Einkaufsbelege in SAP Business One - durchgehend effizient

Im Beschaffungsprozess von mittelständischen Unternehmen ist ein effizientes Management der Einkaufsbelege entscheidend. SAP Business One bietet alle notwendigen Funktionen, um diese Belege nahtlos zu verwalten und so den gesamten Einkaufsprozess transparent und kontrollierbar zu gestalten. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit SAP Business One verschiedene Einkaufsbelege effizient nutzen.

Bestellanforderung in SAP Business One

Die Bestellanforderung in SAP Business One bildet den ersten Schritt im internen Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das es den Fachabteilungen ermöglicht, Materialbedarf zu melden, ohne dabei sofort einen Lieferanten zu beauftragen. Der Einkauf wird erst in der nächsten Phase, nämlich bei der Lieferantenanfrage, in den Prozess integriert. Diese strikte Trennung hat den Vorteil, dass der eigentliche Bedarf zunächst intern geprüft und bestätigt wird, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Besonders hervorzuheben ist, dass SAP Business One den Ersteller der Bestellanforderung automatisch als Lieferanten vorschlägt – eine Funktion, die eine effiziente und nachvollziehbare Bearbeitung garantiert.

Bestellung – die „Mitte der Einkaufsbelege

Bestellungen in SAP Business One sind nicht nur isolierte Transaktionen, sondern integrale Bestandteile einer umfassenden Belegkette, die den gesamten Beschaffungsprozess abbildet. Von der initialen Bestellanforderung über Lieferantenanfragen bis hin zu Wareneingängen und Eingangsrechnungen – jede Phase des Einkaufs wird strukturiert erfasst und nachvollziehbar dokumentiert. SAP Business One bietet zudem Flexibilität bei der Bestellabwicklung: So können Bestellungen direkt auf Basis von Kundenaufträgen erstellt werden, um die Materialverfügbarkeit sicherzustellen. Alternativ lassen sich Bestellungen auch aus Bestellanforderungen und Lieferantenanfragen ableiten.

Eingangsrechnung: Die Basis für den Zahlungsprozess

In SAP Business One stellt die Eingangsrechnung den Kern des Einkaufsprozesses dar. Sobald Ihr Lieferant eine Lieferung abschließt, erstellt er eine Rechnung, die in SAP Business One erfasst wird. Diese Rechnung ist die Grundlage für die Zahlungsabwicklung und sorgt für eine ordnungsgemäße Verbuchung in der Buchhaltung. Die Eingangsrechnung markiert typischerweise das Ende des Einkaufsprozesses, außer es treten Unstimmigkeiten auf.

Der Beschaffungsprozess und seine Auswirkungen

Der Beschaffungsprozess beginnt typischerweise mit der Anlage einer Bestellung in SAP Business One. Es ist wichtig zu verstehen, dass in dieser Phase noch keine Buchungen in der Lagerverwaltung oder der Buchhaltung durch solche Einkaufsbelege erfolgen. Die Bestellung dient als Absichtserklärung und Grundlage für die folgenden Prozessschritte. Die eigentlichen Buchungen werden erst relevant, sobald ein Wareneingang im System erfasst wird.

Wareneingang: Der erste buchhalterische Schritt

Wenn man ein Wareneingang in SAP Business One eingibt, erstellt das System automatisch eine Journalbuchung. Diese Buchung erfasst den Wert der eingegangenen Waren, indem sie den Betrag auf der Sollseite des Bestandskontos und auf der Habenseite des Verrechnungskostenkontos verbucht. Diese Konten sind im Artikelstammsatz hinterlegt, genauer gesagt auf der Registerkarte „Bestandsdaten“. Hier wird das Bestandskonto und das Verrechnungskostenkonto aus den entsprechenden Feldern abgerufen.

