SAP B1 Blog

Die Essenz von Peppol

Im Herzen von Peppol liegt die Idee, dass über eine einzige Verbindung mit allen registrierten Partnern im Netzwerk elektronische Beschaffungsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen ausgetauscht werden können. SAP Business One, bietet dank der Integration des PEPPOL-Standards eine effiziente Möglichkeit, elektronische Belege zu verarbeiten.

Von Europa in die Welt

Obwohl Peppol ursprünglich zur Vereinfachung von Beschaffungsprozessen zwischen Unternehmen und europäischen Regierungsstellen konzipiert wurde, hat seine Anwendung mittlerweile eine globale Dimension erreicht. Neben den 32 europäischen Ländern sind auch Australien, Neuseeland, Singapur, Japan, Kanada, und Organisationen in den USA Teil des Netzwerks. Die Erweiterung auf den B2B-Bereich in vielen dieser Länder unterstreicht die Vielseitigkeit und das enorme Potenzial von Peppol.

Das 4-Ecken-Modell

Das 4-Corner-Modell ist eine einfache Art, zu erklären, wie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk verschickt werden. Stellen Sie sich das Ganze wie einen Staffellauf vor, bei dem die Rechnung von einem Punkt zum anderen weitergereicht wird.

1. Corner 1 ist derjenige, der die Rechnung verschickt.
2. Corner 4 ist der Empfänger der Rechnung.
3. Damit die Rechnung korrekt zugestellt werden kann, müssen Empfänger in einem speziellen Register, dem SMP-Server, angemeldet sein. Dieses Register verweist auf einen zentralen Server, den SML-Server, der für das gesamte Netzwerk zuständig ist und quasi das Adressbuch darstellt.
4. Wenn eine Rechnung verschickt wird, nutzt der Sender einen Zugangspunkt (Access Point 2), der die Adresse des Empfängers herausfindet, indem er dessen eindeutige ID verwendet.
5. Die Rechnung gelangt dann zu einem weiteren Zugangspunkt (Access Point 3), der für den Empfang beim Adressaten zuständig ist, nachdem geprüft wurde, ob die Rechnung im korrekten Format vorliegt und akzeptiert wird.
6. Die gesamte Kommunikation folgt einem strengen Standard, der sicherstellt, dass alle Dokumente auf die gleiche Weise ausgetauscht werden können, was das Versenden und Empfangen von Rechnungen vereinfacht und standardisiert.

Kurz gesagt: Das Peppol-4-Corner-Modell ist ein organisierter Weg, um sicherzustellen, dass Rechnungen elektronisch von A nach B kommen, indem sie über verschiedene Stationen laufen, die jeweils ihre spezifische Rolle im Prozess haben.

Vorteile von Peppol

Die Nutzung von Peppol bietet eine Reihe von Vorteilen, die von besserem Cashflow und höherem Umsatz über mehr Sicherheit und Transparenz bis hin zu geringeren Kosten und schnellerem ROI reichen. Die einfache Integration von Lieferanten und Kunden, die globale Interoperabilität und die zukunftsorientierte Expansion des Netzwerks sind nur einige der Aspekte, die Peppol zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen machen, die ihre E-Procurement-Prozesse optimieren möchten.

Wie mittelständische Unternehmen Peppol nutzen können

Um das Peppol-Netzwerk für den Versand von Rechnungen zu nutzen, haben Sie drei Optionen:

Nutzung des Access Points der Bundesverwaltung:

Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden, können Sie den kostenlosen Access Point des Bundes verwenden. Dies ermöglicht es, Rechnungen an verschiedene Behörden der Bundesverwaltung und einiger Länder zu senden. Es könnte sein, dass für die Anbindung an diesen Service Unterstützung von außen nötig ist, die kostenpflichtig sein kann.

