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In vielen ERP-Systemen laufen tagtäglich Prozesse ab, die zwar notwendig, jedoch nicht wertschöpfend sind. Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, Bestellungen manuell einzupflegen, Rechnungen mühsam zu kontrollieren oder Belege abzugleichen. Folglich binden diese repetitiven Aufgaben Ressourcen, die an anderer Stelle dringender benötigt werden. Genau hier setzt Robotic Process Automation (RPA) an. Software-Roboter übernehmen diese Aufgaben, arbeiten rund um die Uhr und dokumentieren jeden Schritt lückenlos. Besonders für mittelständische Unternehmen eröffnet RPA im Zusammenspiel mit dem bestehenden ERP-System einen konkreten Einstieg in die Automatisierung, ohne das gesamte System verändern zu müssen.

Key Takeaways

RPA automatisiert manuelle Aufgaben in ERP-Systemen, wodurch Mitarbeiter Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen.
Die Technologie imitiert menschliche Eingaben, interagiert direkt mit Benutzeroberflächen und erfordert keine tiefgreifenden Eingriffe in die IT-Infrastruktur.
Besonders in der Finanzbuchhaltung, im Einkaufswesen und im Kundendienst zeigt RPA erhebliche Effizienzgewinne.
Die Kombination von RPA mit KI verbessert die Verarbeitung unstrukturierter Daten und führt zu intelligenteren Prozessen.
Für eine nachhaltige RPA-Implementierung sind stabile Prozesse, Skalierbarkeit und zentrales Management unerlässlich.

Was ist RPA – und was unterscheidet es von anderen Lösungen?

Robotic Process Automation bezeichnet die regelbasierte Automatisierung manueller Aufgaben durch spezialisierte Software-Roboter. Diese digitalen Helfer imitieren menschliche Eingaben, wie beispielsweise Mausklicks oder Tastaturanschläge. Außerdem lesen sie Bildschirminhalte eigenständig aus. Im Gegensatz zu klassischen Schnittstellenlösungen interagiert RPA direkt mit den bestehenden Benutzeroberflächen. Deshalb sind keine tiefgreifenden Eingriffe in die IT-Infrastruktur erforderlich. Dennoch ersetzt RPA keine komplexe Geschäftslogik. Vielmehr automatisiert die Technologie klar strukturierte Abläufe, die ein hohes Volumen bei gleichzeitig geringer Varianz aufweisen.

Strategische Anwendungsfelder im ERP-Kontext

RPA bietet sich vor allem in Bereichen an, in denen hoher manueller Aufwand auf standardisierte Abläufe trifft. Innerhalb der Finanzbuchhaltung übernimmt der Roboter beispielsweise die automatisierte Rechnungsprüfung mittels Texterkennung. Zusätzlich gleicht er Zahlungen mit Bankkonten ab oder verbucht Belege in den Nebenbüchern. Auch im Einkaufs- und Bestellwesen entfaltet die Technologie ihre Wirkung. Hier versendet RPA automatisch Bestellbestätigungen oder gleicht Liefertermine mit den aktuellen ERP-Beständen ab. Darüber hinaus unterstützt RPA den Kundendienst durch die automatisierte Weiterleitung von Tickets oder das Erstellen standardisierter Antwortschreiben. Selbst die Stammdatenpflege profitiert erheblich, da Software-Roboter Umsatzsteuer-IDs validieren und Dubletten im System zuverlässig identifizieren.

Die Kombination von RPA mit KI als Evolutionsschritt

Besonders wirkungsvoll agiert RPA, wenn Unternehmen die Technologie mit KI-Funktionalitäten kombinieren. Während RPA die strukturierten Aufgaben übernimmt, verarbeitet die KI unstrukturierte Daten oder trifft logische Entscheidungen. Beispielsweise erkennt die KI den Typ eines Dokuments, während RPA die anschließende Verarbeitung im ERP-System durchführt. Mithilfe von intelligenter Texterkennung (OCR) liest die KI Papierbelege ein, woraufhin der Software-Roboter die extrahierten Daten direkt in das System einspeist. Infolgedessen entsteht echte Prozessintelligenz. Aus einer reinen Automatisierung entwickelt sich eine dynamische und lernfähige Prozessverarbeitung, die sogar Vorschläge für bevorzugte Lieferanten auf Basis historischer Daten unterbreiten kann.

Ein Praxisbeispiel: Automatisierter Workflow beim Maschinenbauer

Ein mittelständischer Maschinenbauer implementierte RPA, um den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zum Rechnungslauf zu optimieren. Sobald eine Bestellung via Webformular eingeht, erfasst der Roboter die Daten und erstellt die Bestellung im ERP. Danach generiert das System selbstständig ein Lieferavis. Nach dem Wareneingang löst RPA automatisch die Rechnungserstellung aus und gleicht abschließend die Zahlungseingänge ab. Dieses Vorgehen führte zu einer Zeitersparnis von 70 % im gesamten Bestellprozess. Zudem sank die Fehlerquote bei der Belegerfassung um beeindruckende 90 %. Durch die lückenlosen RPA-Protokolle blieb jede Aktion für das Unternehmen transparent und nachvollziehbar.

Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Implementierung

Damit der Einsatz von RPA langfristig funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zuerst erfordert die Technologie stabile und standardisierte Prozesse. Systeme müssen zudem fehlerrobust reagieren und definierte Rückmeldungen geben, falls Daten fehlen sollten. Des Weiteren ist die Skalierbarkeit entscheidend, damit Roboter für verschiedene Varianten wiederverwendet werden können. Da RPA wie ein digitaler Mitarbeiter agiert, sind Governance und Monitoring unerlässlich. Ein zentrales Management stellt dabei die Versionskontrolle und notwendige Wartungszyklen sicher. Dennoch stößt RPA an Grenzen, wenn Prozesse zu unstrukturiert verlaufen oder Benutzeroberflächen sich ständig ändern. In solchen Fällen hilft eine vorherige Standardisierung der Abläufe oder die Ergänzung durch KI-Module.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass RPA einen schnellen und risikoarmen Weg darstellt, um ERP-Prozesse effizienter zu gestalten. Durch die Entlastung von repetitiven Aufgaben gewinnen Mitarbeiter Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. In der Kombination mit Künstlicher Intelligenz fungiert RPA zudem als tragfähige Brücke hin zu einer vollumfänglich intelligenten Prozessautomatisierung.