ERP Projekt: Drei Schritte für eine gute interne Kommunikation

Der Projektleiter im ERP Projekt ist die Position die nach allen Seiten kommunizieren muss. Besonders die interne Kommunikation kann für den Erfolg des Projekts wichtig sein.

Für uns als ERP-Partner ist das Thema ERP Projekt ständig präsent. Wir haben schon so einige Projekte über die Ziellinie begleitet und wissen deshalb, worauf es ankommt. Wichtig ist eben zum Beispiel der richtige Projektleiter im Unternehmen. Das ist nicht nur für die interne Projekt-Kommunikation relevant, sondern auch für den Anbieter (Hier ein paar Tipps wie Sie den richtigen Projekt-Leiter auswählen).

Wenn Sie nun aber schon Ihren hauseigenen Projektleiter ernannt haben oder selbst ihr erstes ERP-Projekt führen sollen, hier drei nützliche Tipps für eine gute interne Kommunikation:

1.Teamarbeit mit Key-Usern

Key-User und Projektleiter – das kann ein und dieselbe Person sein. Ist aber nicht unbedingt notwendig. Dennoch überschneiden sich die Aufgabenbereiche, wie die Kommunikation zwischen den Abteilungen und der Geschäftsführung oder die Dokumentation des Projekts. Wenn aber in größeren Unternehmen es einen Key-User pro Abteilung gibt, arbeitet der Projektleiter unternehmensübergreifend. Ob es nun aber einer oder mehrere Key-User gibt – die Verständigung zwischen den Parteien muss für einen guten Projektverlauf stimmen. Kommunikationsstärke und Empathie sind dabei eine wichtige Voraussetzung. Setzen Sie sich mit dem oder den Key-Usern zusammen und besprechen Sie die Grundlagen Ihrer Zusammenarbeit. Wer hat welche Zuständigkeiten und wollen Sie untereinander und mit den Mitarbeitern kommunizieren.

2. (Führungs-) Hilfe holen

Einen wesentlichen Unterschied von der Projektleitung zum Key-User haben wir bereits erwähnt: den Blick fürs große Ganze. Temporär übernehmen Sie im Bereich “ERP Projekt” eine Führungsrolle. Deshalb ist es wichtig, dass Sie neben ausreichendem Fachwissen auch Qualitäten wie Durchsetzungsvermögen mitbringen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie schon viel Management-Erfahrung brauchen. Dennoch – holen Sie sich Hilfe bei den Mitarbeitern mit führenden Stellen im Unternehmen. Zum einen fühlen sich diese Mitarbeiter dann in ihrer Kompetenz geschätzt und können die Interessen der Projektleitung in ihrem Einflussbereich durchsetzen.

3. Mitarbeiter im ERP Projekt verstehen

Soziales Einfühlungsvermögen ist bei Ihrer Arbeit ziemlich wichtig. Das beste Aufgaben-Management funktioniert nicht, wenn die Mitarbeiter, die die “TO-DO’s” ausführen sollen, nicht die notwendige Kapazität dafür mitbringen. Verschaffen Sie sich deshalb ein Bild von den einzelnen Mitarbeiter und ihren Aufgabenfeldern. Stellen Sie sich vor und erklären ihre Aufgabenbereiche. Das erleichtert das gegenseitige Verständnis während des Projekts sehr.

Wenn Sie es schaffen mit Key-Usern, Mitarbeitern in führenden Postionen und allen anderen Mitarbeitern eine gute Kommunikations-Ebene für das ERP Projekt zu finden, ist schon mal viel gewonnen. Dieses Vorgehen wird es Ihnen erleichtern den Überblick zu behalten und Aufgaben zu koordinieren. Außerdem legen Sie damit den Grundstein für den Erfolg der ERP-Software. Mehr dazu hier.