Anschluss an einen Peppol-Service-Provider

Wenn Sie keinen eigenen Access Point einrichten möchten oder können und den Service der Bundesverwaltung nicht nutzen möchten, können Sie sich an einen zertifizierten Peppe-Service-Provider wenden. Diese bieten Ihnen Zugang zum Peppol-Netzwerk. Beachten Sie, dass je nach Anbieter Kosten anfallen können.

Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points

Eine weitere Möglichkeit ist, Ihren eigenen Access Point einzurichten. Dies ermöglicht es Ihnen, direkt Rechnungen über Peppol zu versenden und sogar Dienstleistungen für andere Unternehmen anzubieten. Hierbei fallen neben den Entwicklungskosten auch Mitgliedsgebühren bei Open Peppol an. Zudem sollten Sie prüfen, ob Ihre IT-Infrastruktur für ein solches Vorhaben geeignet ist und wie aufwendig die Implementierung wäre.

Zusammengefasst gibt es also drei Wege, das Peppol-Netzwerk zu nutzen: durch den kostenlosen Service der Bundesverwaltung, durch die Dienste eines Service-Providers oder durch den Aufbau eines eigenen Access Points.

Blick in die Zukunft

Peppol entwickelt sich ständig weiter, um den Anforderungen eines digitalisierten Marktes gerecht zu werden. So wird beispielsweise an einem internationalen Standard PINT gearbeitet, der Peppol in Europa und Asien vereint, sowie an der Einbindung von Steuerbehörden für Continuous Transaction-Controls (CTCs) in einem erweiterten Peppol-5-Corner-Model.

PEPPOL-Integration in SAP Business One

Die Integration von PEPPOL in SAP Business One baut auf der Standardinfrastruktur der ERP-Software auf und ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Arten elektronischer Belege effizient zu verarbeiten. Dazu gehören:

• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Ein- und Ausgangsgutschriften
• Ein- und Ausgangslastschriften
• Ein- und Ausgangsaufträge

Es ist wichtig zu beachten, dass Aufträge und Lieferungen zwar Teil des PEPPOL-Protokolls sein können, diese Belege jedoch nicht vom SAP-Zugriffspunkt unterstützt werden.

Verarbeitung von Ausgangsrechnungen über PEPPOL

Um eine Ausgangsrechnung über PEPPOL zu erstellen, öffnen Sie einfach eine Ausgangsrechnung in SAP Business One, geben die erforderlichen Informationen ein und fügen den Beleg dem System hinzu. Das System erkennt den Beleg automatisch als elektronischen Beleg und zeigt den Bearbeitungsstatus an. Über den Monitor für elektronische Belege lassen sich diese Belege effizient verwalten.

Import elektronischer Rechnungen aus PEPPOL

Der Import elektronischer Rechnungen in SAP Business One erfolgt über den SAP-PEPPOL-Zugriffspunkt und den Assistenten für den elektronischen Belegimport. Dieser Assistent verwaltet den Import aller verfügbaren Belege zur weiteren Verarbeitung und zum Abgleich.

PEPPOL-relevante Daten importieren

Für den Import von PEPPOL-relevanten Daten ermöglicht SAP Business One, Daten aus Excel zu importieren. Dies erleichtert insbesondere die Massendatenverarbeitung und unterstützt Unternehmen bei der effizienten Handhabung von PEPPOL-Belegen.

Schritte für den Import aus Excel:

1. Bereiten Sie eine Excel-Datei mit den erforderlichen Werten vor, wobei der numerische Code in der ersten Spalte den Typ des PEPPOL-Codes identifiziert.
2. Öffnen Sie in SAP Business One den Import aus Excel und wählen Sie PEPPOL-BIS-Codes als Datentyp für den Import.
3. Wählen Sie die vorbereitete Excel-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen für den Importprozess.

Durch die Auswahl spezifischer Felder und Importmethoden können Unternehmen sicherstellen, dass die relevanten Daten korrekt in SAP Business One übertragen werden.