Die vorbereitende Buchhaltung bereitet die Buchhaltung für den Jahresabschluss so auf, dass der Steuerberater sie direkt weiterverarbeiten kann. Dazu gehören Summen- und Saldenlisten, die Abstimmung der Bilanz- und GuV-Konten sowie der DATEV-Export und -Import.
Bestandteile
Die Summen- und Saldenliste ist eine Aufstellung aller Salden für Sachkonten und Geschäftspartner. Wichtige Konten im Hauptbuch müssen abgestimmt sein: Steuerkonten, Verrechnungskonten, Kasse und Bank sowie Kunden und Lieferanten. Abstimmen heißt: Zusammengehörige Buchungen wie Rechnung und Gutschrift oder Zahlung und Gutschrift werden gegeneinander abgestimmt.
Vorbedingung für den Jahresabschluss ist die Inventur, also die körperliche Bestandsaufnahme der Vermögensgüter. Die gesamte Buchhaltung besteht aus Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen während des Geschäftsjahres und Abschlussbuchungen am Ende des Geschäftsjahres.
Umsetzung in SAP Business One
SAP Business One berechnet Bilanz und GuV in Echtzeit. In einer Journalbuchung kennzeichnet die Checkbox „Ausgleichsbuchung (Periode 13)“ die Buchung als Abschlussbuchung. Solche Buchungen lassen sich von den Finanzberichten ausnehmen. Die Checkbox „Storno“ erzeugt zu einem bestimmten Datum eine Rückbuchung in umgekehrter Form. Das hilft etwa bei Abgrenzungsbuchungen oder bei der Bildung und Auflösung von Rückstellungen zwischen altem und neuem Geschäftsjahr.
Für die Übergabe an den Steuerberater bietet die deutsche Lokalisierung das Feld „DATEV-Konto“. Der Export verwendet dieses Feld anstelle der Kontonummer aus SAP Business One. Zumindest im ersten Jahr mit SAP Business One sollte der Jahresabschluss mit einem Consultant und in Absprache mit dem Steuerberater erfolgen.
Bezug zum Versino Buchhaltungsservice
Der Versino Buchhaltungsservice übernimmt die vorbereitende Buchhaltung für den Jahresabschluss direkt im SAP-Business-One-System des Kunden. DATEV-Export und -Import laufen über die Versino Financial Suite. Versino liefert eine DATEV-fähige Buchhaltung. Die Steuerkanzlei übernimmt sie und bewertet sie steuerlich.
Abgrenzung
Die vorbereitende Buchhaltung ist nicht der Jahresabschluss selbst. Sie liefert die abgestimmten Zahlen für den Jahresabschluss. Die steuerliche Bewertung bleibt bei der Steuerkanzlei. Jahresabschluss, Summen- und Saldenliste, DATEV-Export und externe Buchführungsdienstleistungen haben im Glossar eigene Einträge.
Sprint und Swirl: Wie ein KI-Agent Arbeit aufteilt und aus Probeläufen lernt
LATS: Mehrere Wege gleichzeitig durchdenkt mit KI — und die Verfügbarkeitsprüfung in SAP B1
ReAct und RLEF: Wie Künstliche Intelligenz aus echten Fehlern lernt — und was der automatische Bankabgleich in SAP Business One damit zu tun hat
SAP B1 10.0 FP2608: Service Layer KI als transaktionalen Schicht
Process Reward Models: Warum ein richtiges Ergebnis noch keinen richtigen Weg beweist
