Das Modul Einkauf in SAP Business One ist zentral für die effiziente Abwicklung von Einkaufsprozessen. Es deckt eine breite Palette von Funktionen ab, beginnend mit der Initialisierung des Prozesses durch eine Lieferantenanfrage, bis hin zur Verwaltung von Belegen und der Aktualisierung der Buchhaltungs- und Bestandsdaten.
- Lieferantenanfrage und Auswahl: Der Einkaufsprozess beginnt mit der Anfrage von Angeboten für Produkte oder Dienstleistungen bei Lieferanten. Nach dem Vergleich der Angebote und der Auswahl des besten Angebots erfolgt die Erstellung eines Bestellbelegs.
- Bestandsmanagement: Im weiteren Verlauf des Prozesses wird der Wareneingang dokumentiert, der die Aufnahme der Artikel in den Bestand der Firma markiert. Dieser Schritt ist entscheidend für die Bestandsverwaltung und bildet die Grundlage für die nachfolgende Rechnungsstellung.
- Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement: Die Eingangsrechnung, die eine Zahlungsaufforderung darstellt, folgt dem Wareneingang. Sie ist ein zentraler Beleg im Einkaufsprozess und kann auch ohne vorherige Bestellung oder Wareneingangsbelege erstellt werden. Zudem erlaubt SAP Business One, eine Eingangsvorausrechnung zu erstellen, die ähnlich einer Bestellung funktioniert, jedoch eine Zahlungsanforderung beinhaltet.
- Retouren und Gutschriften: Bei Mängeln an der gelieferten Ware ermöglicht der Einkaufsprozess, Ware zurückzusenden und entsprechende Retouren- oder Gutschriftsbelege zu erstellen.
- Belegverwaltung: Neue Belege können auf Basis vorhandener Belege erstellt werden, und offene Belege bleiben im System nachverfolgbar, bis sie abgeschlossen oder storniert werden.
- Aktualisierung der Buchhaltungsdaten: Verschiedene Schritte des Einkaufsprozesses generieren Buchhaltungsvorgänge, die die Kontenaktualisierung, Erfassung von Frachtkosten und Steuern beinhalten. Dabei werden auch die entsprechenden Lieferantenkonten aktualisiert.
- Bestandsaktualisierung: Der Einkaufsprozess in SAP Business One stellt sicher, dass die Bestandsmengen korrekt reflektiert und aktualisiert werden, sowohl bei der Aufnahme neuer Waren als auch bei Retouren.
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