ist der überschaubare Teil der Arbeit.

Die Arbeit liegt dahinter. Der Auszug muss zum richtigen Mandanten und Bankkonto finden. Dann folgen die Zeilen: Welcher Kunde hat hier gezahlt, auf welche Rechnung, und was bedeutet der Code der Bank? Bei mehreren Mandanten auf einem Server wächst diese Aufgabe mit.

Mit ihr befasst sich die kommende Kontoauszugsverarbeitung der Versino Financial Suite. Sie löst das bisherige Bankimport-Add-on ab. Noch ist sie nicht für Kunden freigegeben. Dieser Beitrag ist ein Vorausblick und beschreibt, wie sie arbeiten soll (Stand der Entwicklung, Änderungen bis zur Freigabe sind möglich). Einen Termin nennt er nicht.

Der Ordner als Briefkasten

Die Kontoauszugsverarbeitung liest Kontoauszüge im Format CAMT 053. Das ist die XML-Variante des elektronischen Kontoauszugs, die Banken bereitstellen. Die Dateien liegen in einem oder mehreren Eingangsordnern.

Ein Windows-Dienst auf dem SAP-Server holt sie nach Zeitplan ab. Er braucht dafür keinen angemeldeten Anwender. Das Intervall legen Sie je Ordner in Minuten fest. Eine Datei wird frühestens zehn Sekunden nach dem letzten Schreibzugriff abgeholt. Erledigte Dateien wandern in einen Ablageordner, problematische in einen Fehlerordner.

Wer möchte, importiert zusätzlich von Hand. Im Fenster der Kontoauszugsverarbeitung (in Business One unter Financial Suite) lässt sich ein Ordner sofort importieren, im eigenen Client oder durch den Dienst. Business One bleibt dabei bedienbar.

Die IBAN sortiert

Ein Auszug nennt sein Konto, meist über die IBAN. Darüber findet die Financial Suite den Mandanten und das Hausbankkonto. Das gilt auch mandantenübergreifend: Liegen alle Mandanten auf demselben Datenbankserver, legt das Modul den Auszug im jeweils richtigen Mandanten an.

Neue Hausbankkonten erscheinen in der Kontozuordnung zunächst ausgeschaltet. Ein Administrator schaltet sie bewusst ein. Livemandanten ein, Test- und Entwicklungsmandanten aus: So sieht die Empfehlung aus.

Steht dieselbe IBAN in mehreren aktiven Mandanten, importiert das Modul diese Auszüge nicht. Es zeigt stattdessen einen roten Fehler. Typisch ist das bei einer Kopie des Livemandanten. Importiert wird erst wieder, wenn je IBAN nur noch eine Zuordnung aktiv ist. Bei der Kopie heißt das: Das Konto dort ausschalten. Nennt ein Auszug sein Konto anders als das Hausbankkonto (etwa ohne IBAN), lässt sich die Zuordnung von Hand hinterlegen.

Entwurf statt Buchung

Der importierte Auszug landet als Entwurf in der Bankauszugsverarbeitung von Business One. Dort geht es wie gewohnt weiter: Zeilen prüfen, offene Zeilen zuordnen, buchen. Die Financial Suite baut keine zweite Buchungswelt neben Business One auf. Maßgeblich bleibt, was in Business One liegt.

Derselbe Auszug wird nie doppelt angelegt. Ein zweiter Import derselben Datei endet mit dem Status „bereits vorhanden“. Löschen Sie einen Entwurf in Business One, darf der Auszug beim nächsten Import wiederkommen. Auszüge ohne Umsätze legt das Modul gar nicht erst an.

