Zahlungsassistent (SAP Business One)

Ein Batch-Tool, das automatisch Eingangs- und/oder Ausgangszahlungen in SAP Business One erstellt, um Ausgangs- und/oder Eingangsrechnungen auszugleichen.

Der Zahlungsassistent unterstützt dabei verschiedene elektronische Zahlungsformate. Um den Zahlungsassistenten nutzen zu können, müssen im Vorfeld Banken, Hausbankkonten und Zahlwege eingerichtet werden. Zahlwege definieren, wie Rechnungen ausgeglichen werden, und können unter Administration > Definitionen > Bankenabwicklung angelegt werden. Zusätzlich müssen Zahlwege in den Geschäftspartner-Stammdaten hinterlegt werden.

Der Zahlungsassistent führt den Nutzer in acht Schritten durch den Zahllauf. Zunächst wird entschieden, ob ein neuer Zahllauf gestartet oder ein bestehender Zahllauf erneut aufgerufen wird. Im nächsten Schritt werden allgemeine Parameter wie Zahllaufname, Zahlungsart, Zahlungsmethode und Buchungsdatum festgelegt. Danach erfolgt die Auswahl der Geschäftspartner, für die Zahlungen verarbeitet werden sollen, mit der Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu filtern. In Schritt vier werden Belegparameter wie Buchungs- und Fälligkeitsdaten definiert, wobei Skontotransaktionen berücksichtigt werden können. Anschließend wird der Zahlweg ausgewählt, einschließlich der Angabe eines maximalen Zahlungsbetrags je Zahlweg. Der Empfehlungsbericht zeigt alle offenen Belege an, die den gewählten Kriterien entsprechen, und ermöglicht weitere Anpassungen. Im vorletzten Schritt wird entschieden, ob der Zahllauf ausgeführt, gespeichert oder ein Zahlungsauftragslauf erstellt wird. Abschließend erstellt der Zahlungsassistent eine Zusammenfassung und bietet Druckoptionen für die Zahlungsdatei.

Der Assistent kann nur ausgeführt werden, wenn ein Interims-Sachkonto definiert ist und der Firmenname 70 Zeichen nicht überschreitet. Geschäftspartner können über die Stammdaten vom Zahllauf ausgeschlossen werden. Für negative Summen ist ein spezieller negativer Zahlweg erforderlich, der in den Stammdaten mit einem positiven Zahlweg verknüpft wird.

Insgesamt bietet der Zahlungsassistent eine erhebliche Zeitersparnis, reduziert Fehler und vereinfacht die Verwaltung von Zahlungen in SAP Business One.