ERP für den globalen Einsatz

Globalisierung ist längst nicht mehr nur Angelegenheit der großen Konzerne. Auch der Mittelstand spielt im internationalen Wettbewerb mit und nutzt seine Gelegenheit, durch die Gründung von Niederlassungen oder Export von Waren seinen eigenen Platz im weltweiten Wirtschafts-Gerangel zu finden. Möglich machts das richtige ERP, das wie SAP Business One im Gewirr der verschiedensten Länder und Kulturen besteht.

Auch wenn die sieben Weltmeere nun kein Hindernis mehr darstellen, haben die Unternehmen bei ihrer globalen Ausweitung noch einige Hürden zu nehmen. Denn was für den Betrieb im einen Land gilt, muss nicht für den im anderen gelten. Das Unternehmen ist je nach Gesetzgebung, Währung, Buchhaltungsregeln, Sprachen und auch Banksystemen gefordert, sich auf die einzelnen Fälle einzustellen. Und der Anspruch an eine Einhaltung der Richtlinien in den diversen Ländern steigt.

Besonders für die IT stellt die Ausdehnung auf verschiedene Länder eine spezielle Herausforderung dar. Sie muss die neue Geschäftsstelle, sowohl die internationalen Niederlassungen als auch übernommene Firmen, in die vorliegende IT-Infrastruktur des Unternehmens integrieren. Die Hauptrolle spielt hierbei das ERP-System. Doch gilt es eine geeignete Lösung zu finden, die einheitlich integrierbar ist und hilft über alle Ländergrenzen, Geschäftsprozesse schnell und effizient abzuwickeln. Außerdem sollte das ERP den Informationsfluss beschleunigen und das, was das System früher innerhalb der Länder möglich gemacht hat, nun über alle Grenzen hinweg schaffen.

Multilingual und Unicode

Dass dieselbe ERP-Lösung für Niederlassungen in verschiedenen Ländern nutzbar wird, muss diese mehrsprachig sein. Dabei sollte es kein Problem darstellen, diverse Dokumente (z.B. Rechnungen) und Vorschriften in der entsprechenden Landessprache abzubilden, einzugeben und weiterzuverarbeiten. Dies ist auch schon für Firmen notwendig, die zwar keine Niederlassungen im Ausland haben, jedoch mit internationalen Unternehmen Geschäfte machen.
Des Weiteren muss in ERP-System, das heute international nutzbar sein soll, Unicode-fähig sein. Da Sprachen wie Chinesisch oder Russisch Sonderzeichen verwenden, betrifft das nicht einfach nur die Dokumente, sondern die Menüs der Benutzeroberfläche ebenso wie das Hilfesystem.

Währung und Recht vor Ort

Ein weiterer wichtiger Punkt um eine ERP-Lösung international verwendbar zu machen ist, dass sie den verschiedenen Währungen, sowie rechtlichen Grundlagen anpassbar sein muss. Dies ist z.B. beim Schreiben von Rechnungen bemerkbar, da diese allen gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben der Länder angeglichen werden müssen. Besonders in Ländern wie Brasilien, China oder Russland, in denen sich Finanzgesetze oder -vorschriften öfter ändern, muss ein ERP-System die Möglichkeit haben, sich diesen immer wieder anzupassen. Dieser Ablauf sollte von lokalen Partnern der ERP-Anbieter übernommen werden, die mit den Anforderungen des Landes vertraut sind. Dabei spielen auch Dinge wie Buchführungsregel, Kontenrahmen, Vertrags,- Handels-, sowie Urheberrecht eine zu beachtende Rolle.

Die Multi-Site-Funktion

Ein ebenso wichtiger Punkt ist, dass die ERP-Software all die Standorte in verschiedenen Ländern in ihren landesspezifischen Einheiten, also Währungen, Mengenangaben oder Kalkulationen in einem abdecken und konsolidieren (Multi-Site-Funktion). Sie beinhaltet dabei alle Unternehmensteile wie Produktion, Ein- und Verkauf, Finanzen und Warenbestand. Das richtige ERP-System ermöglicht es, den Verlauf eines internationalen Geschäfts beinahe gänzlich zu automatisieren.
Die Multi-Site-Funktion ermöglicht es außerdem, die Daten der Kennzahlen wie Umsatzentwicklung oder die Lagerbestände der einzelnen Niederlassungen innerhalb kurzer Zeit zu erstellen und sie zu konsolidieren. Dies ist besonders nützlich, da die Daten verschiedener Länder in einheitlichen Formaten besser und schneller verglichen werden können. Ein solches, zentrales Daten-Management sorgt somit für ein effizientes Controlling und einen transparenten Finanzplan eines Unternehmens mit internationaler Verteilung.

Skalierbares ERP-System

Eine ERP-Lösung, wie sie dem internationalen Standard entspricht, muss Wachstum bei ihren Nutzern ermöglichen und an vielen Standorten genauso funktionieren wie an einem Einzigen. Zudem sollte die Lösung bei Bedarf, die verschiedenen Funktionen Schritt für Schritt einführen. Gerade bei kleinen Standorten im Ausland oder bei Zweigstellen mit wenigen betriebswirtschaftlichen Arbeitsstellen, treten oft Veränderungen auf, denen das System angeglichen werden muss. Obendrein sollten diese Stellen auch über einen Browser bedient werden können.

Implementierung und lokaler Service

Will man sich für einen bestimmten ERP-Anbieter entscheiden, sollte bei der Wahl vor allem die Implementierung der Lösung eine große Rolle spielen. Wichtig ist dabei zum einen, dass ein Partner vor Ort vorhanden ist der gut mit der Zentrale zusammenarbeitet. Wichtig ist das diese Partner gut vernetzt sind und in der Kultur des entsprechenden Landes zu Hause sind, also muttersprachlich kompetent, sowie sich mit den rechtlichen Bestimmungen auskennen und bei Bedarf auf diese eingehen können.
Zum anderen sollte von Anbieter als auch seinem Partner eine einheitliche Implementierungs-Methodik genutzt werden und beim – im besten Fall erprobten – Rollout standardisiert verfahren. Denn kommen in den späteren Jahren z.B. neue Partner, sollte man mit identischer Methodik arbeiten können, da im ERP-System die wichtigsten Unternehmensprozesse hinterlegt sind.

Referenzkunden

Natürlich hängt die Wahl der passenden ERP-Lösung immer von den persönlichen Anforderungen sowie der Branche des Unternehmens ab. Jedoch kann man seine Wahl anhand von ein paar Punkten einschränken. Zum einen sollte hier festgelegt werden, welche Länder in Zukunft für das Unternehmen eine Rolle spielen werden. Zum anderen welches System zum Beispiel bei einer übernommenen Firma verwendet wird. Außerdem sollte der Anbieter mindestens eine Referenz aus der entsprechenden Region nennen können, von dem man sich Auskunft über System und Implementierung holen kann.

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