Redet man über SAP Business One Buchungstexte, fallen vielen erfahrenen Anwendern Einschränkungen ein, mit denen sie zu kämpfen haben. Limitierungen beziehen sich vor allem auf die automatisierten Texte, die SAP B1 aus den Beleginformationen in die Journalbuchungen übernimmt.
Automatischen Buchungstexte in SAP Business One
Die Idee hinter den automatischen Buchungstexten in SAP Business One ist, nicht nur durch die Erstellung oder Verarbeitung von Belegen die passenden Journalbuchungen zu erstellen. Es sollen den Buchungen auch in übersichtlichen Informationen über den Geschäftsvorfall mitgegeben werden. Business One sieht hierfür bestimmte Quellen und Felder in den Belegen vor. Die Felder, die in den automatischen Buchungstexten in SAP Business One verwendet werden sollen, können in der Systemeinrichtung definiert werden. Das heißt natürlich, dass man beim Aufsetzen des Systems schon eine genaue Vorstellung von, den Berichtanforderungen benötigt. Eine Vorstellung, die später nur noch schwer zu revidieren ist. Erschwert wird die Aufgabe durch den Umstand, dass nicht alle Felder eines Beleges zur Verfügung stehen.
Last but not least kommen noch Anforderungen von außen: Will man die Journalbuchungen in andere Systeme samt den SAP Business One Buchungstexten exportieren, haben die empfangenden Systeme oft nur beschränkten Platz für diese Informationen. Hat man in SAP Business One hierfür üppige 254 Stellen, so muss man im Falle DATEV mit 40 Zeichen auskommen.
Buchungstext-Generator
Für die Aufgaben, automatische Buchungstexte für SAP Business One mit größerer Freiheit und Flexibilität aufsetzen zu können, gibt es allerdings die Versino Financial Suite. Ein der beinhaltenden Funktionen ist der Buchungstext-Generator. Mit diesem ist es möglich, automatische Buchungstexte aus allen Feldern der beteiligten Belege zu definieren. Dies gilt im wortwörtlichen Sinn. Der (berechtigte) Anwender hat mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf ein Feld im Beleg, dieses als Quelle für den Buchungstext der verbundenen Journalbuchungen zu bestimmen. Dabei kann der SAP B1 User auch gleich die Zeichenanzahl und etwa Trennzeichen mitgeben. Mit Regeln kann der Anwender unter anderem auch bestimmen, ob wiederholende Begriffe nur einmal im SAP Business One Buchungstext vorkommen sollen oder nur die erste Zeile von Belegen für die Information herangezogen wird.
Was zeichnet einen guten Buchungstext aus?
Bei der Gestaltung und den Maßgaben für einen Buchungstext sollte man sich folgenden Fragen stellen:
Ist der Text für mich auch später und ohne Kontext noch selbst erklärend?
Die Frage, „ob man in sechs Monaten noch weiß, was man gebucht hat“, ist entscheidend, vor allem für einen Buchhalter, die ganz alleine für die Buchführung verantwortlich sind. Man muss wissen, wie schnell man sich orientieren kann, was man getan hat.Wer ist der, der mit den Informationen des Buchungstextes arbeiten muss?
Ist es die Geschäftsleitung, Controller oder der Steuerberater? Wer muss fähig sein, aus den Buchungstexten die wichtigen Informationen und richtigen Rückschlüsse zu ziehen?Können die Beschreibungen der Buchungstexte eine Prüfung überstehen?
Die Frage sollte hier (fast) selbstverständlich mit einem „Ja!“ beantwortet werden können. Trotzdem sollte man immer im Bewusstsein agieren, dass ein Wirtschaftsprüfer kritisch auf die Buchungen blicken kann.Welche zusätzliche sind mit der Journalbuchung verknüpft?
In Systemen, wie SAP Business One, kann man aus der Journalbuchung direkt in den digitalen Beleg abspringen. Ist dann auch noch ein digitales Archiv wie CKS.DMS integriert, ist auch der Zugriff auf den Originalbeleg nur einen Klick entfernt. Doch Vorsicht! Nicht alle Nachfolgende in der Informationskette haben denselben tiefen Zugriff! (siehe 2.)Gibt es technische Vorgaben oder Einschränkungen?
In einer zunehmend vernetzten Welt, sollte man nicht nur an das eigene System denken. Es können (digitale) Systeme mit der Verbreitung der Daten weiter machen, die auf eine gemeinsame Sprache angewiesen sind.
