SAP B1 Blog

Nur noch eine Sache lernen, dann geht es los

Es gibt immer noch eine Sache, die man vorher lernen müsste. Dann aber! Sie ahnen es: Diese Phase endet nicht. Dafür ändert sich KI viel zu schnell. Und sie passt auf viel zu viele Arten von Arbeit, als dass Ihnen jemand von außen sagen könnte, welche Anwendung für Sie die richtige ist.

Das hängt nämlich von drei Dingen ab: Was Sie gut können. Was Sie nervt. Und wie in Ihrer Welt ein gutes Ergebnis aussieht. Das weiß niemand besser als Sie selbst.

Für KI im Arbeitsalltag braucht es am Ende zwei Zutaten: Ihr Fachwissen und ein Arbeitswissen über KI. Die erste Zutat haben Sie längst. Die zweite bekommen Sie nicht durch Lesen, sondern durch Benutzen. Auch dann, wenn manches an den Werkzeugen noch fremd ist.

Der Familienausflug

Nehmen wir einen Ausflug mit der Familie. Die KI schlägt in wenigen Sekunden zehn Ziele vor. Beeindruckend. Leider weiß die KI nicht, dass am Sonntag niemand früh aufstehen will. Sie weiß auch nicht, dass einer aus der Familie nicht weit laufen kann. Und schon gar nicht, dass das Mittagessen auf dem Tisch stehen muss, bevor die Kinder Hunger bekommen. Sonst ist die Stimmung hin, und zwar für den Rest des Tages.

Genau diese Details machen aus einem beliebigen Tagesplan einen, den die Familie tatsächlich nutzt. Und genau diese Details sorgen dafür, dass Sie sofort merken, wenn die KI danebenliegt. Die KI liefert die Möglichkeiten. Sie liefern das Urteil.

Mit KI im Arbeitsalltag ist es nicht anders

Bei der Arbeit läuft es genauso. Sie wissen, warum die übliche Antwort an Kunden so kühl klingt. Sie wissen, welche Zahl im Monatsbericht alle zuerst anschauen. Und Sie wissen, was der Chef fragt, sobald er die erste Folie sieht. Dieses Wissen steht in keinem Handbuch und in keinem Sprachmodell.

KI kann tausende Dinge. Gerade deshalb sehen sinnvolle Anwendungen bei jedem anders aus. Ihre Erfahrung hilft Ihnen, unter den tausend Dingen das eine zu finden, auf das es bei Ihnen ankommt.

Jeder Versuch zeigt den nächsten

Zurück zum Ausflug. Der erste Plan ist natürlich zu voll. Also sagen Sie der KI, was raus soll und warum. Die zweite Fassung ist besser. Nebenbei haben Sie etwas gelernt: Die KI kann Möglichkeiten vergleichen, mehrere Bedingungen gleichzeitig berücksichtigen und einen Plan überarbeiten, ohne wieder bei null anzufangen. Beim nächsten Ausflug hängen Sie vielleicht gleich die Buchungsbestätigungen an und lassen den Tag darum herum planen.

So zeigt jeder Versuch vier Dinge:

• was das Werkzeug kann,
• was es von Ihnen braucht,
• wo es noch Fehler macht,
• und was Sie als Nächstes ausprobieren könnten.

Mit neuen Modellen und Funktionen verhält es sich ähnlich. Sie werden erst dann verständlich, wenn Sie etwas Eigenes zum Testen haben. Eine alte Aufgabe für ein neues Modell. Ein Bild, an dem Sie früher gescheitert sind. Oder eine kleine Aufgabe für einen Agenten.

Agenten: erst mal nur lesen lassen

Apropos Agenten. Viele schieben das Thema vor sich her, weil sie glauben, sie müssten es erst vollständig verstehen. Müssen Sie nicht. Geben Sie dem Agenten einen einzigen Ordner und eine erste Aufgabe, bei der er nur lesen darf: Sag mir, was hier drin liegt, welche Arbeiten du übernehmen könntest und was du dafür von mir bräuchtest.

Während der Agent arbeitet, werden aus den unbekannten Teilen ganz konkrete Fragen. Und auf konkrete Fragen gibt es konkrete Antworten. Wer mit einem ERP-System arbeitet, kennt das Prinzip übrigens schon: Erst schauen lassen, dann schrittweise mehr zutrauen. Mehr dazu steht im Beitrag KI im ERP, aber unter Kontrolle.

Prompt 1: Wo hilft KI in Ihrem Arbeitsalltag?

Fragen Sie eine KI: „Was kann KI für mich als Buchhalterin tun?“ Dann bekommen Sie die übliche Liste: Dokumente zusammenfassen, E-Mails entwerfen, Ideen sammeln. Danke auch. Das stand schon in den letzten zwanzig Artikeln zum Thema.

Besser funktioniert es andersherum. Erzählen Sie der KI Ihren gestrigen Arbeitstag und lassen Sie sie in den Details suchen. Dieser Prompt hilft dabei:

Hilf mir, ein sinnvolles KI-Experiment in meinem letzten Arbeitstag zu finden.

