SAP Business One - Buchung von Versand & Fracht

In SAP Business One stehen zur effektiven Verwaltung von Versand und Fracht im Wesentlichen zwei Wege offen. Einerseits die Erstellung von Artikelstammdaten, andererseits die Anwendung der spezifischen Frachtdefinitions-Funktion. Beide Ansätze haben ihre Vorteile und Folgen, die man bei der Verwendung kennen und beachten sollte.

Verwendung von Artikelstammdaten für Versand & Fracht:

Artikel anlegen

Erfassung neuer Artikel:
Ein neuer Artikel wird durch die Vergabe einer eindeutigen Identifikationsnummer, einer präzisen Beschreibung sowie der Zuordnung zu einer Artikelgruppe im System hinterlegt. Möchte man Artikel zu einem festen Preis anbieten, muss man das ebenfalls angeben.
Kategorisierung als Verkaufs- und/oder Einkaufsartikel:
Entsprechend der geplanten Verwendung des Artikels im Geschäftsprozess ist dieser entweder als Verkaufs- oder Einkaufsartikel zu klassifizieren. Dies ist insbesondere relevant, wenn der Artikel auf Eingangsrechnungen erscheinen soll.
Verwaltung von Bestands- und Planungsdaten:
Im Rahmen der Bestandsführung muss man zugehörige Sachkonten gemäß der Artikelgruppe definieren. Für die Planungsdaten muss man festlegen, dass keine spezifische Planungsmethode angewandt und man die Beschaffung über den Kauf abgewickelt. Diese Angaben kann man auch automatisch aus der Artikelgruppenzuordnung übernehmen.

Artikelgruppen anlegen

Für die Strukturierung und effiziente Verwaltung des Sortiments ist das Anlegen von Artikelgruppen unerlässlich:

Definition der Artikelgruppe für Versand & Fracht:
Neben der Benennung der Gruppe sind die Planungs- und Beschaffungsmethode auf „Keine“ bzw. „Kaufen“ festzulegen.
Buchhaltungseinstellungen:
Im Bereich Buchhaltung sind die Konten für Erlöse und Aufwendungen der Artikelgruppe festzulegen, wobei eine Abstimmung mit dem Steuerberater zu empfehlen ist. Es ist zu beachten, dass für Inland, EU und Ausland unterschiedliche Kontenzuordnungen möglich sind.

Frachtdefinition im Detail

In “SAP Business One” finden sich im Bereich der Frachtdefinition verschiedene Felder, die für die korrekte Abwicklung und Buchung von Frachtkosten nötig sind. Diese Felder beinhalten unter anderem:

Bezeichnung der Fracht
Diese Angabe erscheint in den Verkaufsbelegen. Voraussetzung: Die entsprechende Frachtoption ist auswählt.
Erlöskontenangabe
Erforderlich für die Buchung von Ausgangsfrachten, um Erträge korrekt zu erfassen.
Konten für eingehende Fracht
Spezifiziert das Buchungskonto für Eingangsfrachten für die Erfassung von Frachtaufwendungen.
Kennzeichnung der Ausgangssteuer
Legt das anzuwendende Steuerkennzeichen für Verkaufsbelege fest. Existiert eine Definition im GP-Stammdatenbereich, übernimmt die Anwendung die Voreinstellung für die Frachtkosten.
Kennzeichnung der Eingangssteuer
Bestimmt das Steuerkennzeichen für Einkaufsbelege. Bei vorhandenen Vorgaben in den SAP Business One Geschäftspartner Stammdaten bevorzugt die Anwendung diese für die Frachtkosten.
Pauschalen für Erträge und Aufwendungen
Hier kann ein fester Betrag für Frachterträge oder -aufwendungen hinterlegt werden. Ohne Festbetrag ist die manuelle Eingabe bei der Frachtbuchung möglich. Ein hinterlegter Ertragsfestbetrag erscheint automatisch in allen Verkaufsbelegen, ein Aufwandsfestbetrag entsprechend in Einkaufsbelegen.
Bruttofrachtmarkierung
Enthält der festgelegte Betrag Steuern, wenn man diesen hier einträgt.
Quellensteuerpflicht
Identifiziert Frachtkosten, die quellensteuerrelevant sind (dies sollte man mit einem Steuerberater abklären).

Frachteinträge, die innerhalb des Fracht-Definitions-Fensters definiert oder als Artikel hinterlegt wurden, lassen sich nur löschen, falls sie bislang in keinem Beleg Verwendung fanden.

Die Frachtdefinitions-Funktion eröffnet vielfältige Möglichkeiten im Umgang mit Versand & Fracht in SAP Business One

Allgemeine Nutzung: Diese Funktion erlaubt es nicht nur, Frachtkosten auf die Artikel eines Einkaufsbelegs aufzuteilen, sondern auch Versicherungsbeträge oder andere Zuschläge entsprechend dabei zu verteilen.
Verteilungsmethoden: Die Aufteilung der Frachtkosten kann auf verschiedene Arten erfolgen, sei es basierend auf der Menge, dem Volumen, dem Gewicht der Artikel, einer gleichmäßigen Verteilung oder gemäß der Summe der Belegzeilen.

