Mahnungsassistent (SAP Business One)

Ein Assistent in SAP Business One, der es ermöglicht, Briefe an Kunden zu erstellen und zu versenden, die ihre offenen Rechnungen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt haben. Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht bezahlt haben, und mahnt sie an überfällige Zahlungen.
Ferner speichert der Mahnassistent das "Zahlungsverhalten" der Kunden in einer Datenbank, um diese Informationen den Behörden zur Verfügung zu stellen.

Er befindet sich im Modul Verkauf > Mahnassistent und ermöglicht die automatisierte Erstellung von Mahnungen auf Basis überfälliger Kundenforderungen, unter Berücksichtigung der im System konfigurierten Mahnstufen und Mahnbedingungen.

Funktionen und Ablauf

Der Mahnungsassistent führt den Benutzer schrittweise durch folgende Schritte:

Assistent starten: Aufruf über Verkauf > Mahnassistent.
Parameter definieren: Auswahl verschiedener Kriterien für den Mahnlauf:
- Auswahl der Geschäftspartner, für die Mahnungen erstellt werden sollen.
- Filterung der Belege nach Fälligkeits- oder Belegdatum.
- Festlegung der maximalen Mahnstufe.
- Berücksichtigung von Mahnbedingungen, inklusive Gebühren, Zinsen und Mindestsalden.
- Option zum Start eines neuen Mahnlaufs oder zum Laden eines vorhandenen Laufs.
Empfehlungen prüfen: Vorschau der Kunden und offenen Posten, die zur Mahnung vorgesehen sind.
Mahnungen erstellen: Auslösen der Mahnerstellung mit folgenden Optionen:
- Vorschau: Nur Anzeige der geplanten Mahnungen, keine Systemänderung.
- Probelauf: Testdurchlauf ohne finale Verarbeitung.
- Drucken und Beenden: Finalisierung des Mahnlaufs mit Druck und Aktualisierung der Mahnhistorie.

Systemintegration

Greift auf die unter Administration > Definitionen > Geschäftspartner > Mahnstufen definierten Eskalationsstufen zurück.
Nutzt die Mahnbedingungen, die den Geschäftspartnern zugewiesen wurden.
Unterstützt die automatische Buchung von Mahngebühren und Zinsen gemäß den Mahnbedingungen, sofern aktiviert.
Aktualisiert bei Durchführung die Mahnhistorie des Kunden sowie die Mahnstufe je Beleg.

Nachverfolgung

Nach Abschluss eines Mahnlaufs kann der Mahnhistorienbericht im Menü Verkauf > Mahnberichte aufgerufen werden. Dieser Bericht zeigt die erstellten Mahnungen, deren Mahnstufe, Mahndatum und betroffene Rechnungen.

Ziel und Nutzen

Der Mahnungsassistent automatisiert die operative Durchführung des Mahnwesens. Er ermöglicht eine gezielte, regelbasierte Bearbeitung offener Posten, senkt den manuellen Aufwand und sorgt für eine konsistente und nachvollziehbare Eskalation unbezahlter Forderungen.

Hinweis

Vor dem produktiven Einsatz des Mahnungsassistenten sollte ein Probelauf durchgeführt werden. Die korrekte Konfiguration der Mahnbedingungen und Mahnstufen ist Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf.