pro rata temporis (SAP Business One)

Pro Rata bezeichnet die anteilige bzw. proportionale Verteilung von Kosten oder Erlösen nach einem bestimmten Schlüssel – etwa zeitbezogen oder mengenbezogen. In SAP Business One erfolgt diese Verteilung über Aufteilungsregeln und Kontierungsmuster, auch wenn der Begriff pro rata systemseitig nicht explizit verwendet wird.

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Die Funktionalität ermöglicht es, Einnahmen oder Ausgaben auf mehrere Konten oder Kostenstellen aufzuteilen – beispielsweise wenn ein Betrag mehrere Perioden, Abteilungen oder Projekte betrifft.

Einsatzbereich:
SAP Business One unterstützt anteilige Buchungen in mehreren Bereichen:

Aufteilungsregeln: Damit lassen sich Beträge automatisch nach definierten Prozentsätzen auf mehrere Kostenstellen oder Profitcenter verteilen.
Kontierungsmuster: Diese ermöglichen die prozentuale Aufteilung von Buchungssätzen auf verschiedene Konten.
Automatische Rechnungsabgrenzung: Die Versino Financial Suite ergänzt SAP Business One um eine Funktion zur automatischen zeitanteiligen Abgrenzung von Rechnungsbeträgen (pro rata temporis). Dabei werden Abgrenzungsbuchungen automatisch erstellt, sobald Eingangs- oder Verkaufsrechnungen hinzugefügt werden.

Versino Financial Suite

Die Versino Financial Suite automatisiert in SAP Business One die pro rata temporis-Abgrenzung vollständig: Zeitanteilige Buchungen werden direkt beim Erfassen von Rechnungen erstellt, wodurch manuelle Nacharbeit und Fehler entfallen. Die Einhaltung von GoBD-/DATEV-Vorgaben ist sichergestellt, alles bleibt jederzeit nachvollziehbar und die Lösung ist nahtlos in SAP integriert – für mehr Effizienz und Sicherheit gegenüber dem SAP-Standard.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen:
Im Unterschied zur klassischen Buchung auf ein Einzelkonto erlaubt die pro rata-Verteilung eine differenzierte Abbildung von Geschäftsvorfällen – ohne manuelle Splittbuchungen. Sie unterscheidet sich auch von Verteilungsbuchungen, die nachträglich erfolgen, während pro rata-Buchungen direkt bei Rechnungserfassung erfolgen können.

Beispiel oder anschaulicher Vergleich:
Ein Unternehmen erhält eine Dienstleistungsrechnung über 12.000 €, die sich auf ein Jahr bezieht. Mithilfe der automatischen Rechnungsabgrenzung wird beim Hinzufügen der Eingangsrechnung automatisch eine zeitanteilige Buchung auf zwölf Monate erstellt – monatlich 1.000 €, sauber abgegrenzt.

Zusätzliche Hinweise zur Systemlogik:

Die automatische Pro-Rata-Buchung setzt voraus, dass der Abrechnungszeitraum bei der Rechnungserfassung hinterlegt wird.
Die Abgrenzungsbuchungen werden systemseitig ohne weiteren manuellen Aufwand in der Finanzbuchhaltung generiert.
Fehleranfällige Excel-Listen und Nachbuchungen entfallen.

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