SAP B1 Blog

Anlegen von neuen Perioden/Geschäftsjahren in MariProject

In MariProject stehen zunächst nur die Perioden des aktuellen Geschäftsjahres für die Projektplanung und -durchführung zur Verfügung. Wenn Sie auch die Perioden für das kommende Geschäftsjahr mitberücksichtigen möchten, müssen Sie es zunächst anlegen.
Wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Zeitmanagement > Geschäftsjahr eröffnen.
Sie erhalten den folgenden Dialog:

Das Datum ist bereits vorgegeben. Die Vorgabe orientiert sich am Beginn des aktuellen Geschäftsjahres. Sie können das Datum überschreiben.

Hinweis:

Mit Eröffnung der Buchungsperiode in SAP Business One wird nicht automatisch das Geschäftsjahr in MariProject erstellt. Dieses müssen Sie manuell in MariProject einstellen.

Klicken Sie auf Weiter.

Sperren von Buchungsperioden in MARIProject

Durch den Periodenabschluss kennzeichnen Sie eine Periode als unbebuchbar. Ihre Mitarbeiter können dann keine Stunden mehr für diese Periode erfassen.
Wenn Sie unter anderem regelmäßig einen Buchungslauf für die Übernahme in die Finanzbuchhaltung durchführen, ist es sinnvoll, die Periode unmittelbar danach zu sperren. Damit wird ausgeschlossen, dass noch weitere Stundenbuchungen erfasst werden können, die dann u.U. für den Export in die Finanzbuchhaltung nicht berücksichtigt werden.
Sie können eine Periode nur dann sperren, wenn alle vorangegangenen Perioden auch gesperrt sind.
Wählen Sie Grundlagen > Zeitmanagement > Periodenabschluss. Sie erhalten den folgenden Dialog:

Buchungsperiode sperren:

Wählen Sie die gewünschte Periode in der Auswahlliste. Die Liste enthält alle Perioden mit dem zugehörigen Sperrstatus.
Klicken Sie auf OK. Die Periode ist nun gesperrt.

Periode entsperren:

Analog dazu können Sie in kontrollierten Situationen eine zuvor gesperrte Periode wieder entsperren, beispielsweise wenn noch Stundenbuchungen nachgeholt werden sollen, und Sie anschließend einen erneuten Buchungslauf durchführen.
Wählen Sie dazu die gewünschte Periode in der Auswahlliste.
Klicken Sie dann auf Periode entsperren.
➔ Die Periode ist nun wieder bebuchbar.

Stundenerfassungssperre setzen:

Wenn Sie die Stundenerfassung für bestimmte Perioden unterbinden möchten, dann geben Sie die Perioden für die entsprechenden Geschäftsbereiche ein.

Erfassung Urlaubsanspruch in MariProject

Unter Projektmanagement > Grundlagen > Zeitmanagement > Erfassung Urlaubsanspruch besteht die Möglichkeit, für ein neues Geschäftsjahr für alle oder ausgewählte Mitarbeiter den neuen Wert für das neue Geschäftsjahr einzutragen:

Kalenderjahr
Wählen Sie zunächst ein Kalenderjahr, für welches die neuen Werte eingetragen werden sollen.
Mitarbeiter
Wählen Sie anschließend in der Suchmaske über Multiselekt mehrere oder alle Mitarbeiter aus, die angezeigt werden sollen. Die ausgewählten Mitarbeiter werden in der Tabellendarstellung angezeigt.
Markieren zum Ändern
Markieren Sie nun diejenigen Mitarbeiter, für die die Änderung eingetragen werden soll.
Durch Klick auf Speichern werden die Werte an die Mitarbeiterstammdaten geschrieben.
Alternativ können Sie per Rechtsklick alle Mitarbeiter auswählen und die Werte (Rest Vorjahr, neuer Anspruch etc.) für alle Mitarbeiter eintragen.

Überstundenstartwerte

In MariProject werden die Überstunden auf der Basis der Kalender, der Überstundenstartwerte für die Mitarbeiter und der von den Mitarbeitern erfassten Stunden berechnet.

Definieren Sie unter Grundlagen > Einstellungen > Mandant > Grundlagen Kommen und Gehen, wie Sie die Überstundenberechnung vornehmen wollen. Sie können zwischen den Optionen Sollarbeitszeit vs. KG-Stunden und Sollarbeitszeit vs. Projektstunden wählen.

