Mit diesem Feature können Anwender Journal-Transaktionen erstellen und als Entwürfe abspeichern, damit diese Buchungen keine Wirkung auf Bilanzen und Reports haben. Die Buchhaltung kann diese Transaktionen kontrollieren und so die Aktualität und Richtigkeit der Buchungen verifizieren, ehe sie in die Daten übertragen werden.
Zweck und Vorteile:
- Kontrollierte Überprüfung von Buchungen vor der endgültigen Verbuchung.
- Reduziert das Risiko fehlerhafter Buchungen und aufwendiger Stornierungen.
- Hilfreich für Schulungszwecke neuer Mitarbeiter.
- Ermöglicht das Sammeln, Bearbeiten oder Löschen von Transaktionen vor der Buchung.
Zugriff und Bedienung:
- Menüpfad: Finanzen → Buchungsvorerfassungen oder Finanzwesen → Vorerfasste Belege.
- Darstellung in zwei Bereichen: Oben Journalbelegmappen, unten die jeweiligen Einträge.
- Erfassungsmaske entspricht der regulären Buchungsmaske für Sachkonten.
- Neue Mappen können über "Journalbuchungsmappe hinzufügen" erstellt werden.
Status und Bearbeitung:
- Belege mit Status „Offen“ können bearbeitet, geändert oder gelöscht werden.
- Belege mit Status „Geschlossen“ sind bereits gebucht.
- Option „Nur offene“ ermöglicht gefilterte Anzeige nicht verbuchter Belege.
- Einzelne Buchungen in einer Mappe können über das Kontextmenü entfernt werden.
Simulation in Berichten:
- Vorerfasste Belege können in Berichten simuliert werden.
- Dazu ist beim Bericht die Option „Vorerfasste Belege mit einschließen“ zu aktivieren.
- Standardberichte (Bilanz, GuV) berücksichtigen Vorerfassungen nur bei entsprechender Option.
Erweiterte Nutzung:
- Auch im Bereich der Kostenrechnungsanpassungen einsetzbar.
- Separates Fenster für vorerfasste Eingaben für Kostenrechnungsanpassungen vorhanden.
Zusammenfassung:
Buchungsvorerfassungen in SAP Business One sind ein praktisches Werkzeug zur Qualitätssicherung der Buchhaltung. Sie ermöglichen die strukturierte Vorbereitung von Buchungen ohne direkte Auswirkung auf das Hauptbuch – ideal zur Prüfung, Schulung und sicheren Verarbeitung von Finanztransaktionen.
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