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Ein ERP-System ist eine modulare Software. Sie wurde entwickelt, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens in ein einziges zentrales System zu integrieren. Das Finanzmodul tauscht dabei Daten mit anderen Modulen aus. Es gibt fast keine Bereiche, die dabei ausgespart bleiben. Darunter sind Lager und Logistik, Produktionsplanung, Einkauf, Verkauf bis hin zu integrierten CRM-Modulen. Sobald eine Transaktion in einem dieser vernetzten Module eine Auswirkung auf die Finanzen hat, geht damit auch eine Transaktion im Finanzmanagement einher. Manche dieser Transaktionen sind Pflicht innerhalb einer ordentlichen Buchführung, andere dienen der besseren Transparenz und Übersicht.

Das Finanzmodul – ein wichtiges ERP-Modul

Das Finanzmodul ist in der Regel die erste Komponente, die in einem ERP-System aktiviert wird. Bei ERP-Einführungen in Unternehmen werden meistens isolierte Buchhaltungssysteme durch das ERP-Modul ersetzt. Die damit einhergehende Automatisierung der Finanzbuchhaltung hilft bei der Sicherstellung der buchhalterischen Genauigkeit und zeitnahen Buchung. So kann den in den letzten Jahren immer strenger gewordenen Finanzvorschriften und Berichtsanforderungen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen begegnet werden. Außerdem liefert mit den konsolidierten Finanzdaten, die Basis zur Messung und Verbesserung der Unternehmensleistung.

Das Finanzmodul ist auch die Komponente, die ERP am meisten von anderen integrierten Geschäftsanwendungen unterscheidet, wie z. B. PPS-Systemen oder reinen Warenwirtschaftssystemen. Es ist das wirklich substanzielle Modul und dient oft als erster Baustein bei der Einführung oder Wechsel einer ERP-Software.

Die wesentlichen Inhalte des Finanzmoduls

Die folgenden Bereiche und Inhalte gehören im Wesentlichen in ein integriertes Finanzwesen einer ERP-Software:

Gewinnverfolgung

Die Gewinnermittlung verschafft einem Unternehmen ein Bild über seine finanzielle Gesundheit. Der Überblick darüber, wie es seine finanziellen Ressourcen nutzt, ist dabei die Maßgabe. Mit der Gewinnverfolgung oder Rentabilitätsanalyse hat das Unternehmen die Übersicht, woher die Gewinne herkommen. Es ermittelt auf Basis von Verkaufstransaktionen und Kostendaten seinen Return on Investment (ROI).

Hauptbuch

Das Hauptbuch ist die umfassende Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Es erfasst u. a. Einnahmen und Ausgaben, Kapitalkonten, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Kreditorenbuchhaltung

Mit der Kreditorenbuchhaltung verwaltet ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Gläubigern. Die Automatisierung dieses Bereiches minimiert Fehler und hilft, das Cashmanagement zu optimieren. Die Kreditorenbuchhaltung integriert auch den Datenaustausch mit dem Einkaufssystem, das Teil des Finanzmoduls oder eines separaten Einkaufs- oder Beschaffungsmoduls sein kann. Verbunden mit einer automatischen Eingangsverarbeitung von Fremdbelegen kann dabei ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Typische Arbeiten in der Kreditorenbuchhaltung sind Rechnungsbearbeitung, Cashmanagement und Bankabstimmung.

Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist der Bereich, in dem ein Unternehmen Forderungen an Kunden verwaltet. Sie verfolgt Zahlungen und verwaltet Bargeld und Rechnungen. Die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, Jahresabschlüssen und Zahlungserinnerungen sollte dabei automatisiert werden können. Durch die Automatisierung dieser Prozesse kann ein Unternehmen korrekte Rechnungen erzeugen und das Inkasso beschleunigen. Ein optimierter Cashflow und die Kundenzufriedenheit sind ein wesentliches Ziel. Typische Arbeiten in der Debitorenbuchhaltung sind Fakturierung, Kreditvergabe und Abgleich von Rechnungen mit Geldeingängen.