Das Verrechnungskostenkonto spielt eine entscheidende Rolle als Transferkonto. Es dient dazu, sicherzustellen, dass Wareneingänge und Eingangsrechnungen übereinstimmen. Der Saldo dieses Kontos repräsentiert den Wert aller offenen Wareneingänge, die noch nicht in eine Eingangsrechnung überführt wurden.

Eingangsrechnung: Abschluss des Wareneingangs

Nach der Buchung des Wareneingangs erfolgt der nächste Schritt im Beschaffungsprozess: die Eingangsrechnung. Sobald man eine Eingangsrechnung in SAP Business One erfasst, schließt sie den Wareneingang ab und erzeugt eine weitere Journalbuchung. In dieser Buchung wird der fakturierte Betrag auf der Sollseite des Verrechnungskostenkontos und auf der Habenseite des Lieferantenkontos verbucht. Dieser Schritt ist entscheidend, um den Betrag des Verrechnungskostenkontos, der durch den Wareneingang entstanden ist, auszugleichen. Gleichzeitig erfasst das System den Betrag, die man dem Lieferanten schuldet, auf dem entsprechenden Lieferantenkonto.

Eingangsgutschrift: Flexible Korrekturen bei Beanstandungen

Sollten nach dem Erhalt der Rechnung Probleme mit der gelieferten Ware oder den Dienstleistungen auftreten, ermöglicht SAP Business One die Erstellung einer Eingangsgutschrift. Mit diesem Beleg korrigieren Sie die ursprüngliche Forderung des Lieferanten. Die Eingangsgutschrift kann man entweder mit Lagerbestandswirkung, also einer Anpassung des Lagerwerts, oder ohne Lagerbestandsänderung, als reine Wertberichtigung, buchen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, auf verschiedene Reklamationsfälle angemessen zu reagieren.

Eingangsvorausrechnung: Prozessvariationen einfach abbilden

Standardmäßig bildet SAP Business One der Einkaufsprozess so ab, dass der Wareneingang vor der Rechnungserstellung erfolgt. Doch was passiert, wenn man zunächst eine Rechnung erhält und die Ware aber erst nach deren Bezahlung? In diesem Fall kommt die Eingangsvorausrechnung zum Einsatz. Diese Variante ermöglicht es, den Einkaufsprozess flexibel zu gestalten und an besondere geschäftliche Anforderungen anzupassen.

Einkaufsanzahlungsanforderung und -rechnung: Zahlungen in Etappen verwalten

Viele Projekte erfordern Anzahlungen an den Lieferanten, bevor die vollständige Lieferung oder Leistung erbracht wird. SAP Business One unterstützt diesen Prozess durch die Einkaufsanzahlungsanforderung und die Einkaufsanzahlungsrechnung. Diese Belege ermöglichen es Ihnen, Anzahlungen in mehreren Schritten zu leisten, etwa bei Auftragsvergabe, Produktionsbeginn oder Teillieferungen. In SAP Business One kann die Schlussrechnung dann alle geleisteten Anzahlungen automatisch erfassen und den verbleibenden Restbetrag ermitteln. Ein entscheidender Unterschied ist die Behandlung der Umsatzsteuer: Während die Anzahlungsrechnung die Steuer sofort verbucht, erfolgt dies bei der Anforderung erst mit der Schlussrechnung.

Mit SAP Business One zum optimalen Einkaufsmanagement

SAP Business One bietet mittelständischen Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, um den Einkaufsprozess effizient zu steuern. Die flexiblen Einkaufsbelege erlauben es, verschiedene Geschäftsszenarien abzubilden und auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzugehen. Ob Eingangsrechnungen, Gutschriften oder Anzahlungsanforderungen – mit SAP Business One behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Einkaufsprozesse und können diese optimal an Ihre Anforderungen anpassen.

Durch den gezielten Einsatz der Funktionen von SAP Business One sorgen Sie für Transparenz und Effizienz im Einkauf. Optimieren Sie Ihre Prozesse und profitieren Sie von einer integrierten Lösung, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.