Neben der Bilanz ist die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) ein wichtiger Bericht innerhalb des Jahresabschlusses eines Unternehmens. In diesem Report werden Erträge und Aufwendungen nebeneinander gehalten. Ist auf der Ertragsseite ein höherer Wert, ist man mit seinem Unternehmen in der Gewinnzone. Ist es umgekehrt erzielt man mit seiner Firma Verluste.
Die Gewinn-und-Verlustrechnung ist Pflicht
Wer auch immer gesetzlich als Kaufmann gilt und dabei der Pflicht zur Buchführung unterliegt, muss eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) erstellen. Gemeint sind damit Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Kleingewerbetreibende bzw. Nichtkaufleute trifft auch die Pflicht zur Erstellung einer GuV, sobald sie mehr als 50.000,00 EUR Gewinn oder mehr als 500.000,00 EUR Umsatz machen.
Einzelkaufleute und Personengesellschaften unterliegen dabei gelockerten Gliederungsvorschriften.
Die Form der Gewinn-und-Verlustrechnung
Die GuV erstellt man in Regel für das vergangene Geschäftsjahr bzw. für einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten. Sollte man von dieser Regel abweichen wollen, muss man dies begründen. Die GuV ist Teil der Bilanz.
Die Gewinn-und-Verlustrechnung wird in Deutschland üblicherweise in Kontoform oder Staffelform. Die einmal ausgewählte Darstellungsform muss in den Folgejahren durchgehalten werden. Dies ist schon deswegen notwendig, um den Vergleich der Zahlen zu gewährleisten.
Wendet man die Kontoform an, verwendet man die GuV als Abschlusskonto. Aufwende bucht man dabei im Soll. Erträge kommen ins Haben. Kommt die Staffelform zur Anwendung, geht man vom Umsatz des Vorjahres aus. Davon werden der Reihe nach die Aufwendungen abgezogen. Die Erträge werden hinzuaddiert. Fundamental ist, dass nur Aufwendungen und Erträge aus demselben Geschäftsjahr herangezogen werden. Die Gliederungsvorschriften für Einzelkaufleute und Personengesellschaften werden etwas lockerer gehandhabt.
Die GuV in SAP Business One
Das SAP Business One Finanzwesen hält für die Gewinn-und-Verlustrechnung Vorlagen vor. Dabei kann man definieren welchen Zeitraum man betrachten will: pro Monat, pro Jahr oder pro Periode. Die Berechnung kann dabei wahlweise nach verschieden Daten erfolgen: Fälligkeitsdatum, Buchungsdatum oder Belegdatum. Auf der Detaillierungsgrad ist wählbar, sowie eine zusätzliche Fremdwährung.
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