Erfolgreich durchs ERP-Projekt: Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist und bleibt einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen ERP Einführung. Die meisten Unternehmen schrecken vor dieser anspruchsvollen Aufgabe zurück und ziehen lieber einen Berater hinzu. Jedoch können Sie die Prozessoptimierung auch selbst mit Ihren Mitarbeitern angehen! Mit ein bisschen Zeit, einer guten Übersicht und strukturiertem Denken können Sie die Analyse Ihrer eigenen Geschäftsprozesse schnell und effektiv abschließen.

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Schritt 1 der Prozessanalyse:

Zunächst müssen Sie überdenken, in welchem Geschäftsbereich Sie Ihre Prozesse verändern möchten. Ziehen Sie dazu Ihre Mitarbeiter zurate, denn oft haben diese eine andere Sicht auf die bestehenden Vorgehensweisen. Nehmen Sie für den ersten Versuch der Prozessanalyse einen überschaubaren Prozess, der eher am Rand der Arbeitsabläufe steht.
Sind zum Beispiel die Abläufe im Umgang mit Kundenanfragen nicht klar organisiert, suchen Sie sich für den ersten Schritt einen Bereich aus diesem Arbeitsprozess. Erfassen Sie z.B. erst einmal nur die Eingangsmöglichkeiten für Anfragen Ihrer Kunden. Welche Ihrer Mitarbeiter und Ressourcen sind betroffen? In diesem Beispiel sind es die Mitarbeiter, mit denen Kunden telefonisch, schriftlich, per E-Mail, Kontaktformular oder persönlich in Kontakt treten. Betrachten Sie das ganze nun auf Basis der Prozessanalyse. Was ist, wenn der Kunde Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme hat? Welche Prozesse, Teilprozesse, Ereignisse und Aktivitäten können Sie erkennen?

Schritt 2 der Prozessanalyse:

Um die Übersicht zu behalten, fertigen Sie dann aus dieser Analyse eine erste Skizze an. Am besten differenzieren Sie alle Aktivitäten, sowie auch Ereignisse in verschiedenen grafischen Formen z.B. eine Raute. Sie können diese Skizze ohne Weiteres auf Papier abbilden, genauso aber mit MS-Word oder PowerPoint darstellen. Spezielle Prozessanalyse-Software ist dabei nicht vonnöten.
Als nächsten vertiefen Sie Ihre Aufzeichnungen und sammeln Daten zu den Prozessen. Diese Daten gewinnen Sie entweder durch eigene Beobachtungen oder durch die Auswertung der vorhandenen Daten. Auch in diesem Schritt der Prozessanalyse sollten Sie Ihre Mitarbeiter zurate ziehen. Wenn möglich sogar Ihre Kunden. Dies ist zwar ein aufwendigeres Vorgehen, aber es zeichnet sich im Ergebnis aus.
Ganz egal wie Sie ihre Daten sammeln, durchleuchten und am Ende zusammenfassen: bleiben Sie sorgfältig. Die gewonnenen Daten sind die Basis der folgenden Prozessoptimierung.

Schritt 3 der Prozessanalyse:

Nun der entscheidende Schritt: Die richtigen Fragen stellen!

Wo sind die bisherigen Schwächen?
Wo ist der bestehende Prozess besonders anfällig für Fehler?
Wie und wo wird der Prozess unnötig aufgehalten?
Gibt es Probleme mit Schnittstellen zwischen bestimmten Bereichen?
Gibt es Doppelarbeiten? Sind diese vonnöten?
Was sind die wichtigsten Aktivitäten für den gesamten Prozess?
Worauf legen die Kunden Wert?

Auf Basis dieser Überlegungen können Sie jetzt entscheiden, was Sie wo verändern. Auch dieser Entscheidungsprozess sollte dokumentiert und kommuniziert werden. Genauso bei der Umsetzung der Optimierung. Auch hier sollten die Schritte gründlich geplant werden. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein. Gemeinsam lassen sie Verbesserungen viel effektiver entwickeln, da sie jeweils mit den Prozessen täglich zu tun haben und sich besonders gut mit dem jeweiligen auskennt.

Wer also die Zeit übrig hat und die Motivation bestehende Prozesse zu verbessern, kann sich an die Prozessanalyse wagen. Sind die bestehenden Prozesse allerdings besonders kompliziert oder optimierungsbedürftig, ist manchmal der unvoreingenommene Blick von außen immer noch der Beste.

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