Regeln, die vorarbeiten

Nach dem Import laufen die Zuordnungsregeln der Financial Suite über die Zeilen des Entwurfs. Vier Arten gibt es:

• Belege aus dem Verwendungszweck: Ein Suchmuster zieht Belegnummern oder Kundenreferenzen aus dem Text und sucht sie unter den offenen Ein- und Ausgangsrechnungen. Gehören alle Treffer einem Geschäftspartner, bekommt die Zeile Partner und Belege.
• Geschäftspartner über Bankverbindung: Die IBAN der Gegenseite (sonst Bankleitzahl und Kontonummer) wird mit den Bankverbindungen der Geschäftspartner verglichen. Es muss genau ein Treffer sein.
• Geschäftspartner über Muster: Ein Suchmuster findet einen Partnercode oder einen Teil des Partnernamens im Text.
• Externen Code umschlüsseln: Aus dem Code der Bank wird ein neuer externer Code, abhängig von Richtung, Referenz und Bankverbindung der Gegenseite. Business One leitet daraus Buchungsmethode und Konto ab.

Ein Beispiel aus der Dokumentation ist der Cash-Pool. Die Bank liefert Code 833 mit dem Verwendungszweck „ADS VON <Konto>“. Eine Regel macht daraus die Zuordnung zum Verrechnungskonto des Partners.

Zwei Sicherungen gehören dazu. Eine Zeile, die schon einen Geschäftspartner trägt, bleibt unberührt. Und bei Mehrdeutigkeit ordnet die Regel nie zu. Raten ist ausgeschlossen. Was eine Regel getan hat, steht im Protokoll, zum Beispiel „Zeile 3: Geschäftspartner … durch Regel … zugeordnet“.

Ein unscheinbarer Stolperstein: Das Suchmuster muss zur Länge der Belegnummern passen. Ein Muster für vier- bis sechsstellige Nummern findet keine achtstellige. Soweit die ideale Welt, in der alle Rechnungsnummern gleich lang sind. Weil die Kontoauszugsverarbeitung das bisherige Add-on ablöst, lassen sich dessen Regeln je Mandant übernehmen. Regeln mit freiem SQL müssen allerdings von Hand nachgebaut werden.

Das Protokoll und wer davon erfährt

Jeder Lauf ist im Importprotokoll nachlesbar, je Datei und je Auszug. Der Status nennt den Grund: importiert, bereits vorhanden, nicht zugeordnet, mehrdeutig, abgeschaltet, gesperrt, ohne Buchungen oder fehlgeschlagen. Bei einem Entwurf steht die Nummer in Business One daneben. Das Protokoll lässt sich als CSV-Datei exportieren. Wie lange es aufbewahrt wird, stellen Sie in Monaten ein. Voreinstellung ist: alles behalten.

Wenn ein geplanter Lauf etwas nicht erledigen kann, schickt die Financial Suite eine Nachricht in Business One an die Empfänger, die Sie festlegen. Anlass sind ein nicht zugeordnetes Konto, ein gesperrter oder fehlgeschlagener Auszug oder ein nicht erreichbarer Ordner. Dieselbe Ursache meldet sich höchstens stündlich. Ohne eingetragenen Empfänger erfährt allerdings niemand von einem Problem im Zeitplanlauf.

Für wen sich das lohnen soll

Die beschriebenen Funktionen zielen auf Buchhaltungen, in denen mehrere Mandanten oder Hausbankkonten auf einem Datenbankserver zusammenkommen, in denen Rechnungsnummern oder Kundenreferenzen im Verwendungszweck stehen und in denen Sonderfälle wie ein Cash-Pool auftauchen. Das ist eine Einschätzung, keine Zusage.

Prüfen und Buchen bleiben in Business One bei Ihrer Buchhaltung. Die Kontoauszugsverarbeitung liest CAMT 053 und kann daneben Importformate aus Business One nutzen, soweit sie diese ausführen kann. Zu den Voraussetzungen gehören unter anderem SAP Business One 10.0 auf Microsoft SQL Server (alle Zielmandanten auf demselben Datenbankserver), eine Lizenz für das Modul, ein technischer Benutzer in allen Mandanten, die .NET-Komponenten auf den Clients sowie in jedem Zielmandanten die installierte Bankauszugsverarbeitung mit offenen Buchungsperioden.

Einordnung

Ein Kontoauszug ist am Ende eine Liste mit Fragen. Die kommende Kontoauszugsverarbeitung soll die einfachen vorab beantworten und die schwierigen dort lassen, wo sie hingehören: bei der Buchhaltung.