OCR (Optische Zeichenerkennung)

Die OCR (Optische Zeichenerkennung) ist eine Texterkennung, die Inhalte aus Dokumenten auslesbar und durchsuchbar macht. Im Umfeld von SAP Business One setzt das Dokumentenmanagementsystem CKS.DMS die OCR ein: Sie erfasst Belege und verschlagwortet das Archiv.

Belegerfassung mit cks.ADC

Die OCR-Erkennung in cks.ADC läuft über IRIS. cks.ADC liest festgelegte Parameter aus einem Dokument aus und erzeugt daraus einen geparkten Beleg in SAP Business One. Der Beleg enthält die Werte, die bisher von Hand eingetragen wurden. Findet cks.ADC einen vorangegangenen Beleg, etwa einen Lieferschein zu einer Rechnung, verknüpft es ihn als Basisbeleg und vergleicht die Werte. Abweichungen bei Menge oder Preis hebt cks.ADC hervor.

Im Erfassungsprofil sollte die Einstellung „Ziel Belegart“ auf „Automatisch (OCR)“ stehen. Diese Einstellung erkennt Rechnung und Gutschrift, unterscheidet aber nicht zwischen Rechnung und Wareneingang. cks.ADC arbeitet halbautomatisch: Ein Mitarbeiter liest die Dokumente ein und startet die Erkennung. Vollautomatisch arbeitet cks.RUN ADC, das ein Exchange-Postfach überwacht.

Volltextsuche im Archiv

Bei jedem Dokument führt CKS.DMS per OCR eine Schlagworterkennung durch. Diese Erkennung legt die durchsuchbaren Begriffe an. Die Suche im Archiv greift auf diese Verschlagwortung zu.

Bezug zum Versino Buchhaltungsservice

Der Versino Buchhaltungsservice nutzt CKS.DMS mit Volltextsuche und OCR-Texterkennung. Eingangsrechnungen erkennt der Service digital über CKS.DMS oder candis.

Abgrenzung

Die automatische Dokumenterfassung kennt neben cks.ADC zwei weitere Bereiche: ZUGFeRD und ESR. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Struktur. SAP Business One liest solche Belege mit dem Assistenten für den Import elektronischer Belege ein.

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