Zahlungsauftrag (SAP Business One)

Ein Zahlungsauftrag in SAP Business One bezeichnet den strukturierten und systemgestützten Prozess der Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von Zahlungsanweisungen an eine Bank zur Begleichung offener Verbindlichkeiten oder zur Gutschrift offener Forderungen.

Kontext und Anwendung: Zahlungsaufträge werden typischerweise über den Zahlungsassistenten erstellt, welcher unter Bankenabwicklung → Zahlungsassistent zu finden ist. Dort werden offene Posten analysiert, zur Zahlung ausgewählt und in eine Zahlungsdatei überführt. Diese Datei wird elektronisch an die Bank übermittelt (z. B. via Telebanking).

Funktionale Merkmale:

Die Checkbox „Zahlungsauftragslauf“ in Rechnungsbelegen zeigt an, dass ein Zahlungslauf für die jeweilige Rechnung erfolgt ist.
Der Zahlungsassistent durchläuft sieben Schritte, inklusive Auswahl der offenen Posten und Ausführung des Zahlungslaufs.
Im letzten Schritt können Zahlungen gebucht und deren Ergebnisse gespeichert werden – optional sogar zeitgesteuert am Server.
Die erzeugte Bankdatei wird ohne zusätzliches Add-on im EFM-Format unterstützt.
Zur Vermeidung doppelter Zahlungen markiert das System Rechnungen, die sich im Zahlungslauf befinden.

Abgrenzung: Während ein einfacher Zahlungsvorgang eine manuelle Banküberweisung darstellen kann, umfasst ein Zahlungsauftrag in SAP Business One eine durchgängige, elektronische Prozesskette von der Auswahl der Belege bis zur Zahlungsverbuchung.

Beispiel: Ein Unternehmen nutzt den Zahlungsassistenten, um sämtliche fälligen Lieferantenrechnungen zum Monatsende automatisch zusammenzufassen. Nach Prüfung wird die Bankdatei erstellt, übertragen und die Zahlung in SAP verbucht. Die Rechnungen werden als „bezahlt“ markiert und mit dem Kontoauszug abgeglichen.

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