Verwaltung des Anlagevermögens

Dieser Bereich dient der Verfolgung und Verwaltung von Sachanlagen. Maschinen, Computer, Betriebseinrichtungen oder Fahrzeuge fallen hierunter. Mit der Anlagenverwaltung kann ein Unternehmen die Berechnung der Abschreibung betreiben, aber auch rechtliche Anforderungen und steuerliche Auswirkungen berücksichtigen. Der Überblick über die Nutzung seiner Anlagen eines Unternehmens mit allen seinen zugeordneten Kosten wir damit erreicht.

Beschaffung und Einkauf

Viele ERP-Finanzmodule beinhalten Funktionen, die ein Unternehmen für den grundlegenden Einkauf von Material und Dienstleistungen benötigt. Die Integration in die Kreditorenbuchhaltung sorgt in der Regel für die notwendige Bearbeitung von Rechnungen, bei deren Abgleich sichergestellt wird, dass die Rechnung des Lieferanten mit den Informationen in der Kreditorenbuchhaltung übereinstimmt, bevor eine Zahlung veranlasst wird.

Risikomanagement

Ein Risikomanagement erkennt Vorkommnisse, die die finanzielle Stabilität eines Unternehmens beeinflussen. Dazu gehört Kontrolle von Kreditrisiken und ein gesunder Cashflow. Mögliche Zahlungsausfälle oder Verzögerungen werden transparent. Problemen in Bezug auf Sicherheit, rechtliche Verpflichtungen, Compliance und Reputation soll damit aus dem Weg gegangen werden.

Das Berichtswesen

Durch die Integration in alle anderen ERP-Module kann man umfassende und übergreifende Berichte erstellen. Diese können zur Analyse und internen Nutzung dienen, aber auch die gesetzlich geforderten Berichte einer Finanzbuchhaltung abdecken. Der Einblick in die Finanzdaten durch die Reporting-Funktionen hilft dem Unternehmen, datenbasierte Aussagen über seine Finanzen zu treffen. Business Intelligence (BI) und Analysefunktionen sorgen für Transparenz und verlässliche Prognosen. Die Darstellung in Dashboards kann auch Szenarien simulieren und Übersichten schaffen.

Steuerverwaltung

Hier kann man Informationen bzgl. zu zahlender oder eventuell zurückzufordernden Steuern generieren und bearbeiten. Diese Funktionen liefern dabei die Basis für Steuerberichte und Audits. Dabei kann man die Berichte, die ein Unternehmen für seine Steuererklärung benötigt, erzeugen.

Die Vorteile eines integrierten Finanzmoduls

Ihre Geschäftsentscheidungen sind nur so gut wie Ihre Daten. Wenn Sie mehrere Datenbanken oder/und Systeme mit sich überschneidenden Daten haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass mindestens eines der Systeme veraltete Daten enthält. Wenn jedoch alle diese Systeme miteinander verbunden sind, spiegeln sich Änderungen in einem Bereich in den anderen wider und Sie können sicher sein, dass Ihre Daten systemübergreifend konsistent sind. Daraus ergeben sich weitere Vorteile:

• Das ERP-Finanzmodul hilft, die Finanzprozesse eines Unternehmens zu beschleunigen und bietet eine revisionssichere Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben. Es ermöglicht einem Unternehmen transparente Finanzinformationen an Lieferanten, Kunden, Finanzpartnern und Behörden.
• Autorisierte Personen im Unternehmen erhalten Informationen, die sie benötigen, um die Finanzdaten ihres Unternehmens zu verstehen.
  Eine bessere Planung und Budgetierung wird durch Analyse- und Berichtsfunktionen des ERP-Finanzmoduls erreicht.
• Fehler in der Buchhaltung, einschließlich Dateneingabefehler, lassen sich leichter erkennen und vermeiden.
• Durch die Vernetzung aller Informationen zu einem Geschäftsvorfall findet man schnell jedes Detail und spart sich unproduktives Suchen.
• Die Analyse von Forderungen und Kundenkonten zur Identifizierung von Zahlungsrisiken und Durchführung von Maßnahmen zur Förderung des rechtzeitigen Einzugs sorgen für einen geregelten Cashflow
• Das Unternehmen kann auf seine Finanzinformationen zentralisiert zugreifen.
• Die Finanzzahlen lassen sich mit anderen Daten aus dem ERP-System zu aussagereichen Reports kombinieren.