Die Datenbank stellt im Kontext von SAP Business One das technologische Fundament dar, das alle geschäftsrelevanten Informationen in einem einzigen, skalierbaren System speichert und den Zugriff auf Echtzeitdaten über alle Firmen hinweg ermöglicht.
In einer KMU-Umgebung dient die Datenbank der Erfassung von Geschäftsinformationen in einem zentralen System. SAP Business One unterstützt dabei zwei primäre Datenbankplattformen: SAP HANA und Microsoft SQL. Dadurch kann das System sowohl klassische ERP-Prozesse als auch leistungsfähige Analysen und spezifische Anwendungen auf Basis von In-Memory-Technologie abbilden. Außerdem wird jede einzelne Firma im System als eigene, dedizierte Datenbank dargestellt. Wenn sich Benutzer anmelden, wählen sie folglich die gewünschte Firmendatenbank aus der Liste der vorhandenen Datenbanken.
Das System unterscheidet strikt zwischen mehreren Datenbanktypen mit klarer Zwecktrennung. Die Firmendatenbank (Company Database) speichert sämtliche Geschäfts- und Transaktionsdaten der jeweiligen Organisation. Überdies hinaus erfolgt der Zugriff der Benutzer – auch im Web Client – immer direkt und in Echtzeit auf diese Firmendatenbank, sodass keine gesonderte Datensynchronisation erforderlich ist. Im Gegensatz dazu enthält die Systemdatenbank (SBOCOMMON) keine Geschäfts- oder Transaktionsdaten, sondern Systemdaten, Versionsinformationen, Upgrade-Informationen und gemeinsame Daten (shared data) aller Firmen. Zudem speichert die SLD-Datenbank persistente Landschaftsinformationen und Sicherheitseinstellungen und erfordert deshalb einen Schutz mit höchster Priorität.
Der Datenbankinhalt besteht aus Informationen in Form von Zeichenkombinationen, die in numerische und alphanumerische Daten unterteilt sind. Die KI-Komponente greift zur Verarbeitung direkt auf relevante ERP- und Buchhaltungsdaten zu, zum Beispiel über SQL. Anwender rufen Daten über unterschiedliche Wege ab. Listenansichten im Web Client ermöglichen es, Datensätze zu suchen, zu filtern, zu sortieren und Aktionen auszuführen. Für komplexere Analysen stehen Abfragewerkzeuge zur Verfügung; hierbei unterstützen der Abfragegenerator und der Abfrageassistent bei der Definition von Abfragen. Um eigene Abfragen zu erstellen, muss der Fachanwender zunächst die Systeminformationen aktivieren. Dadurch kann er erkennen, in welcher Datenbanktabelle (z.B. OCRD für Geschäftspartner) und in welchem Feld die gewünschten Daten gespeichert sind.
Benutzerdefinierte Abfragen (UDQs) nutzen SQL-Anweisungen, um Geschäftsdaten gezielt anzufordern. Weiterhin können UDQs, sofern sie als aktiv markiert sind, als Datenquelle für Analysen oder Listenansichten verwendet werden. Das System zeigt dabei die ersten 1000 Abfrageergebnisse im Vorschaubereich an, wodurch Fachanwender die Ergebnisse schnell prüfen können.
Auch die Nomenklatur und Pflege der Datenbank unterliegt festen Regeln. Der Datenbankname einer Firma darf Buchstaben (A–Z, a–z), Ziffern (0–9) und Unterstriche (_) enthalten, jedoch keine Leerzeichen. Schließlich muss der Name zwingend mit einem Buchstaben beginnen. Bei administrativen Änderungen, etwa beim Hinzufügen einer benutzerdefinierten Tabelle, ist darauf zu achten, dass keine weiteren Benutzer im System angemeldet sind, damit die Anpassungen konsistent und ohne Konflikte übernommen werden können.
**Abgrenzung:**
Die Firmendatenbank speichert alle Geschäfts- und Transaktionsdaten einer Organisation, wohingegen die Systemdatenbank ausschließlich systembezogene Informationen wie Versionen, Upgrade-Daten und geteilte Stammdaten enthält. Außerdem unterscheidet sich die SLD-Datenbank nochmals deutlich, da sie vor allem Landschaftsinformationen und Sicherheitseinstellungen verwaltet und damit einen technisch-infrastrukturellen Schwerpunkt hat. Benutzerdefinierte Abfragen (UDQs), Listenansichten und Abfrageassistenten sind hingegen reine Zugriffswerkzeuge auf diese Datenbanken, bilden jedoch keine eigenen Datenhaltungsstrukturen.
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