SAP B1 Blog

Opportunity-Management- zu kompliziert

ERP-Systeme, wie SAP Business One, dürften sich eigentlich so nicht nennen. Der Begriff ERP greift zu kurz, ist doch in der Businesssoftware für den Mittelstand ein CRM verbaut. Welche Vorteile und vielleicht auch Nachteile gegenüber einer getrennten ERP und CRM Welt hat, wollen wir hier nicht weiter behandeln. Das füllt einen weiteren Artikel. Gleichzeitig verfügt SAP B1 eben über ein Tool zur Vertriebssteuerung, das auch in manchen CRM Systemen eine unbeachtet Dasein fristet: das Opportunity-Management. Vielen kleineren Unternehmen scheint es zu aufwendig und kompliziert. „Die paar Kunden und Interessent habe ich auch noch im Kopf.“
„Meine Kunden kann ich nicht nach Schema F gewinnen.“ Solche oder ähnliche Aussagen hört man oft, wenn es um die Einführung der Funktionen rund um die Opportunities geht.

Überblick und Methode

Dabei tut es gut, sich zunächst die Funktion des Opportunity-Managements vor Augen zu führen. Die Aufgabe ist einen Überblick über die Verkaufschancen zu erhalten. Dabei soll ein optimierter Verkaufsprozess unterstützt werden. Innerhalb dieses Prozesses nähert sich der Vertrieb einem Abschluss, in dem er gezielt Informationen sammelt und darauf basierende Schritte tätigt.
Hilfreich ist dabei tatsächlich Business Software, die ein bei der methodischen Arbeit an die Hand nimmt.
Wir sehen uns an, was hier SAP Business One zu bieten hat.

SAP Business One – die Vorbereitung

Um die Funktionen rund um das Opportunity-Management in SAP Business One sinnvoll und umfassend nutzen zu können, sollten Sie vorab einige Strukturen anlegen (falls noch nicht vorhanden).
Hierzu gehören:

Verkaufs- oder Vertriebsgebiete

Hier legen Sie die Gebiete fest, in denen Sie Ihrer Vertriebstätigkeit durchführen. Also unter anderem die Standorte Ihrer Kunden und Interessenten. So können Sie dann in späteren Auswertungen nach Ihrer Gebietsstruktur analysieren oder Angebote steuern. Jede Opportunity kann dementsprechend auch einem solchen Gebiet zugeteilt werden.

Hierbei gilt wie so oft „weniger ist mehr“. Sprich nicht zu kleinteilig bei den Gebieten werden, um eine sinnvolle Auswertung nicht zu behindern. Im Geschäftspartnerstammsatz kann man das Gebiet für den jeweiligen Geschäftspartner festlegen. Bei der Anlage einer Opportunity wir dann das Gebiet entsprechend vorgeschlagen, kann aber noch geändert werden.

Die Verkaufsstufen im Opportunity-Management

Hier steckt viel von Ihrer Erfahrung, Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen drin. Die Verkaufsstufen legen fest, welche Schritte im besten Falle Ihr Verkaufsprozess durchläuft. Dies ist sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die allgemeine Idee ist es allerdings, dass die Stufen aufeinander aufbauen und je Stufe eine Einschätzung möglich ist, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, den Abschluss zu machen. Dementsprechend wird pro Stufe eine prozentuale Wahrscheinlichkeit vergeben, mit der sich rechnen lässt.

Hierin liegt auch ein organisatorischer und disziplinierender Aspekt für den Vertrieb. Denn nach den vereinbarten Stufen sollte der Vertrieb tatsächlich seine Aktivitäten durchführen. So standardisiert lassen sich später bei begleitendem Auswertungen Abweichungen und Trends feststellen.
Darüber hinaus erleichtert eine einheitliche Vorgehensweise die Steuerung Ihres Vertriebs.

SAP Business One – die Opportunity

So vorbereitet können Sie jetzt Ihre Verkaufschancen anlegen. Hier können viele Einzelheiten und Daten erfasste werden, müssen aber nicht. Überlegen Sie sich gut was sinnvoll ist und Sie dem Vertrieb abverlangen wollen. Angaben über Interessenbereiche, Partner und Mitbewerber sind sicherlich interessant. Das Opportunity-Management lebt zu einem von der Standardisierung aber auch von der vollständigen Erfassung er Daten die man als wichtig erachtet. Je mehr Sie sich und Ihren Mitarbeitern hier abverlangen, je schwieriger wird es hier die Disziplin aufrechtzuerhalten.

Im Grunde reichen schon die wenigen Angaben im Startfenster der Opportunity. Hier wird erfasst in wie vielen Tagen Sie den Abschluss machen wollen, wie hoch der Abschlussbeitrag sein wird und wie hoch dieser Betrag in Abhängigkeit der Abschlusswahrscheinlichkeit sein wird. Der Bruttogewinn in Prozent und die Bruttogewinnsumme basieren auf der Eingabe des Users genauso wie der Interessengrad.
Damit ist die Basis für Reports gelegt, die einen schellen Überblick über das Potenzial seiner Chancen im Vertrieb aufzeigen.

SAP Business One – Opportunity Stufen

Viel Angaben im Opportunity Objekt in SAP Business One sind eher für die Statistik und Auswertung von Bedeutung. Die Pflege der Stufen dagegen sind für den laufenden Prozess wichtig. Zum einen leiten die Stufen quasi an, welcher der nächste logische Schritt ist den man mit seinem (potenziellen) Kunden gehen sollte. Es ist quasi die Operationszentrale aus der heraus jede weitere Aktion gestartet werden kann. Aus jeder Stufe können direkt Aktivitäten angelegt werden, um diese zu planen, oder zu dokumentieren. Besonders die gewohnt tiefe Integration in SAP Business One erleichter hier das Arbeiten sehr.

So kann direkt jede Zeile und Stufe mit Belegen wie Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen verknüpfen. Die damit verbundenen Zahlen aktualisieren bei Bedarf die Werte der Opportunity.

Die dynamische Opportunity Analyse

Ein etwas andere Sicht auf die Sales-Pipeline verschafft einem die dynamische Opportunity-Analyse. Sie macht es möglich einen dynamischen Einblick in den Verlauf der Entwicklungsgeschichte von Verkaufschancen zu erhalten. Die Abfrage kann unter unterschiedlichen Blickwinkeln durchgeführt werden, sei es Bezug auf Kunden, Gruppen oder Mitarbeitern.

Mehr herausholen aus den Opportunities

Mit allem, was hier beschrieben haben, haben wir immer noch nur an der Oberfläche der Möglichkeiten gekratzt. Wie bei allem heißt es sich auf den Weg zu machen. Oft liegen die Werkzeuge bereit – man muss sie nur anwenden.