Bestandsaufnahme (SAP Business One)

Die Bestandsaufnahme beziehungsweise Inventur bezeichnet im Kontext von SAP Business One den kritischen Prozess der körperlichen Bestandsaufnahme von Vermögensgütern durch physisches Zählen, Messen oder Wiegen der Vorräte im Lager, um Mengenabweichungen zu ermitteln und zu korrigieren.

Kontext: Die Bestandsaufnahme ist eine notwendige Vorbedingung für den Jahresabschluss eines Unternehmens und dient folglich der Ermittlung und Korrektur von Mengenabweichungen. SAP Business One unterstützt hierfür verschiedene Methoden der Bestandsaufnahme. Zum einen kann eine Inventur am Bilanzstichtag durchgeführt werden, bei der alle Vermögensgüter zu einem spezifischen Stichtag körperlich gezählt werden. Zum anderen steht die abweichende Stichtagsinventur zur Verfügung, bei der die Erfassung der Vermögensgüter in einem definierten Zeitraum vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgt.

Die Durchführung der Zählung und der anschließenden Buchung erfolgt in SAP Business One über dedizierte Bestandszählungstransaktionen. Hierzu werden die Fenster Bestandszählung und Bestandsbuchung verwendet. In diesen Fenstern werden die Abweichungen zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand erfasst, anschließend ist der Prozess der Bestandsbuchung auszuführen, um die Lagermengen zu aktualisieren. Die Inventurzählung und die Abstimmung der Bestandskonten müssen zwingend abgeschlossen und eventuelle Differenzen korrigiert sein, bevor die Materialbewertung vorgenommen werden kann.

Im Rahmen der Bestandsbewertung und Integration unterscheidet SAP Business One zwischen Szenarien mit kontinuierlicher Bestandsführung und ohne kontinuierliche Bestandsführung. Wenn die kontinuierliche Bestandsführung verwendet wird, sollte zur Nachverfolgung von Änderungen auf Bestandskonten und bei Artikelwerten der Bestandsprüfungsbericht ausgeführt werden; dieser Bericht ermöglicht den Abgleich des Bestands mit den Werten aus der Bilanz. Wird hingegen keine kontinuierliche Bestandsführung eingesetzt, muss die Inventur ohne kontinuierliche Bestandsführung ausgeführt und zur Verfolgung von Bestandswerten der Bestandsbewertungs-Simulationsbericht genutzt werden. Der gesamte Prozess umfasst außerdem die Vorbereitung der Bestandszählung sowie das anschließende Verbuchen der Zählergebnisse. Darüber hinaus ist die Bestandszählung ein unterstützter Objekttyp, der in den Listenansichten und Detailsichten des Web Clients von SAP Business One zur Verfügung steht.

Abgrenzung: Die Bestandsaufnahme konzentriert sich auf die körperliche Erfassung der Vermögensgüter (Zählen, Messen, Wiegen) und die Ermittlung von Mengenabweichungen, während die Materialbewertung erst nach Abschluss der Inventurzählung, der Abstimmung der Bestandskonten und der Korrektur aller Differenzen erfolgt. Außerdem ist zwischen der eigentlichen Bestandsaufnahme und der kontinuierlichen oder nicht-kontinuierlichen Bestandsführung zu unterscheiden: Die Bestandsaufnahme liefert die physischen Zählergebnisse, wohingegen die Art der Bestandsführung bestimmt, ob Bestandsprüfungsbericht oder Bestandsbewertungs-Simulationsbericht zur Nachverfolgung der Bestandswerte herangezogen wird.

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