Die Einführung eines ERP-Systems verändert die bisherigen Prozesse eines Unternehmens vollständig. Die Implementierung des Systems muss gleich einem Projekt angegangen werden. Hier ein paar Tipps, wie Sie diese Projektphase am besten in Angriff nehmen können.
1. Die Ist-Analyse
Bevor Sie übereilt Entscheidungen zur Implementierung des ERP-Systems treffen, sollten die bisherigen Geschäftsprozesse überdacht und entschieden werden, wie diese künftig verlaufen sollen. Eventuell muss dabei auch von den vorhandenen Abläufen abgewichen werden, um eine optimale Verbesserung zu erzielen.
Um die Analyse übersichtlich zu gestalten ist es ratsam, die zu integrierenden Geschäftsprozesse der Priorität nachzuordnen und sie einzeln zu behandeln.
2. Bestimmen Sie Ihre Ziele
Mit der Ist-Analyse als Grundlage kann nun festgestellt werden, was Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen möchten. Ordnen Sie diese Ziele ebenso nach ihrer Gewichtung und formulieren Sie jedes Ziel möglichst konkret. Es sollte auch schon zuvor überlegt werden, welche Daten und Kennzahlen das ERP-System liefern soll. Durch ein solches Vorgehen kann die ERP-Implementierung erheblich vereinfacht sowie beschleunigt werden.
3. Planen Sie früh
Eine frühe Erstellung eines Zeitplans bringt nicht nur Klarheit sondern spart auch unnötige Kosten, weil in der Planungszeit Änderungen viel einfacher vorzunehmen sind. Arbeiten Sie diesen Plan am besten mit Ihrem Anbieter aus, der mit Ihnen die Teilschritte der ERP-Einführung genau definieren kann. Integrieren Sie dabei auch mögliche Zeitpuffer, denn der Aufwand innerhalb des Unternehmens wird oft unterbewertet.
4. Projektmanagement
Das entsprechende Projektmanagement hilft dabei, den direkten Weg zu Ihren Zielen zu verfolgen und erfolgreich dort einzutreffen. Ihr Anbieter kann das Projektmanagement zur Einführung der ERP im Voraus mit Ihnen festlegen. Das betrifft den Ablauf, die Zeitplanung und die Kosten, um ohne Risiko die Implementierung effektiv umgesetzt werden kann. Ratsam ist es außerdem einen Projektleiter einzusetzen, der die nötige Kompetenz und Zeit für das ERP-Projekt zur Verfügung hat. Erwägen Sie außerdem mit Ihrem Anbieter die Möglichkeit einer agilen Projektmethode. Damit lässt sich möglicherweise die ERP-Implementierung schneller und kostengünstiger integrieren.
5. Klare Position der Geschäftsführung
Die Geschäftsführung sollte klar hinter der Einführung des neuen Systems stehen. Die Einführung einer ERP ist für das ganze Unternehmen ein großer Schritt, weshalb es für alle Beteiligten notwendig ist, mit einer sicheren Rückendeckung diese Veränderung anzutreten.
6. Integrieren Sie intern
Mit der Einführung eines ERP-Systems werden viele Geschäftsprozesse optimiert, allerdings verändern sich dadurch auch die gewohnten Geschäftsabläufe. Achten Sie darauf die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren und vor allem auch zu integrieren. Undurchsichtige Implementierungsprojekte, haben schon den ein oder anderen zur Kündigung bewogen, da man der falschen Annahme war, dass der Arbeitsplatz gefährdet sei. Außerdem sind die Mitarbeiter auch nach Projektabschluss dem neuen System viel näher und sind schneller fähig, mit der ERP zu arbeiten.
7. Orientieren Sie sich an den Standard Prozessen
Achten Sie darauf, dass Sie sich, wenn möglich nicht von dem Standard Prozessen des ERP-Systems entfernen. Große Änderungen haben meist auch eine große Tragweite im gesamten System. Dies sollte nicht angegriffen werden, es sei denn ein es handelt sich um einen klaren Wettbewerbsvorteil, den Sie sonst einbüßen. Kleine Änderungen sind dabei meist unkritisch (z.B. die Maske um ein Datenfeld ergänzen). Größere Anpassungen neigen jedoch zu „Nebenwirkungen“ und machen es außerdem schwieriger, die Software später auf ein anderes Release upzudaten.
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