Übertragungs- und Verteilungsoptionen

Die Methodik zur Übertragung und Verteilung von Frachtkosten bietet eine flexible Handhabung im Geschäftsprozess:

Übertragungsmethoden für Verkaufsbelege: Verschiedene Optionen erlauben dabei die individuelle Berechnung und Zuordnung von Frachtkosten beim Kopieren von Basisbelegen in Zielbelege.
Spezialfall Versandversicherung: Bedarf es neben den Standardfrachtkosten auch einer Versicherung, ist eine separate Artikelgruppe anzulegen, um die Buchungen auf den entsprechenden Konten zu differenzieren.

Vergleich: Versandkostenverwaltung in Artikelstamm vs. Frachtdefinition

Kategorie	Versand als Teil des Artikelstamms	Versand via Frachtdefinition
Rabattfähigkeit	Skonti können bei diesem Artikel nicht angewendet werden.	Skonti sind anwendbar, wenn diese gemäß den Zahlungs- und Rabattkonditionen festgelegt sind.
Kostenaufteilung im Beschaffungsprozess	Die Kosten für Versand bleiben konstant, unabhängig von Artikelanzahl und Einkaufspreis.	Versandkosten können variieren und den Artikelwert sowie die Beschaffungskosten steigern.
Übertragungsmechanismus	Die Übernahme der Versandkosten ist nur vollständig möglich, nicht anteilig.	Die Verteilung der Versandkosten auf den Zielbeleg kann individuell angepasst werden.
Preisdefinition	Ein Artikel kann mit unterschiedlichen Preisen für Versand angelegt werden; es erfolgt eine spezifische Auswahl im Beleg.	Festlegung von Frachtkosten im Verkauf als Festbetrag; bei Abweichungen muss der Betrag manuell angepasst werden.
Steuerkennzeichen	Das Steuerkennzeichen ist fest voreingestellt und lässt sich durch eine Prüfung der Stammdaten leicht überwachen.	Steuerkennzeichen werden automatisch gemäß Einstellungen zugewiesen und können bei Bedarf geändert werden, wobei eine Kontrolle hier komplexer ist.
Anmerkung	Frachtkosten können im Verkaufsprozess direkt im Artikelstamm gepflegt werden.	Im Einkaufsprozess wird die Fracht separat in der Frachtdefinition erfasst.

FAQs

Was sind die grundlegenden Methoden zur Verwaltung und Buchung von Versand und Fracht in SAP Business One?

In SAP Business One stehen zwei Hauptwege zur effektiven Verwaltung und Buchung von Versand und Fracht zur Verfügung: die Erstellung von Artikelstammdaten und die Nutzung der spezifischen Frachtdefinitions-Funktion.

Wie legt man einen Artikel für Versand und Fracht in SAP Business One an?

Für die Anlage eines Artikels benötigt man eine eindeutige Identifikationsnummer, eine präzise Beschreibung sowie die Zuordnung zu einer Artikelgruppe. Zusätzlich muss man entscheiden, ob man Artikel als Verkaufs- und/oder Einkaufsartikel klassifiziert. Man muss darüber hinaues die zugehörigen Bestands- und Planungsdaten verwalten.

Was beinhaltet die Frachtdefinition in SAP Business One?

Die Frachtdefinition in SAP Business One umfasst Felder für die Bezeichnung der Fracht, Erlöskontenangaben für Ausgangsfrachten, Konten für eingehende Fracht, Kennzeichnungen für Ausgangs- und Eingangssteuer sowie Optionen für Pauschalen für Erträge und Aufwendungen.

Welche Vorteile bietet die Frachtdefinitions-Funktion?

Das Budget in SAP Business One kann auf jährlicher oder monatlicher Basis verwaltet werden. Bei der jährlichen Option wird die Abweichung von der Budgetprognose gegen den aktuellen Saldo des Sachkontos für das laufende Geschäftsjahr gemessen. Bei der monatlichen Option verteilt das System den Budgetprognosebetrag für jedes Sachkonto auf die Monate des Jahres, und die Prüfung auf Budgetabweichung erfolgt gegen diesen verteilten Betrag.

Wie unterscheiden sich die Methoden der Versandkostenverwaltung in Bezug auf Rabattfähigkeit und Kostenaufteilung?

Bei der Verwaltung von Versandkosten über den Artikelstamm können Skonti nicht angewendet werden und die Kosten bleiben konstant, unabhängig von Artikelanzahl und Einkaufspreis. Über die Frachtdefinition hingegen sind Skonti anwendbar, und die Versandkosten können variieren, wodurch sie den Artikelwert sowie die Beschaffungskosten steigern können.

Kann man einmal definierte Frachteinstellungen in SAP Business One ändern oder löschen?

Frachteinträge, die im Fracht-Definitions-Fenster definiert oder als Artikel hinterlegt wurden, lassen sich nur löschen, falls sie bislang in keinem Beleg Verwendung fanden. Dies bietet Flexibilität in der Handhabung, verlangt jedoch gleichzeitig eine sorgfältige Planung und Überwachung der Frachtkosten.

SAP B1 Blog