DATEV und SAP Business One Export & Import

Der Export und Import von Daten zwischen DATEV und SAP Business One stand mit zunehmender Verbreitung von SAP B1 ganz oben auf der Wunschliste der Steuerberater. Dies war der Ausgangspunkt für die Versino Financial Suite und ist nach wie vor einer der Gründe für SAP Business One Anwender und deren Steuerberatung, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

DATEV Finanzbuchhaltung der per se Standard

Die DATEV Finanzbuchhaltung ist eine bewährte Lösung für mittelständische Unternehmen und Steuerberater, um die Buchhaltung ihrer Mandanten abzubilden. Unternehmen, die SAP Business One nutzen, verfügen zwar bereits über viele der Finanzmanagement-Funktionen, entscheiden sich jedoch oft für die Übermittlung der Buchungen an die DATEV Finanzbuchhaltung.

SAP Business One & DATEV – Standard ist zu wenig

Zwar hat SAP Business One eine eigene Standard DATEV Schnittstelle, die aber nur zum Teil die wachsenden Anforderungen der SAP Business One Anwender und auch beteiligter Steuerberater befriedigen kann. Beide Seiten klagten häufig über viele Stunden für Fehlersuche und Nacharbeit, um Daten zu prüfen, abzugleichen und zu übernehmen.

Mehrwert für SAP Business One Anwender und Steuerberater

Die Entwicklung der Versino Financial Suite begann bereits vor einigen Jahren als Schnittstelle zu DATEV Finance. Zunächst implementiertem wir eine eigene erweiterte Exportfunktion, um dann später die Möglichkeit zu schaffen, die aus DATEV generierten Daten bzw. Buchungsstapel in SAP Business One zu importieren.
Die DATEV-Schnittstelle wurde früh als bidirektionales Interface implementiert. Damit gewährleisten sie einen hundertprozentig synchronisierten Datenbestand in beiden Systemen.
Die Entwicklung des Exports aus SAP Business One für DATEV war der Ausgangspunkt für weitere Innovationen. Nachdem wir den Export- und Importprozess perfektioniert hatten, implementierten wir weitere Funktionalitäten. Im engen Kontakt mit DATEV, konzentrierten wir uns darauf, wie wir die Kommunikation zwischen SAP Business One-Anwendern und Steuerberatern, die DATEV verwenden, verbessern können.

DATEV Logik schon bei der Journalbuchung in SAP Business One

Dazu verbesserten wir das Handling der Stammdaten Kunde, Kreditor, Sachkonten und Steuerdefinitionen. Außerdem haben wir dafür gesorgt, dass SAP Business One die DATEV Logik schon bei Journalbuchungen in SAP Business One berücksichtigt. Dies sorgt mit für einen reibungslosen Import ins DATEV Finanzwesen beim Steuerberater
Für diesen Import entwickelten wir spezielle Logiken. Es lässt sich bei den zu importierenden Daten unterscheiden zwischen vorerfassten Belegen und Journaleinträgen. So hat man dann die Möglichkeit selektiv, zunächst nur vorerfasste Belege zu importieren.

Ausführliche Prüfungen beim Import in SAP Business One

Es ist auch möglich, Daten aus DATEV Rechnungswesen oder Lohn & Gehalt zu in SAP Business One importieren. Vor der Übernahme der Daten, prüft die Software zunächst, ob alle benötigten Konten vorhanden sind, ob die entsprechende Buchungsperiode geöffnet ist und ob zu bebuchende Kostenstellen vorhanden sind. Ist dies nicht durchgängig der Fall, generiert die Software Warnungen. Ist so weit alles in Ordnung, übernimmt das System jede Zeile der Importdatei und löst damit eine entsprechende Buchung in SAP Business One aus.

Aufwendige Logik über die Erzeugung von Belegen

Wenn in der Importdatei Erlöskonto an Debitor steht, wird nicht einfach eine Journalbuchung in SAP Business One von DATEV importiert, sondern die Software erstellt eine Ausgangsrechnung.
Wenn in der Datei Aufwandskonto an Kreditor steht, wird entsprechend eine Eingangsrechnung erstellt. Oder je nach Soll-Kennzeichen wird statt einer Rechnung eine Eingangs- oder Ausgangsgutschrift erstellt. Wenn in der zu importierenden Zeile „Bank an Kreditor“ steht, bucht das System eine Eingangszahlung und umgekehrt, wenn Kreditor an Bank steht, eine Ausgangszahlung. Dabei prüft die Software auch Referenzfelder, ob eine Rechnungsnummer angegeben ist. Wenn ja, dann wird auch tatsächlich gegen die Rechnung gebucht und die Rechnung automatisch ausgeziffert. Hier agiert also die Software, so als würde eine Fachkraft manuell Eingangs- oder Ausgangszahlungen buchen.
Ist aber kein Beleg zu finden oder keine Belegnummer angegeben, dann bucht die Software ein Eingangs- oder Ausgangszahlung, aber dann als Akontozahlung. Alle anderen Fälle, die von Konto an Konto gehen, führen zur Erzeugung einer Journalbuchung.

Mehr durchgängige Vorgänge in DATEV UND SAP Business One

Auf diese Weise sorgt das System für einen durchgängigen Informationsfluss. Denn oft werden etwa Belege, als Rechnung in SAP Business One erfasst, anschließen allerdings die Zahlungen nur als Journalbuchung vom Steuerberater in DATEV erfasst. Kommt dann die Zahldatei zum Import zurück, sind die Bezüge verloren gegangen und es entsteht der Aufwand alles erneut abzustimmen. Das System der Financial Suite identifiziert eine Rechnung samt Rechnungsnummer und bucht gegen diese die entsprechende Zahlung.

Optimierung der Export aus SAP Business One

Aber auch beim Export aus SAP Business One haben wir im Vergleich zum SAP Standard einiges optimiert oder erweitert. So exportiert das System im Gegensatz zum SAP Standard der Kostenträger. Aber auch Umgang mit den Steuern, Generalumkehr, Aufhebung der Automatik hat deutliche Erweiterungen erfahren. Daneben exportiert die Software keine Nullbuchungen exportiert und Brutto- statt Nettowerten übertragen.

Wesentlich mehr in der Versino Financial Suite

Die DATEV-Schnittstelle ist nur ein, wenn auch wichtiger Baustein der Versino Financial Suite für SAP Business One. Unsere Kunden, aber auch Ihre Steuerberater sind oft überrascht, welche weitergehenden und hilfreichen Funktionen im Erweiterungspaket für das Finanzwesen zu finden sind. Im Verbund mit dem DATEV und SAP Business One Import und Export bekommt beide Seiten, Anwender und Steuerberatung, viel Potenzial für Arbeitserleichterung und Optimierung.

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