Das Abschlussdatum kennzeichnet in SAP Business One den Zeitpunkt, an dem ein Geschäftsvorgang, ein Beleg oder ein definierter Zeitraum als abgeschlossen gilt. Es signalisiert den Übergang vom offenen in einen geschlossenen Status.
In der Belegverarbeitung markiert das Abschlussdatum das Ende der aktiven Bearbeitungsphase eines Dokuments. Sobald z. B. eine Ausgangsrechnung vollständig beglichen ist, erhält sie den Status „Geschlossen“. Gleiches gilt für Angebote, die in Kundenaufträge überführt wurden, oder für stornierte Belege – sie alle zählen nicht mehr zu den offenen Transaktionen.
Auch im Rahmen von Korrekturprozessen (z. B. Stornierung fehlerhafter Belege) und in der Steuerung von Stammdaten kommt das Abschlussdatum zum Einsatz. So kann z. B. bei Kostenaktivitäten ein Gültigkeitszeitraum definiert werden, der deren Nutzung außerhalb der vorgesehenen Zeit unterbindet.
Das Abschlussdatum ist vom Fälligkeitsdatum zu unterscheiden. Während das Fälligkeitsdatum die zeitliche Erwartung einer Aktion (z. B. Zahlung) bestimmt, markiert das Abschlussdatum das formale Ende eines Vorgangs im System.
Beispiel:
Ein Verkaufsprozess gilt als abgeschlossen, wenn das dazugehörige Angebot angenommen, der Auftrag ausgeliefert und die Rechnung bezahlt wurde. Das Abschlussdatum des letzten Belegs markiert dabei das Ende der Prozesskette.
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