Mehr Kennzahlen Transparenz im ERP System

Viele Unternehmen erhoffen sich durch die Einführung einer ERP-Software mehr Transparenz im Bereich ihrer Kennzahlen. Übersichtlicher wird es allerdings nur, wenn man zuvor einige Schritte beachtet.

ERP gut – Alles gut. Mit dieser Erwartung stürzen sich Unternehmen häufig in ihr ERP-Projekt. Die Software-Landschaft durch ein einheitliches System ersetzen, dass alle Abläufe im Unternehmen abdeckt. Das hört sich nicht nur gut an, sondern ist auch der richtige Schritt. Ob die erwartete Optimierung für das Unternehmen jedoch tatsächlich eintritt, ist noch von weiteren Faktoren abhängig. Besonders im Bereich der Auswertung sind Unternehmen häufig enttäuscht, wenn der erwünschte Effekt ausbleibt. Dabei ist es immer der gleichen Fehler, die einem funktionierenden Kennzahlensystem im Weg stehen.

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Erstes Problem: Manuelle Eingabe

Vor der Einführung eines ERP-Systems arbeiten die Unternehmen mit vielen verschiedenen Systemen. Was für sehr kleine und junge Unternehmen anfangs noch funktioniert, ist mit der Zeit eine Herausforderung für das Controlling. Die einzelnen Kennzahlen werden aus den unterschiedlichen Systemen exportiert und dann häufig von Hand in eine Excel-Tabelle übertragen. Neben dem hohen Arbeitsaufwand, ist dieses Vorgehen durchaus fehleranfällig. Außerdem basieren diese Auswertungen dann häufig nur aus den einfach erfassbaren Zahlen – so entstehen Lücken und die ausgewertete Information entspricht nicht der tatsächlichen Unternehmens-Realität. Das Management trifft jedoch auf Basis von diesen falschen oder fehlenden Ergebnissen Entscheidungen.

Zweites Problem: Das große Ganze bleibt unsichtbar

Durch das fehlende einheitliche Reporting ist es üblich, dass die einzelnen Abteilungen ihre Kennzahlen separat erfassen und auswerten. Die Entscheidungen der Geschäftsführung führen dann aber zu ebenfalls separaten, statt übergreifenden Optimierungen. Nicht immer ziehen die jeweiligen Abteilungen dort an einem Strang, da ihre Bedürfnisse sich je nach Aufgabe unterscheiden. Die Zahlen in Kontext zu setzen, sodass man Entscheidungen einheitlich für das Unternehmen treffen kann und nicht für einzelne Abteilungen, fällt schwer. Auf Basis von diesen Kennzahlen in Problemfällen zu agieren noch schwieriger.

Schritt zur Lösung: Kennzahlen und Prozesse in Kontext setzen

Um diese Hürden zu bewältigen, braucht es eine feste Struktur für ihr Reporting, auf deren Basis Nutzer Kennzahlen strategisch analysieren können. Um die Abläufe in einem Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen dementsprechend zu gestalten, führt an einer einheitlichen Softwarelösung kein Weg vorbei. Allerdings entfaltet diese ihr Potenzial nur, wenn das Unternehmen a) um seine Prozesse und Abläufe weiß und b) das System mit den richtigen Kennzahlen füttert. Kennzahl ist dabei nicht gleich Kennzahl. Wenn ein Unternehmen seine Prozesse vereinheitlichen will, muss es dabei die Prozesse und Kennzahlen in Relation setzten, um zu einer sinnvollen Reporting-Struktur zu kommen, die dann auch im System umgesetzt werden kann.

Kennzahlen-System in der ERP-Software abbilden

Das wird in einer ERP-Lösung insofern möglich, als diese zahlreiche Möglichkeiten zur Abbildung der Prozesse bietet und somit jederzeit die richtigen und passenden Kennzahlen liefern kann. Außerdem schaffen die Analysetools schnelle und aussagekräftige Berichte, die die Zahlen automatisch in Relation setzen. Systeme wie SAP Business One lassen hier viel Freiraum zur Individualität und Möglichkeiten, ein individuelles Dashboard zu erstellen, auf welchem mit den passenden Masken immer die notwendigen Kennzahlen aufgerufen und in Relation gesetzt werden können. So erhalten Nutzer schnell und einfach die nötigen Informationen.

Die Erwartungshaltung, die an ein ERP-System bei einer Neu-Einführung gestellt wird, kann sich nur dann erfüllen, wenn dieser gezielte Prozessanalysen und eine Konzeption für die Reporting-Struktur vorausgeht. Ist diese einmal erstellt und auf die ERP-Lösung übertragen, nimmt dieses einen großen Teil der Arbeit ab.

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