Neun Schritte zum mobilen ERP-System

Mobile Anwendungen sind bereits Teil unseres Alltags-Standards – ob privat oder beruflich. Jedoch befinden wir uns dennoch am Beginn der Entwicklung. Auch im Bereich ERP-Systeme haben wir die Möglichkeiten im mobilen Feld noch bei Weitem nicht ausgeschöpft. Allerdings wird es für die meisten zukunftsorientierten Unternehmen langsam notwendig, sich mit dem Einsatz von mobilen Anwendungen zu beschäftigen. Dass dies häufig überstürzt geschieht, hängt mit kurzfristigen Modernisierung-Maßnahmen und einer Unterschätzung der Einführung zusammen. Die Implementierung mobiler Anwendungen ist jedoch ebenso aufwendig wie jedes andere System-Projekt und bedarf einer guten Planung. Hier neun Schritte, wie sie die Einführung einer (zusätzlich) mobilen ERP-System angehen können:

Schritt 1: Ziele definieren und mit Unternehmensfokus abgleichen

Am Beginn eines Projekts zum mobilen ERP-System steht immer die Zielsetzung. Das ist nicht nur damit verbunden, dass ein realistischer Projektplan erstellt werden kann, sondern um auch Motivation für die Durchführung zu schaffen. Die ist bei der Umsetzung von mobilen Anwendungen auch notwendig. Nur für den Satz „wir können auch mobil“ lohnt sich der Aufwand kaum. Wichtig ist, wie die mobile Anwendung den Unternehmenszielen gegenübersteht und ob eine gemeinsame Zielsetzung fokussiert werden kann. Dabei sollte immer im Auge behalten werden, dass die mobile Entwicklung nicht stillsteht.

Schritt 2: Mit (zukünftigen) Usern kommunizieren

Besonders wegen der schnellen Entwicklung ist es wichtig klar zustellen, wer wo die mobile Anwendung einsetzt. Dabei wird schnell offensichtlich, welche Anforderungen an den Umgang mit den mobilen Mitteln gestellt wird. Wichtig ist, dass eine bewusste Kommunikation über den Einsatz und Nutzen einer mobilen ERP-Lösung geführt wird. Schulungen sind hier stets ein gutes Mittel, um einen Einstieg in diese Kommunikation zu schaffen.

Schritt 3: Prozesse kundengerecht generieren

Im Gegensatz zum „normalen“ ERP-System, spielt bei der mobilen Version der Kunden-Kontakt eine recht große Rolle. Nicht selten werden die mobilen Anwendungen dafür genutzt, unter anderem Kalkulationen direkt bei Kunden zu erstellen und zu veranschaulichen. Neben dem sicheren Umgang mit dem System, ist es hier auch wichtig ein Bewusstsein dafür zu schaffen, welche Prozesse für den Kunden sichtbar werden sollen und in welchen das Ergebnis im Mittelpunkt steht.

Schritt 4: Funktionalität analysieren

Gegenüber den bisherigen Punkten sollte auch immer die Funktionalität im Fokus stehen. Nur weil bestimmte Prozesse mobil umgesetzt werden können, bedeutet das nicht, dass dies auch sinnvoll ist. Ebenso ist es wichtig, dass die Funktionen, die Prozesse mobil umgesetzt werden können, auch von den entsprechenden Endgeräten unterstützt werden.

Schritt 5: Usability im mobilen ERP-System sicherstellen

Mobile Anwendungen machen nur Sinn, wenn sie bedienbar sind. Von unseren alltäglichen „mobile Apps“ sind wir es gewohnt, dass sie sich selbst erklären. Dies ist immer gleichzusetzen mit dem Erfolg einer mobilen Anwendung.

Schritt 6: Technologien mit bisherigen Punkten abgleichen

Das Angebot bestimmt hier die Frage: Welche Endgeräte werden mit welchen OS (Apple, Android, Windows) eingesetzt? Auch die Webtechnologie (z.B. als Browser-App) wird hier definiert. Dies führt zu der Frage, wo welcher Zugang zu welchen Firmendaten geschaffen werden soll. Hier gibt es ebenso viele Antworten wie Möglichkeiten. Deshalb muss die Zielsetzung, Userdefinition, Usability und die entsprechende Funktionalität hier als Maßstab für die entsprechenden Lösungen dienen.

Schritt 7: Offline-Funktionen sinnvoll festlegen

Das große Manko der Mobilität: Ohne Netz geht nichts. Allerdings gibt es in vielen mobilen Anwendungen auch die Option, wichtige Funktionen offline nutzen zu können. Hier gilt es festzulegen, welche Bereiche müssen auch ohne Internet verfügbar sein. Diese Offline-Funktionen sollten sich allerdings in Maßen halten, denn diese bergen auch Risiken (s. P.9).

Schritt 8: Entwicklung entscheiden und planen

Natürlich ist es auch möglich, seine mobile ERP-Anwendung selbst zu entwickeln. Hat man allerdings keine hauseigene IT-Abteilung, sehen die Chancen schlecht aus. Und auch so: oft sind erfahrene Anbieter, die mit dem System und mobile Anwendungen ihre Erfahrungen gemacht haben, die bessere Alternative. Gerade wenn die Anwendung mit dem System Update fähig bleiben soll.

Schritt 9: Den Faktor Sicherheit großschreiben

Oberster Diskussionsfaktor ist bei mobilen Anwendungen natürlich immer die Sicherheit der Daten. Von Datenmissbrauch bis zu Fehlern von den Mitarbeitern sind einige Risiken gegeben. Wichtig ist es, Bewusstsein für die Sicherheitslage zu schaffen und die Konsequenzen, die dabei auf das Unternehmen zukommen, klarzustellen. Das Risiko kann außerdem so weit eingeschränkt werden, dass z.B. nur die Daten mobil verfügbar sind, die auch gebraucht und keine Daten offline auf den mobilen Endgeräten gespeichert werden.

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