Interviewe mich, immer nur eine Frage auf einmal. Bitte mich zuerst, den Tag von der ersten bis zur letzten Aufgabe durchzugehen. Finde für jede Aufgabe heraus: was hereinkam und was ich daraus gemacht habe; was ich suchen, vergleichen, entscheiden oder korrigieren musste; was länger dauerte als gedacht oder liegen geblieben ist.

Zeig mir danach drei Momente, die sich für einen Test mit KI lohnen. Nutze nur Arbeit, die ich erwähnt habe. Bevorzuge Aufgaben, die sich wiederholt haben, Informationen zusammengetragen haben, ein Urteil verlangten, das ich erklären kann, oder etwas erzeugt haben, das ich prüfen kann.

Lass mich einen davon auswählen, fordere das echte Material an und hilf mir, jetzt gleich die kleinste brauchbare Version fertigzustellen. Am Ende soll etwas stehen, das ich beurteilen kann, nicht nur ein Vorschlag.

Ein Beispiel: Wer neue Kollegen einarbeitet, stellt dabei vielleicht fest, dass er immer wieder dieselbe Kundensituation erklärt. Daraus lässt sich eine Übungsaufgabe bauen, aus der geltenden Regelung und den Stellen, an denen Neue regelmäßig hängen bleiben.

Für KI im Arbeitsalltag mit SAP Business One heißt das: Nicht fragen, was KI für die Buchhaltung tun kann. Sondern den gestrigen Tag erzählen. Welche Eingangsrechnungen kamen herein? Welche Rückfrage zu offenen Posten musste beantwortet werden? Welche Auswertung hat wieder länger gedauert als geplant? Aus genau diesen Details sucht der Prompt seine drei Kandidaten heraus.

Wer schon regelmäßig mit einer KI arbeitet, kann abkürzen. Kennt die KI Ihre Muster bereits aus ihrem Gedächtnis oder dem Gesprächsverlauf, fragen Sie einfach direkt: Was sollte ich nicht mehr von Hand erledigen?

Prompt 2: Das Werkzeug erklärt sich beim Arbeiten

Der zweite Prompt dreht die übliche Reihenfolge um. Erst lernen, dann benutzen? Nein. Sie öffnen das Modell, den Agenten oder die Funktion, die Sie noch nicht verstehen, und stellen gemeinsam etwas fertig. Die Erklärung kommt dann, wenn die Arbeit sie braucht. Keine Minute früher.

Ich nutze [Modell, Agent, Funktion oder Werkzeug] zum ersten Mal. Hilf mir, es zu lernen, indem wir etwas fertigstellen.

Frag mich zuerst: „Was ist eine Sache, die du kannst oder beurteilen kannst und bei der dir dieses Werkzeug heute helfen soll, etwas zu erstellen, zu untersuchen, zu ändern oder zu ordnen?“

Stell immer nur eine Frage, bis die Aufgabe klar ist. Wähle die kleinste Version, die eine Fähigkeit nutzt, die genau dieses Werkzeug auszeichnet. Sag mir, was wir am Ende haben werden, und führe mich Schritt für Schritt hindurch.

Erkläre unbekannte Begriffe erst, wenn wir auf sie stoßen. Erledige selbst, was du direkt erledigen kannst. Muss ich klicken, etwas anhängen oder auswählen, sag mir genau, was zu tun ist. Halte an, bevor etwas gesendet, veröffentlicht, gekauft, gelöscht oder an Zugriffsrechten geändert wird, außer ich bitte ausdrücklich darum.

Gib mir zum Schluss das Ergebnis und drei Notizen: was das Werkzeug gut gemacht hat, wo noch mein Urteil nötig war und was ich jetzt gut genug kann, um es als Nächstes auszuprobieren.

Achten Sie auf die eingebaute Bremse. Das Werkzeug darf viel, aber nicht alles. Senden, veröffentlichen, kaufen, löschen und Rechte ändern bleiben beim Menschen. Auch das kennt jeder, der mit einem ERP arbeitet: Vorschläge darf das System machen. Freigeben tut jemand, der dafür geradesteht.

Und wenn eine neue Ankündigung Ihr Interesse geweckt hat? Dann klären Sie zuerst, ob die Neuigkeit für Ihre Arbeit überhaupt eine Rolle spielt. Lautet die Antwort ja, nehmen Sie genau die eine passende Fähigkeit mit in diesen Prompt. Den Rest des Werkzeugs lassen Sie vorerst links liegen.

KI im Arbeitsalltag: Die Arbeit sagt, was als Nächstes dran ist

Zugegeben: Ein Blogbeitrag über KI, der empfiehlt, weniger über KI zu lesen, hat etwas Ironisches. Natürlich brauchen neue Modelle und Werkzeuge eine Übersetzung. Aber die beste Übersetzung liefert immer noch der eigene Versuch.

Der richtige Zeitpunkt, nach einer Antwort zu suchen, ist eine konkrete Frage. Bis dahin nutzen Sie, was Sie schon gelernt haben. Das Ergebnis zeigt Ihnen dann von selbst, was fehlt: eine Datei anbinden, eine Anweisung schärfer fassen oder ein anderes Werkzeug wählen. Und schon hat die nächste Lernrunde einen Zweck.

Für KI im Arbeitsalltag ist Ihr Fachwissen deshalb kein Hindernis. Es ist genau der Teil, den keine KI mitbringt.