Die Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One

Die Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Ein- und Auszahlungen sowie die Durchführung interner und externer Abstimmungen. Durch die automatische oder manuelle Erfassung von Kontoauszugsdetails können bisher nicht verbuchte Transaktionen wie Kundenzahlungen oder Lieferantenbenachrichtigungen über erfolgte Zahlungen erfasst werden. Dabei unterstützt die Kontoauszugsverarbeitung verschiedene Szenarien. Dazu gehört die Erstellung, Buchung und interne Abstimmung von Ein- und Auszahlungen an Geschäftspartner, die per Lastschrift oder Überweisung getätigt wurden und bisher nicht in SAP Business One erfasst sind.

Einrichtung der Kontoauszugsverarbeitung

Kontoauszugsverarbeitung SAP Business One

Die Einrichtung der Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One umfasst mehrere Schritte, die man dabei sorgfältig ausführen muss:

Kontoauszugsformat hinterlegen: SAP Business One unterstützt die Formate MT940 und Multicash. Diese Formate müssen von der Hausbank angefragt und in der Tabelle der Hausbankkonten hinterlegt werden.
Hausbank mit Sachkonto und Interimssachkonto verbinden: Im Fenster der Hausbankkonten wird jedem Bankkonto ein Sachkonto und ein Interimssachkonto zugeordnet. Diese Konten sollten in Absprache mit dem Steuerberater festgelegt werden.
Interne Bankcodes definieren: Interne Bankcodes helfen, den Typ von Transaktionen zu unterscheiden. Jede Zeile im Kontoauszug wird dabei durch einen externen Code identifiziert, der durch die Bank festgelegt ist. Diese externen Codes muss man mit entsprechenden internen Codes verknüpfen.
Interne Bankcodes den externen Codes zuordnen: Diese Zuordnung erfolgt im Modul „Kontoauszugsverarbeitung“ unter dem Punkt „Externe Bankcodes“. Hierbei werden externe Bankcodes den internen Codes zugewiesen, um eine korrekte Transaktionsbuchung zu gewährleisten.
Externe Codes und Buchungsdatum den Hausbankkonten zuweisen: Im Fenster „Banken“ müssen die externen Bankcodes definiert und das Buchungsdatum festgelegt werden.
Abgleichskriterien definieren: Abgleichskriterien sind Regeln, nach denen SAP Business One Transaktionen im Kontoauszug mit bestehenden Transaktionen abgleicht. Diese Kriterien können bis zu drei Runden umfassen, um eine genaue Zuordnung zu gewährleisten.
Eröffnungssaldo des Bankkontos buchen: Hierbei wird der Anfangssaldo des Bankkontos in das System eingetragen, um die Konten korrekt zu eröffnen.

MT940 & Multicash

Das MT940-Format stellt einen weltweit anerkannten Standard für den elektronischen Datenaustausch von Banktransaktionen dar, insbesondere für den Versand von Kontoauszügen. Es dient um als Kommunikationsstandard im Bankwesen.

Vorteile von MT940

Standardisierung: Durch das einheitliche Format können Banken und Unternehmen weltweit problemlos Kontoauszüge verarbeiten.
Automatisierung: MT940 ermöglicht die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen in ERP-Systemen, was die Buchhaltung effizienter macht.
Detailgenauigkeit: Die umfassenden Transaktionsdetails erleichtern das Nachverfolgen und Abgleichen von Zahlungen und Buchungen.

Multicash

MultiCash ist ein proprietäres Datenaustauschformat für den elektronischen Zahlungsverkehr und Kontoauszüge.

Erweiterung des MT940-Formats: Es baut auf dem SWIFT-Format MT940 auf, indem es zusätzliche Felder und Strukturen hinzufügt, um eine erweiterte Funktionalität zu bieten.

Zukünftige Entwicklung des MultiCash-Formats

Die CAMT-Formate (Cash Management) auf XML-Basis ersetzen das MultiCash-Format in Zukunft. Diese Umstellung erfolgt im Rahmen der ISO 20022-Standards und zielt darauf ab, eine weltweite Vereinheitlichung der Finanzdatenformate zu erreichen.

Ab November 2025 werden die bisherigen Formate MT940 und MT942 nicht mehr unterstützt.

Import und Verarbeitung von Banktransaktionen

SAP Business One Finanzwesen Pro Seminar

Nachdem die Kontoauszugsverarbeitung eingerichtet ist, können die ersten Banktransaktionen importiert werden. Dies erfolgt über das Menü „Bankenabwicklung > Kontoauszüge und externe Abstimmung > Kontoauszugsverarbeitung“. Dabei führt man folgende Schritte aus:

Hausbankkonto selektieren: Das entsprechende Bankkonto wird ausgewählt.
Kontotransaktionen importieren: Die Transaktionen werden im Kontoauszugsformat der Hausbank importiert und als geparkte Belege sichtbar gemacht.
Details der Kontoauszugszeilen anzeigen: Ein Doppelklick auf die Zeile erzeugt eine Detailansicht.
Buchungsvorschlag erstellen: Basierend auf den definierten internen Codes und Abgleichskriterien erstellt SAP Business One einen Buchungsvorschlag.
Buchung und Abstimmung abschließen: Nach Bestätigung des Vorschlags erfolgt die Buchung sowie die interne und/oder externe Abstimmung.

Beispiele für typische Transaktionen

SAP Business One bietet verschiedene Buchungsmethoden für unterschiedliche Transaktionstypen. Hier sind einige Beispiele:

Ausgangszahlung für Eingangsrechnung: Hierbei bucht Software die Zahlung einer Eingangsrechnung und stimmt sie ab.
Ausgangszahlung für Rentenversicherung: Diese Buchung wird auf ein Sachkonto durchgeführt und extern abgestimmt.
Ausgangszahlung mit Sachkonto- und Vorsteuerbuchung: Wenn ein Sachkonto im internen Code definiert ist, trägt das System der entsprechende USt-Betrag automatisch ein.
Eingangszahlung wird mit mehreren Ausgangsrechnungen abgestimmt: Mehrere Ausgangsrechnungen können mit einer Eingangszahlung abgestimmt werden.
Ausgangszahlung wird als Akontozahlung gebucht: Eine Zahlung kann man als Akontozahlung buchen und manuell abstimmen.
Ausgangszahlung auf Konto „Durchlaufende Posten“: Zahlungen kann man auf ein Zwischenkonto buchen und dieses später abstimmen.

Interne und externe Abstimmung

Die Abstimmung in SAP Business One erfolgt sowohl intern als auch extern:

Interne Abstimmung: Diese bezieht sich auf die Verrechnung von Transaktionen innerhalb des Unternehmens, wie z.B. Geschäftspartnerkonten oder Sachkonten. Die Abstimmung kann überdies automatisch oder manuell erfolgen.
Externe Abstimmung: Diese umfasst die Abstimmung von Transaktionen mit externen Belegen, wie etwa Kontoauszügen der Bank.

SAP Business One ermöglicht es, frühere Abstimmungen zurückzusetzen, falls Fehler aufgetreten sind. Dies ist über die Module „Interne Abstimmung“ und „Externe Abstimmung“ möglich.

Versino Financial Suite – Erweiterte Kontoauszugsverarbeitung

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Mit dieser Funktion wird nicht nur die automatische Buchung anhand der beteiligten Geschäftspartner ermöglicht, sondern sie fügt sich auch mühelos in SAP B1i ein. Erleben Sie die Effizienz, Kontoauszüge komplett automatisch zu erfassen und zu verarbeiten, und sparen Sie dabei wertvolle Zeit und Ressourcen.

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