Zum Eintragen von Überstundenstartwerten ermöglicht MariProject 3 Varianten:

Variante 1:

Findet die Überstundenberechnung als „Sollarbeitszeit. vs Projektstunden“ statt, dann kann der Überstundenstartwert im Mitarbeiterstamm im Register Organisation > Mitarbeitertyp eingetragen werden.

Variante 2:

Es besteht die Möglichkeit, die Überstundenstartwerte an einem beliebigen Tag je Mitarbeiter einzutragen. Dies ergibt hauptsächlich Sinn für wöchentliche und zweiwöchentliche Entlohnung. Zu diesem Zweck existiert im Mitarbeiterstamm das Register Kommen und Gehen Überstunden. Die Überstundenstartwerte über das Register Organisation einzustellen, ist nicht mehr möglich, wenn die Überstunden über die Kommen- und Gehenzeiten berechnet werden, d.h. unter Überstundenberechnung die Option Sollarbeitszeit vs. KG-Stunden gewählt wurde.

Die Überstundenstartwerte können nicht nur monatlich, sondern auch tagesgenau eingetragen werden.

Variante 3:

Sie können die Startwerte der Überstunden und die Sollarbeitszeit zentral kontrollieren und gegebenenfalls ändern.
Wählen Sie dazu Projektmanagement > Grundlagen > Zeitmanagement > Überstundenstartwerte.

Sie erhalten den folgenden Dialog:

Wählen Sie die Periode aus, für die Sie Überstunden einsehen und erfassen möchten. Eine Liste der Mitarbeiter mit Sollarbeitszeit und Überstundenstartwert wird angezeigt. Markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste, wenn Sie den Überstundenstartwert oder die Sollarbeitszeit ändern möchten.
Geben Sie dann den neuen Wert in der unteren Zeile ein. Drücken Sie anschließend auf Speichern.

Überstunden aktualisieren:

Wenn die Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters geändert wurden, werden die Sollwerte des Mitarbeiters für die gewählte Periode neu erstellt. Die eingegebenen Sollarbeitszeiten werden der Periode zugeordnet. In diesem Fall müssen Sie die Überstundenfortschreibung neu berechnen.
Klicken Sie dazu auf Überstunden aktualisieren.
Bestätigen Sie die Frage, wenn alle fortgeschriebenen Beträge neu berechnet werden sollen und schließen Sie den Dialog.

Verlängerung der Wartungsverträge

Sollten Wartungsverträge vorhanden sein, so sollten diese ebenfalls zum Jahreswechsel geprüft und ggf. das Enddatum der Verträge verlängert werden. Oft werden Wartungsverträge mit Enddatum 31.12. des aktuellen Jahres angelegt und müssen dann zum Jahreswechsel um ein Jahr verlängert werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Assistent die Verträge ausschließlich und ausgehend vom Enddatum der Wartungspositionen um ein Jahr verlängert. Es gibt derzeit keine Möglichkeit, Vertrags-spezifisch unterschiedliche Laufzeiten zu definieren.
ProjectManagement → Support Desk → Indexanpassung von Wartungsverträgen:

Geben Sie entweder die Buchungsperiode als Enddatum für die Wartungsverträge an (siehe oben) oder das Datum als Wartungsende.

Dieser Assistent verlängert alle Wartungsverträge, die im gewählten Monat (oder Datum) enden. Optional können dabei die Wartungspreise über den Preisindex von SAP Business One (Administration → Wechselkurse und Indizes) mit der Verlängerung der Frist auch angepasst werden. Üblicherweise ändern sich Wartungspreise zum Jahreswechsel nicht, sodass der Index für die entsprechende Buchungsperiode (in diesem Beispiel Dezember 2011) auf 1 gesetzt werden (damit keine Preisanpassung stattfindet).
Sie können mit diesem Assistenten auch Festpreispositionen, die periodisch abgerechnet werden, um ein weiteres Jahr verlängern.
Deshalb der wichtige Hinweis darauf, dass bevor der Assistent ausgeführt wird, vorher in SAP Business One in Wechselkurse und Indizes den Index für die betroffene Periode einzugeben.

Weiterhin empfehlen wir eine vorherige Sicherung der Datenbank. Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein und/oder falsche Verträge ausgewählt haben, können Sie die Sicherung wiederherstellen. Damit dabei keine weiteren Daten verloren gehen, sollte währenddessen keiner mit MariProject arbeiten.