Rechnungsabgrenzung in SAP Business One

Der Jahresabschluss hat seine ganz eigenen Fallstricke. Eine der charmantesten Herausforderungen: die zeitliche Abgrenzung von Geschäftsvorfällen. Denn wer meint, Aufwand sei gleich Auszahlung und Ertrag gleich Einzahlung, hat vermutlich auch einen sehr optimistischen Steuerberater. Gerade bei Voraus- oder Anzahlungen wird schnell klar: In der Buchhaltung regiert nicht der Zahlungszeitpunkt, sondern der wirtschaftliche Zusammenhang. Und dieser kann – ganz unspektakulär – über den 31. Dezember hinausreichen. In diesem Artikel zeigen wir, warum das Thema Rechnungsabgrenzung nicht nur Pflicht, sondern auch ein Prüfstein für saubere Buchführung ist – und wie SAP Business One dabei nicht im Weg steht.

Was ist Rechnungsabgrenzung – und warum ist sie so wichtig?

in Unternehmen zahlt im Dezember die Januar-Miete. Eine klassische Überbuchung in der Gewinn- und Verlustrechnung, wenn man nicht aufpasst. Denn Aufwand ist nicht gleich Zahlung. Hier kommt die Rechnungsabgrenzung ins Spiel: Sie sorgt dafür, dass Aufwendungen und Erträge der Periode zugeordnet werden, in der sie wirtschaftlich verursacht wurden – nicht der, in der sie bezahlt wurden.

Dabei geht es um zwei Typen von Abgrenzung:

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA): Vorauszahlungen für künftige Leistungen.
Passive Rechnungsabgrenzung (PRA): Erhaltene Zahlungen für Leistungen, die erst noch erbracht werden.

Wer diese Unterscheidung beherrscht, verhindert nicht nur verzerrte Jahresabschlüsse, sondern schläft auch ruhiger – zumindest bilanziell.

Aktive und Passive Rechnungsabgrenzung verständlich erklärt

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA)

Definition: Unternehmen leisten Zahlungen im alten Jahr für Leistungen im neuen Jahr. Typisch: Miete, Versicherungen oder Zinsen.

Beispiel: Die Januar-Miete wird im Dezember bezahlt. Diese Zahlung betrifft nicht das alte, sondern das neue Geschäftsjahr. Die Lösung: Die Zahlung wird zunächst als Aufwand erfasst, dann aber zum Jahresende auf das Konto “Aktive Rechnungsabgrenzung” umgebucht. So landet sie in der Bilanz und nicht in der GuV des alten Jahres.

ARA =

Anspruch auf eine Leistung, entspricht wirtschaftlich einer Forderung.

Passive Rechnungsabgrenzung (PRA)

Definition: Das Unternehmen erhält Zahlungen im alten Jahr, die sich auf Leistungen im neuen Jahr beziehen.

Beispiel: Ein Kunde überweist im Dezember eine Anzahlung, die Lieferung erfolgt im Januar. Auch hier wird zunächst ein Erlös gebucht, aber zum Jahresende wieder über das Konto “Passive Rechnungsabgrenzung” neutralisiert. Der Ertrag gehört ins neue Jahr.

PRA =

Verpflichtung zur Leistung, entspricht wirtschaftlich einer Verbindlichkeit.

Die Umsetzung in SAP Business One

So weit, so gut – aber wie geht das nun technisch? SAP Business One liefert (fast) alle Werkzeuge, die man für die Rechnungsabgrenzung braucht. Nur Kaffee kochen muss man selbst.

Manuelle Buchung

Buchungen erfolgen über:

Finanzwesen → Buchungen → Journalbuchung

Für ARA:

Soll: Aktive Rechnungsabgrenzung
Haben: z. B. Mietaufwand

Für PRA:

Soll: z. B. Mietertrag
Haben: Passive Rechnungsabgrenzung

Wichtig: Die verwendeten Sachkonten müssen im Kontenplan korrekt angelegt sein. Wer hier pfuscht, sieht es im Abschluss doppelt.

Automatisierungsmöglichkeiten

SAP B1 bietet keine automatische Magie zur Abgrenzung. Aber es gibt Tricks:

Wiederkehrende Buchungen → für monatliche Auflösungen von ARA und PRA.
Kontenvorlagen → zur Vereinheitlichung.
Add-ons wie Versino Financial Suite → erweitern die Funktionalität deutlich, z. B. mit Dauerbuchungen und Abgrenzungsplänen.

Periodenzuordnung

Über Administration → Systeminitialisierung → Buchungsperioden lässt sich steuern, zu welchem Geschäftsjahr ein Vorgang gehört. Besonders wichtig für die ARA/PRA-Buchungen.

Abgrenzung zu Rückstellungen und Sonstigem

Ein klassischer Denkfehler: “Ist ja auch irgendwie zeitlich verschoben – also Abgrenzung, oder?” Nein, nicht immer.

Rechnungsabgrenzung: Auszahlung/Einzahlung im alten Jahr, Aufwand/Ertrag im neuen Jahr. Zahlung sicher.
Sonstige Verbindlichkeit/Forderung: Aufwand/Ertrag im alten Jahr, Zahlung im neuen Jahr.
Rückstellung: Aufwand im alten Jahr, Zahlung im neuen Jahr, aber Betrag unsicher.

In SAP Business One erfolgt die Unterscheidung rein über das Sachkonto:

Sonstige Verbindlichkeiten: z. B. Konto 1799
Rückstellungen: z. B. Konto 3090

Wer den Unterschied nicht kennt, schreibt schnell mal den Versicherungsschutz des nächsten Jahres ins falsche Geschäftsjahr.

Rechnungsabgrenzung auflösen – so macht’s SAP Business One elegant

Die gebildeten ARA- und PRA-Posten werden im neuen Jahr wieder aufgelöst:

ARA: im Januar wieder über das Aufwandskonto (z. B. Miete) gebucht.
PRA: im Januar wieder über das Ertragskonto (z. B. Umsatzerlöse) gebucht.

SAP B1 erlaubt auch, dies gleich bei der ursprünglichen Buchung zu berücksichtigen – vorausgesetzt, man denkt mit.

Für komplexere Szenarien über mehrere Jahre gilt: Posten ggf. regelmäßig oder außerordentlich abschreiben. Auch das geht – mit etwas Disziplin.

Automatisierte Rechnungsabgrenzung in SAP Business One – effiziente Unterstützung für periodengerechte Buchungen

Die periodengerechte Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen ist ein fester Bestandteil der Finanzbuchhaltung. In SAP Business One musste dieser Prozess bislang manuell erfolgen – mit entsprechendem Zeitaufwand und erhöhtem Fehlerrisiko.

Die Versino Financial Suite bietet hierfür eine automatisierte Lösung. Sie ermöglicht die automatische Erstellung von Abgrenzungsbuchungen direkt bei der Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Durch die Angabe eines Abrechnungszeitraums wird der Aufwand bzw. Ertrag systemgestützt auf die zutreffenden Perioden verteilt – inklusive monatlicher Auflösungen und Stornofunktion.