SAP Business One erstellt viele Journalbuchungen automatisch im Zuge der Finanzbuchhaltungsintegration bei der Belegerfassung. Dies kann man dabei exemplarisch an einer Eingangsrechnung verdeutlichen, bei der das Feld “Ursprung” auf den belegmäßigen Ursprung der Buchung verweist. Über einen Verknüpfungspfeil lässt sich der zugehörige Beleg, wie beispielsweise eine Rechnung für eine KFZ-Inspektion, direkt öffnen. In bestimmten Fällen kann dieser Systembeleg zusätzlich den Originalbeleg als Dateianhang enthalten.

Manuelle Journalbuchungen Beispiele

Trotz der automatisierten Buchungsprozesse ist es in bestimmten Situationen erforderlich, manuelle Journalbuchungen durchzuführen. Typische Beispiele hierfür sind Korrektur-, Jahresabschluss– oder Anpassungsbuchungen, die etwa im Rahmen von Unternehmensprüfungen notwendig werden. Auch regelmäßige Buchhaltungsvorgänge wie Gehaltsbuchungen oder Kassenbewegungen erfasst man oft manuell.

Erfassung in SAP Business One

Die Erfassung einer manuellen Journalbuchung erfolgt über das Modul Finanzwesen. Die Felder im Kopfbereich des Journalbuchungsfensters gelten für die gesamte Buchung und bestimmte Inhalte aus diesem Bereich, wie der Buchungstext oder die Referenzfelder, werden als Vorschlagswerte in die Buchungszeilen übernommen. Die Felder im Tabellenbereich gelten jeweils für die einzelne Buchungszeile. Man kann sie individuell anpassen.

Manuellen Journalbuchung Prozess

Manuelle Journalbuchung SAP business One

Manuelle Journalbuchungen können aufgrund vieler verschiedener Gründe nötig sein.
Angenommen, man hat eine Eingangsrechnung versehentlich auf ein falsches Aufwandskonto gebucht und muss diese korrigieren. Da der Buchungszeitraum bereits geschlossen ist, ist eine Neuerfassung der Rechnung nicht möglich. Stattdessen erstellt man eine manuelle Buchung, um den Betrag auf das korrekte Aufwandskonto zu übertragen.

Bei der Buchungserfassung werden das Buchungs- und Fälligkeitsdatum festgelegt, und der Buchungstext wird ergänzt. Die Option “Ausgleichsbuchung Periode 13” dient dazu, die Buchung von den operativen Geschäftsvorfällen des Geschäftsjahres zu trennen und ermöglicht eine separate Ausweisung in Finanzberichten. Die Funktion “Automatische Umsatzsteuer” ist standardmäßig aktiviert, muss jedoch für Umbuchungen auf Steuerkonten deaktiviert werden.

Nach der Eingabe der Buchungszeilen, Auswahl des richtigen Aufwandskontos und Festlegung des Korrekturbetrags kann die Buchung hinzugefügt werden. Es ist wichtig, die definitive Nummer des Journaleintrags und das Kürzel “JE” im Feld “Ursprung”, welches auf eine manuelle Journalbuchung hinweist, zu beachten.

Diese Vorgehensweise verdeutlicht, wie SAP Business One die Flexibilität bietet, sowohl automatisierte als auch manuelle Buchungsprozesse effizient zu handhaben und damit ein umfassendes Finanzmanagement zu ermöglichen.

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