Jetzt mal ehrlich: Was kostet ein SAP Business One Projekt?

Nachdem der erste Teil unserer ERP-Kosten Serie die grundsätzliche Ausrichtung bei einer SAP Business One Einführung beleuchtet, haben wir uns mit AddOns und deren – auch finanziell sinnvollen – Einsatz in B1 befasst. Nun geht es an einen Teil des Themas, der uns als Anbieter und Berater besonders am Herzen liegt: die Zusammenarbeit mit dem Kunden im SAP Business One Projekt.

Zusammenarbeit Kunde & Anbieter: Relevant für die Kosten?

Aber ja! Wenn alle Aufmerksamkeit beim SAP Business One Projekt auf Lizenzen und Dienstleistungskosten liegt, werden die eigenen Aufwände schnell vergessen. Eigenengagement vom Kunden steht hierbei nicht zur Wahl, sondern ist notwendig für den Projekt-Erfolg. Dabei kommt eine Stunde der vom Berater investierten Zeit auf zwei Stunden, die für den Kunden anfallen. Diese Kalkulation ist allerdings nur auf Projekte in bestimmten Umfang anwendbar – je größer das Projekt, desto weniger.

Auch Fragen kostet: Evaluation kann teuer werden

Sie investieren schon in Ihr ERP-System, wenn Sie noch auf der Suche danach sind. Die Auswahl des passenden Angebots fordern viele Stunden Arbeit, die auch entlohnt werden müssen. Bei den Meetings und Präsentationen der Anbieter sollten alle maßgeblichen Kollegen auch anwesend sein. Auch das kostet. Sparen können Sie, wenn Sie schon anfangs klarstellen, dass die Prioritäten für das neue System mit den Unternehmenszielen einhergeht und „nice-to-have“ Wünsche nicht unbedingt Berücksichtigung finden können (Siehe Teil 1). Das wird viel Zeit, Mühe und damit Kosten Ihrerseits sparen.

Tipp: Zuvor Ablauf und Bewertung – also z.B. Fragestellungen – für die Präsentationen festlegen. Das macht die Vergleichbarkeit der Angebote möglich.

Dass die persönlichen Befindlichkeiten bei der Auswahl immer eine (zu) große Rolle spielen, ist Realität. Deshalb ist es bei der Prozessanalyse eventuell sinnvoll, sich externe Hilfe zu holen. Das kostet zwar, ist aber häufig effektiver für die Auswahl von Prozessen, die für das Unternehmen maßgeblich sind.

Des Weiteren sollten Sie nicht zu vorschnell bei der Wahl des Anbieters vorgehen. Oft wird erst bei der Ausarbeitung des Lastenhefts klar, was Ihre Anforderungen sind und wer diese am besten erfüllen kann. Orientieren Sie sich auch hierbei an den Unternehmenszielen. Lastenhefte auf Basis des Ist-Zustandes sind für das ERP-Projekt schlicht nicht nutzbar – kosten aber Zeit. Auch hier gilt: Ein externer Berater spart vielleicht Geld, da oft utopische Anforderungen im Lastenheft festgehalten werden, die zu falschen ERP-Partner-Wahl führen können.

Unser Tipp: Beziehen Sie bei der Erstellung Ihre favorisierten Anbieter bereits mit ein. Die wissen am besten Bescheid, welche erweiterten Möglichkeiten in der neuen Software auf Sie warten und welche Erwartungen Sie haben können.

Fokus: Pflichtenheft statt Vertragsverhandlungen

Auch bei der Umsetzung des Pflichtenhefts ist Einsatz von Kundenseite gefordert. Dabei müssen die von Ihnen gewünschten Prozesse mit den vorhandenen Prozessen im ERP-System überein gebracht werden. Es ist nur in Ihrem Interesse, hieran mitzuarbeiten. So können Sie schon bei der Erstellung überprüfen, ob die Umsetzung so Sinn ergibt und etwaige Fehlinterpretationen von Prozessen korrigieren. Der Einsatz von Zeit und Mühe lohnt sich auch an dieser Stelle. Denn umso realistischer und detaillierter das Pflichtenheft ausfällt, umso größer werden die Chancen auf einen umsetzbaren Festpreis.

Dafür dürfen Sie bei den Vertragsverhandlungen ruhig mal ein wenig kürzertreten. Es gilt: Konzentration auf das Wesentliche! Will man alles vertraglich regeln, kommt es häufig zum Absicherungsreflex. Das vergrößert das Vertragswerk immens und fordert bald die Mitarbeit eines Anwalts – auf beiden Seiten. Setzen Sie lieber auf einen Partner, dem Sie auch vertrauen können (und wollen). Das ist langfristig ohnehin der einzig sinnvolle Weg.

Tipp: Die Ausarbeitung von Serviceverträgen lieber auf die lange Bank schieben. Gerade wenn Sie im Projekt auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit setzen, legen Sie die Service-Konditionen lieber anschließend vertraglich fest. Dann kennen sich beide Parteien besser und wissen was Sie voneinander zu erwarten haben.

Richtig investieren und versteckte im SAP Business One Projekt Kosten vermeiden

Wir sind bei der Umsetzung angekommen. Wenn Sie die Aufwände bis zu diesem Punkt betrachten, können Sie sich vorstellen, was auf Sie zukommt. Deshalb ist es eventuell nötig, einen oder mehrere Mitarbeiter – je nach Projektgröße – für die Umsetzung abzustellen. Denn mit Arbeitskräften, die sich verschiedene Aufgabenfelder nur halb widmen können, tun Sie sich in keinem Kostenplan einen Gefallen. Außerdem ist es ab einer gewissen Unternehmensgröße ratsam, ein Keyuser pro Fachbereich einzusetzen. Diese können nicht nur eine realistische Anwender-Dokumentation erstellen, sondern ihren Kollegen auch als interner Support dienen. Dies sollte aber kein Anlass sein, dass die Geschäftsführung sich aus dem Projekt entziehen. Beschlüsse oder kurzfristige Änderungen können nur nachvollzogen werden, wenn man Teil des Prozesses ist. Zudem schadet es nicht, wenn jemand das Projekt im Gesamten im Auge behält.

Ein wichtiges Thema in jeder ERP-Implementierung ist die Aufbereitung der Altdaten – oft ein „versteckter“ Kostentreiber. Der Aufwand wird von Kundenseite häufig auch für ein SAP Business One Projekt unterschätzt, da die Datensätze meist nicht dem Standard zur Übertragung in das neue System entsprechen. Wer versucht hier Mitarbeiter abzustellen, um mittels Excel kurzfristig Wunder zu vollbringen, landet meist auf der Nase. Besser: in den sauren Apfel beißen und per Hand in die Software überführen – oder überführen lassen 😉

Ebenfalls nicht gespart werden sollte an Schulungen. Hier gibt es zwei Varianten. Entweder Sie versuchen alle Mitarbeiter an einen Tisch zu bekommen und haben entsprechenden Koordinationsaufwand. Oder Sie investieren einfach in mehr Schulungen. Sinnvoll ist die Investition in ausreichend geschulte Mitarbeiter auch deshalb, da nur diese die Software testen können.

Tipp: Hier gilt dasselbe wie bei den Präsentationen der Anbieter. Entwerfen Sie vor dem Testen, einen Leitfaden, wie Sie vorgehen wollen: Wie soll getestet werden, wie dokumentiert und wann..

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