Arbeitet ein Unternehmen in Projekten, stößt es auf andere Hürden im Controlling wie ein in Serie produzierender Betrieb. Gerade im Kunden-Umgang ist letzteres oft übersichtlicher. Ein Produkt hat einen festen Preis, der sich höchstens noch durch zu buchbare Optionen ändert. Das mag für ein Projekt auf den ersten Blick auch gelten. Auf den Zweiten wird es allerdings etwas schwieriger und lenkt den Blick auf das Thema Projektcontrolling.
Projektcontrolling muss auf Dynamik reagieren
Denn beauftragt ein Kunde das Unternehmen mit einem Projekt, fängt der „Produktions-Prozess“ erst an. Bei projektbasierter Arbeit ist es allerdings häufig so, dass Ziele auf hypothetischer Basis gesteckt werden. Wann, wie und auf welchem Weg diese erreicht werden, basiert ebenfalls auf erfahrungsbasierten Vermutungen. Demnach kann es immer sein, dass das Unternehmen seine Leistungen im Projekt ausbauen muss. Kleine Kundenwünsche, die erst im Laufe des Projektes auftreten, können hier einen hohen Aufwand für das Unternehmen bedeuten. Auch wenn dieser nicht eingeplant war, ist es für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wichtig diese zu rechnen. Wie hier aber den Überblick behalten, sodass am Ende der Projektverlauf für alle Beteiligten transparent bleibt? Hier kommt das Projektcontrolling ins Spiel.
Die Sache mit den Splittbuchungen
Unterschied unserer Lösung im Vergleich zum SAP-Standard DATEV Export liegt in der Behandlung von sogenannten Splitt-Buchungen. Um den DATEV Export des SAP Business One Standards einzusetzen, ist eine Grundvoraussetzung eine folgenschwere Konfiguration in den Firmeneinstellungen vorzunehmen. Dort muss man die Systemeinstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ aktivieren. Anstatt eine einzelne Buchung für einen gesamten Beleg zu erstellen, generiert das System für jede Belegzeile eine eigene Buchung. Dadurch werden mehr Buchungszeilen generiert und eine größere Datenmenge erzeugt. Die aufgeteilten Journalbuchungen können auch die Art und Weise beeinflussen, wie Berichte und Analysen erstellt und interpretiert werden können. Je nach Volumen der Transaktionen und der Leistungsfähigkeit des Systems kann eine erhöhte Anzahl an Buchungszeilen darüber hinaus die Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Systemleistung beeinflussen. Für manche Unternehmen kann die erhöhte Detaillierung und die größere Anzahl an Buchungen zu einer erhöhten Komplexität in der Buchführung führen, was möglicherweise eine genauere und aufmerksamere Handhabung erfordert. Die Entscheidung, diese Einstellung zu aktivieren, sollte also von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen des Buchhaltungsteams abhängen und nicht unbedingt von der Option die Daten zur DATEV exportieren zu können. Der Grund für die zwingende Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ist einfach: Wenn Journalbuchungen nach Belegzeilen aufgeteilt werden, erleichtert dies den Export erheblich. So ist es einfacher, die richtige Zuordnung zum Ertragskonto und die entsprechende Buchung auf das Konto mit der zutreffenden Steuer vorzunehmen. Ohne eine genaue Analyse der Belegherkunft der Journalbuchungen wäre es nahezu unmöglich, den richtigen Betrag dem richtigen Erlöskonto mit der richtigen Steuer zuzuordnen. Dies geschieht in der Versino Financial Suite durch aufwendige Prüfungen und Berechnungen, da uns diese Informationen in der Journalbuchung von SAP Business One vorenthalten werden.
MariProject ist die zentrale Anlaufstelle für das Projektcontrolling. Hier laufen alle Daten zusammen und können zueinander in Beziehung gesetzt werden. Generierte Kosten und Erlöse, Leistungs – und Zeiterfassung, Materialverbrauch, Planungen und Kalkulationen.
Report Standards inklusive
Viele Projektreports werden bereits mit dem Standard ausgeliefert. Damit können Sie sofort Budgets, Grad der Fertigstellung, Restvolumen, Soll-Ist Vergleiche, Ressourcenauslastung, Umsatz des Projektes und vieles mehr auswerten.
Freie Datenanalyse
Spezifische Reports können über ein eigenes Data Warehouse generiert werden. Selbstverständlich lassen sich alle Auswertungen an MS Excel weitergeben. Mit der Versino Power Bi Schnittstelle kommen Sie in auf schnellen Weg in die Welt der visuellen Datenanalyse.
Die Grundlage: Angebot und Budgetierung
Die Basis jedes guten Projekt-Controllings ist das Projektangebot und die Budgetierung. Hier definiert das Unternehmen genau, wie es seine Leistungen berechnet. Dazu gehören
Stundenleistungen, Mitarbeiter-Spesen, Material-Kosten. Was pedantisch wirkt, ist sehr effektiv für eine einheitliche Kosten-Leistungs-Transparenz. Im Zweifelsfall können Sie sich immer darauf berufen. Also lieber übergenau sein. Gerne auch terminliches an dieser Stelle mit einbeziehen, denn so entstehen keine falschen Eindrücke davon, bis wann Sie was liefern können.
Der Aufbau: Tatsachen-Vergleich im Projektcontrolling
Die ganzen Zahlen bringen Ihnen natürlich nichts, wenn Sie keine Vergleichswerte an der Hand haben. Deshalb müssen Sie während des Projekts auf die aktuellen Zahlen zugreifen können. Nur so können Sie überprüfen, ob Sie mit Ihrem Angebot Schritt halten können. Dieser Soll-Ist-Vergleich gibt Ihnen echtes „Controlling“ über Ihr Projekt. Je nach Größe wird das natürlich zur echten Herausforderung. Spätestens an diesem Punkt ist der Einsatz von einer Projekt-Controlling-Lösung sinnvoll. Moderne Lösungen wie MariProject für SAP Business One ermöglichen, Zahlen direkt im System mit wenigen Klicks abzurufen und zu vergleichen. So können Sie Abweichungen nicht nur früh erkennen, sondern auch rechtzeitig auf diese reagieren und – wenn nötig – Korrekturen in der Vorgehensweise vornehmen.
Das richtige System
Um auf diese Controlling-Möglichkeiten zugreifen zu können, gilt es aber natürlich das passende System zu finden. Denn auch unter projektbasierten Unternehmen gibt es noch viele Unterschiede in den Abläufen. Auf der Suche kann hilfreich sein, sich zu fragen, welche Zahlen denn die wichtigsten sind, dass das Unternehmen seine beste Profitabilität erreicht. Dafür ist es wichtig zu wissen, welche Daten wann und wo an welcher Position stehen müssen. Gehen Sie die Abläufe Ihrer letzten Projekte durch. Wo gibt es immer Wiederholungen? Wer ist wann verantwortlich? Und wie aktuell müssen die Daten wann sein?
Mit den Antworten auf diese Fragen erhalten Sie eine gute Grundlage für die Suche nach einem geeigneten System. Wenn Sie sich für die Thematik Projektcontrolling interessieren, finden Sie hier mehr dazu.
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