Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die Einzelpersonen die Kontrolle und den Schutz ihrer personenbezogenen Daten gibt. Sie gilt in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum. Alle Unternehmen müssen sie beachten.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die eine einzelne natürliche Person identifizieren oder zu ihrer Identifizierung dienen können. Als EU-Verordnung gilt die DSGVO in jedem Mitgliedsstaat grundsätzlich unmittelbar. Zahlreiche Öffnungsklauseln lassen dem nationalen Gesetzgeber aber Spielräume.

Anforderungen an Unternehmen

Im Allgemeinen dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nicht ohne Zweck und ausdrückliche Zustimmung speichern. Die Anforderungen steigen in vier Bereichen: Auskunft an Personen über ihre gespeicherten Daten, Löschung (das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“), Aufzeichnung von Änderungen und Aufzeichnung von Lesezugriffen auf sensible Daten. Geeignete Maßnahmen zur Einhaltung liegen im Verantwortungsbereich jedes Unternehmens. Dieser Eintrag ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.

Umsetzung in SAP Business One

Seit Release 9.3 PL04 unterstützt SAP Business One die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen mit eigenen Funktionen. Im Standard ist die DSGVO für alle EU-Länder aktiviert. Unter Administration • Dienstprogramme • Datenschutzwerkzeuge stehen die Verwaltung personenbezogener Daten, ein Assistent und ein Zugriffsprotokoll für sensible Daten bereit.

Felder lassen sich als personenbezogen, nicht personenbezogen oder sensibel personenbezogen klassifizieren. Sensible Felder wie Bankkonten verschlüsselt SAP Business One automatisch. Den Zugriff darauf schränkt das System über Berechtigungen ein und protokolliert ihn. Der Assistent ermittelt natürliche Personen, erstellt Berichte zu ihren Daten, bereinigt diese Daten oder sperrt sie.

Das Sperren ist für Daten gedacht, die das Unternehmen wegen einer Aufbewahrungsfrist nicht löschen darf. Gesperrte Daten bleiben im System, erscheinen auf der Oberfläche aber anonymisiert. Einige Bereiche erfasst der Assistent nicht, zum Beispiel die Registerkarte „Bemerkungen“ in den Geschäftspartner-Stammdaten. Diese Bereiche muss das Unternehmen manuell bereinigen.

Bezug zum Versino Buchhaltungsservice

Im Versino Buchhaltungsservice übernimmt CKS.DMS die revisionssichere Archivierung. Diese Archivierung ist GoBD-, DSGVO- und HGB-konform.

Abgrenzung

Dieser Eintrag behandelt die Verordnung selbst und ihre Umsetzung in SAP Business One. Datenschutz, Auftragsdatenverarbeitung (ADV, DSGVO) und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) haben im Glossar eigene Einträge.

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